- •Учебно-методический комплекс по дисциплине «делопроизводство в кадровой службе»
- •10 Ноября 2010 г.
- •Содержание
- •3. Требования к уровню освоения дисциплины
- •4. Содержание дисциплины
- •4.1. Содержание дисциплины, структурированное по видам учебных занятий с указанием их объемов в часах
- •Распределение часов по темам и видам учебной работы
- •Заочная форма обучения
- •Форма обучения заочная, обучение в сокращенные сроки
- •4.2. Содержание отдельных разделов и тем Введение
- •Тема 1. Понятие и значение документационного обеспечения управления персоналом
- •Тема 2. Понятие и разновидности кадровой документации
- •Тема 3. Документы, регламентирующие управление персоналом
- •Тема 4. Государственная инспекция труда и процедура проведения проверок документации кадровой службы
- •Тема 5. Формирование и ведение личных дел
- •Тема 6. Личная карточка
- •Тема 7. Документирование процессов движения кадров
- •Тема 8. Ведение трудовых книжек
- •Тема 9. Организация документооборота. Систематизация и хранение документов кадровой службы
- •5. Организация промежуточного и итогового контроля знаний
- •5.1. Система формирования 100-балльной оценки
- •5.2. Образцы тестовых и контрольных заданий
- •8. Личное дело -
- •5.3. Форма итогового контроля
- •5.4. Перечень экзаменационных вопросов
- •II. Методические указания по изучению дисциплины
- •1. Методические указания по решению кейсовых ситуаций
- •2. Методические указания по организации самостоятельной работы
- •3. Технические средства обучения и контроля
- •4. Инновационные методы обучения
- •5. Список рекомендуемой литературы
- •5.1. Основная литература
- •5.2. Дополнительная литература
- •5.3. Ресурсы Интернет
- •6. Глоссарий
- •III. Учебные материалы
- •1. Курс лекций
- •Тема 1. Понятие и значение документационного обеспечения управления персоналом
- •1.2. Требования к оформлению документов
- •Тема 2. Понятие и разновидности кадровой документации
- •2.1. Состав и виды кадровой документации
- •Система кадровой документации
- •С кадровой документацией
- •Тема 3. Документы, регламентирующие управление персоналом
- •Тема 4. Государственная инспекция труда и процедура проведения проверок документации кадровой службы
- •Тема 5. Формирование и ведение личных дел
- •Контрольная карточка
- •Отметка о выдачи личного дела
- •5.2. Подготовка и сдача личных дел в архив
- •Тема 6. Личная карточка
- •6.1. Особенности заполнения личной карточки
- •6.2. Внесений исправлений и изменений в личную карточку работника
- •Тема 7. Документирование процессов движения кадров
- •7.1. Порядок оформления документов при приеме на работу. Особенности оформления трудового договора
- •7.2. Порядок оформления документов при переводе и командировании работников
- •7.3. Оформление процедуры командирования работников
- •7.4. Оформление отпуска
- •7.5. Оформление процедуры увольнения
- •Тема 8. Ведение трудовых книжек
- •8.1.Трудовая книжка как основной документ о трудовой деятельности работника
- •8.2. Основные сведения, которые вносятся в трудовую книжку. Внесение изменений в записи в трудовых книжках
- •8.3. Дубликат трудовой книжки
- •8.4. Порядок учета и хранения трудовых книжек
- •Тема 9. Организация документооборота. Систематизация и хранение документов кадровой службы
- •9.1. Понятие номенклатуры дел кадровой службы
- •9.2. Формирование дел
- •9.3. Подготовка документов к архивному хранению
- •2. Практикум
- •Тема 1. Понятие и значение документационного обеспечения управления персоналом
- •Тема 2. Понятие и разновидности кадровой документации
- •Тема 3. Документы, регламентирующие управление персоналом Задание 1. «Ошибки в штатном расписании»
- •Тема 4. Государственная инспекция труда и процедура проведения проверок документации кадровой службы Тест «Готовы ли вы к проверкам» позволит определить, имеются ли необходимые знания по теме.
- •Тема 7. Документирование процессов движения кадров Кейс 1. «Прием на работу»
- •Кейс 2. «Заключение срочного трудового договора»
- •Кейс 3. «Процедура предоставления отпуска»
- •21 Июня 2008 г. №24-к
- •Кейс 4. «Один рабочий день кадровика»
- •Кейс 5. «Сокращение штата»
- •Тема 8. Ведение трудовых книжек Кейс №1 «Трудовая книжка»
- •Кейс № 2 «Трудовая книжка
- •Кейс №3 «Трудовая книжка»
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов кадровой службы Кейс «Номенклатура дел»
- •Учебно-методический комплекс по дисциплине «делопроизводство в кадровой службе»
- •664003, Иркутск, ул. Ленина, 11.
III. Учебные материалы
1. Курс лекций
Тема 1. Понятие и значение документационного обеспечения управления персоналом
1.1. Понятие документа, документооборота и документационного обеспечения управления персоналом.
1.2. Требования к оформлению документов.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любого предприятия. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как способа доказательства. Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот – 1) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов предприятия за определенный период времени.
Кадровые службы, как правило, имеют дело с внутренними документами. Основные этапы работы с ними следующие:
создание документа (подготовка проекта документа, согласование и доработка, оформление, удостоверение документа) - самый важный этап, который закладывает основу юридической значимости документа.
регистрация документа (запись учетных данных о документе по установленной форме, присвоение индивидуального регистрационного индекса) фиксирует факт создания документа, придает ему юридическую силу. Ведется в пределах календарного года, служит для целей учета документов. Процесс регистрации представляет собой снятие (перенос) с документа его реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму. В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в которой в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Для каждой категории документов разрабатывается своя форма журнала.
При регистрации документу присваивается регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может, исходя из информационных потребностей, дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте и исполнителях. Эти буквенные или цифровые индексы отделяются друг от друга разделителями (например, косой чертой или тире).
Нумерация приказов по личному составу ведется с начала и до конца года раздельно для каждой группы распорядительных документов. Для того чтобы различить приказы по личному составу от приказов по основной деятельности, порядковый номер индекса приказа по личному составу необходимо дополнять буквенным обозначением, например, 28-к (кадры) или 12-л/с (личный состав).
В крупных организациях, насчитывающих тысячи работников, целесообразно выделить в пределах массива приказов с одинаковыми сроками хранения несколько групп по однородной тематике и разработать систему индексации для каждой группы. Например, в массиве приказов долговременного срока хранения можно выделить следующие группы: приказы о приеме («п»), приказы о переводе («пд»), приказы об увольнении («ув»). В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о»), приказы о командировках («км»);
контроль исполнения документа необходим для полной и своевременной реализации решений руководства организации;
систематизация документов - разработка и утверждение номенклатуры дел, формирование дел, что обеспечивает сохранность документов и оперативность работы с ними;
экспертиза ценности документов (отбор документов для передачи на архивное хранение (или уничтожение), составление описей дел постоянного и временного хранения, составление акта о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению) - необходима для определения значимости документов и определения сроков их хранения;
уничтожение дел - процедура, позволяющая утилизировать дела с истекшим сроком хранения и соблюсти экономическую целесообразность хранения документов;
подготовка документов к архивному хранению (оформление дел, описание дел, передача дел в архив) обеспечивает сохранность и возможность поиска документов, подлежащих длительному и постоянному хранению.