6. Глоссарий

Автобиография – документ, в котором работник приводит сведения о себе и своих родственниках.

Адресант – отправитель.

Адресат – получатель.

Бланк – чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и пробелами для текста.

Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Входящий документ – документ, поступивший в организацию.

Выписка из документа – копия части текстового документа.

ГОСТ Р – государственный стандарт России.

Дело – основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. Это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или направлению деятельности предприятия и помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Равнозначен термину «документационное обеспечение управления».

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – 1) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов предприятия за определенный период времени.

Дубликат – второй экземпляр документа, заменяющий утраченный подлинник.

Индексы – условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Исходящий документ – документ, отправленный из учреждения.

Командировочное удостоверение - документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная.

Личное дело работника – основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о работнике и его служебной деятельности.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Опись – юридически оформленный перечень документов.

Организационные документы – документы, определяющие статус (организационно-правовую форму) предприятия и порядок его работы.

Оформление дела – комплекс работ по описанию дела по обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Положение о структурном подразделении - локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распорядительные документы – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных подразделений.

Реквизиты – обязательные элементы служебного документа.

Реквизит переменный – реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Реквизит постоянный - реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка (трафарета) документа.

Стандартизация – процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области.

Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника.

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции.

Унификация – установление единообразного набора реквизитов, форматов бумаги и размещения реквизитов как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их на постоянное хранение.