Тема 3. Формування бібліотечних фондів

Зміст

3.1.Склад бібліотечних фондів 3.2.Бібліотечний фонд як основа для обслуговування читачів бібліотек 3.2.1.Функції бібліотечних фондів 3.2.2..Властивості бібліотечних фондів 3.2.3.Класифікація бібліотечних фондів 3.3.Формування бібліотечних фондів 3.4.Комплектування бібліотечних фондів 3.4.1.Принципи комплектування бібліотечних фондів 3.4.2.Види комплектування. Організація комплектування 3.5.Моделювання бібліотечного фонду 3.6.Вивчення бібліотечного фонду 3.7.Система постачання бібліотек документами 3.7.1.Бібліотечний колектор 3.7.2.Обовязковий примірник 3.7.3.Книгообмін 3.8. Облік бібліотечних фондів 3.8.1.Облік документів, що надійшли в бібліотеку 3.8.2.Облік документів, що вибувають 3.9.Розміщення бібліотечних фондів 3.9.1.Розстановка бібліотечних фондів 3.9.2. Систематично-алфавітна розстановка 3.10.Реставрація і консервація видань 3.11.Перевірка бібліотечних фондів. 3.11.1.Завдання і терміни перевірки 3.11.2.Підготовка до перевірки 3.11.3.Перевірка фонду 3.11.4.Здача-прийом фонду

3.1.СКЛАД БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

Бібліотечні фонди — поняття збірне. Вони надзвичайно різноманітні за своїм складом. Найчастіше вважають, що бібліотечні фонди складаються з книг. Дійсно, книги є їх основою. Але книга- це лише один з видів видань документів, що пройшли редакційно-видавниче опрацювання, отримані друкуванням або тисненням, поліграфічно самостійно оформлені, мають встановлені вихідні відомості і призначені для розповсюдження інформації, що міститься в них. (Видання. Основні види. Терміни і визначення. ГОСТ 7.60—90. М., 1990). Інформація може бути зафіксована на безлічі матеріальних носіїв: папері, глині, папірусі, пергаменті, бересті і ін., а зараз — фото- і кіноплівці, магнітній стрічці, грамплатівці і т.п. Вона розрізняється також способами відтворення. Для того, щоб мати загальне поняття для будь-яких інформаційних матеріалів, що становлять бібліотечні фонди, був прийнятий термін «документ», який визначається як «соціальна інформація, зафіксована на будь-якому матеріальному носії з метою її зберігання, розповсюдження і використання». В бібліотечно-бібліографічній науці і практиці під документами розуміють головним чином видавничу продукцію, а також неопубліковані документи, кіно-фото-фонодокументи і інші джерела інформації. Бібліотечні фонди мають складну структуру і класифікуються за різними ознаками, характерними для документів, що його утворюють. За Гостом 7.60—90, видавнича продукція за своєю матеріальною конструкцією поділяється на книжкові, журнальні, аркушеві, газетні і інші видання. За знаковою природою інформації твори друку можуть бути: текстовими, нотними, картографічними, ізовиданнями . За періодичністю видання діляться на неперіодичні (книги, буклети і ін.), періодичні (журнали, газети, бюлетені, аркуші і т. д.) і серійні. Періодичні видання виходять через певний проміжки часу окремими нумерованими випусками, мають, як правило, загальну назву і однакове оформлення. Серійні видання випускаються протягом часу, тривалість якого наперед невстановлена. Як правило, вони виходять нумерованими і (або) датованими випусками (томами), що мають однаковий заголовок. За структурою серед видань можна виділити серії, які включають сукупність томів, з'єднаних спільністю задуму, тематики, цільовим або читацьким призначенням, що виходять в однотипному оформленні. Серія може бути неперіодичною, періодичною і продовжуваною, причому дві останні складаються з нумерованих або датованих випусків, а неперіодичні видання утворюють відкриту серію, якщо тривалість її виходу і кількість випусків наперед невідома («Життя чудових людей»), і закриту, тобто з наперед позначеною кількістю видань («Бібліотека всесвітньої літератури»). За матеріальною конструкцією видання ділять на книжкові (видані у вигляді блоку скріплених у корінці листів з друкарським матеріалом будь-якого формату в обкладинці або палітурці), журнальні, аркушеві (у вигляді одного або декількох аркушів друкарського матеріалу будь-якого формату без скріплювача, наприклад газетне видання, плакат, буклет і ін.), які відрізняються один від одного способом складання і кріплення листів, цільовим призначенням, форматом або густиною матеріалу, з якого їх виготовляють. Окрім названих можна виділити ще комплектні видання, які збирають разом в теки, футляри або укладають в обкладинку, а також книжки-іграшки: книжки-панорами, фігури, вироби, ігри і т.д. За обсягом виділяють такі видання, як книги (їх обсяг завжди понад 48 сторінок), брошури — видання обсягом понад 4, але не більше 48 сторінок, і листівки — видання, що містять від 1 до 4 сторінок. За складом основного тексту видання, що містить один твір, називається моновиданням, а те яке включає ряд творів — збіркою. Збірки можуть бути неперіодичними, періодичними і продовжу-ваними. За цільовим призначенням розрізняють: — офіційні видання, опубліковані від імені державних, суспільних організацій, установ і відомств, які мають законодавчий, нормативний або директивний характер; — наукові видання, призначені для наукової роботи, що містять теоретичні і (або) експериментальні дослідження, а також підготовлені до публікації пам'ятки культури і історичні документи (монографії, збірки наукових праць, документальні наукові видання) — науково-популярні видання, що містять відомості про теоретичні і (або) експериментальні дослідження в галузях науки, культури і прикладної діяльності, висловлені у формі доступній читачу-неспеціалісту; — масово-політичні видання — твори суспільно- політичної тематики агітаційно-пропагандистського характеру, доступні широкому колу читачів; — навчальні видання (навчальні програми, підручники і навчальної допомоги і ін.); — нормативно-виробничі видання, що містять норми, правила і вимоги в різних сферах виробничої діяльності; — виробничі видання — практичне керівництво (допомоги), що містять відомості з технології, техніки і організації виробництва, а також інших галузей суспільної практики, розраховані на фахівців різних кваліфікацій; — довідкові видання, що містять короткі відомості наукового або прикладного характеру, розташовані в порядку, зручному для швидкого їх розшуку (енциклопедії, словники, довідники загального і спеціального призначення), і не призначених для суцільного читання; — видання для дозвілля, які містять загальнодоступні відомості про організацію побуту, різноманітні форми самодіяльної творчості, різні види розваг; — рекламні видання, які в привабливій формі викладають відомості про вироби, послуги, заходи з метою створення попиту на них; — літературно-художні видання—твори художньої літератури і т.д. За ступенем аналітико-синтетичного опрацювання інформації розрізняють: — інформаційні видання, які містять систематизовані відомості про документи (опубліковані, неопубліковані і непубліковані) або результат аналізу і повідомлення відомостей, представлених в першоджерелах, які випускаються організацією, що здійснює науково-інформаційну діяльність, у тому числі органами НДІ; — бібліографічні видання; — реферативні видання, які містять впорядковану сукупність бібліографічних записів, що включають реферати; — оглядові видання, що включають публікації одного або декількох оглядів, які містять результати аналізу і узагальнення відомостей, представлених в джерелах . В Гості 7.60—90 також окремо і більш детально представлено види неперіодичних видань за характером інформації і види періодичних і продовжуваних видань, у тому числі газет, журналів, бюлетенів, календарів. Окрім творів друку бібліотечні фонди містять і інші документи. У фондах представлено, наприклад, рукописні книги, історичні документи, архіви політичних діячів, письменників, вчених, композиторів. Фонди бібліотеки, крім того, включають такі неопубліковані документи, як дисертації, депоновані рукописи, звіти про науково-дослідну роботу (НДР) і ін. Із збільшенням виходу у світ видавничої продукції перед бібліотеками постало питання про місце для її зберігання і збереження особливо цінних видань. Найбільші книгосховища почали застосовувати різні способи копіювання книг, окремих їх частин і рукописних матеріалів в звичайному або зменшеному масштабі. З цією метою використовують різноманітну розмножувальну техніку, яка відтворює текст без друкарського набору шляхом ксерокопіювання, фото- або мікро-фотокопіювання, мікро-фільмування і ін. В даний час найбільшого поширення в різних бібліотеках набувають мікрофільми і мікрофіші — відтворення книг, журналів, рукописів, газет, креслень, ілюстрацій на фото- і кіноплівках. Їх перевага— відносна дешевизна виготовлення і компактність: для мікрокопії книги в 700—800 сторінок потрібно близько 10 метрів плівки. Згорнута в рулон, вона вміщається в невеликій коробці і займає дуже мало місця при зберіганні. Читають мікрофільм за допомогою спеціальних апаратів. В них вставляють плівку і одержують збільшене зображення тексту на екрані. Зараз великі бібліотеки мають лабораторії для виготовлення мікрофільмів і спеціальні зали, де їх можна прочитати. Апарати для читання мікрофільмів і мікрофіш мають багато ЦБС. А при сучасному розвитку техніки вони набуватимуть все більшого поширення, займуть міцне місце в читальних залах, що значно наблизить до кожного читача фонди найбільших книгосховищ. Бібліотеки все частіше використовують такі технічні засоби, як діапроектори, магнітофони і відеомагнітофони, програвачі, що дозволяє накопичувати слайди, діа- і відеофільми, грамплатівки (диски), магнітні стрічки, а це розширює видовий склад фондів у невеликих бібліотеках. Крім того, деякі бібліотеки купляють спеціальні книги для сліпих, надруковані особливим, так званим брайлевим шрифтом, що складається з певних поєднань опуклих крапок. Незрячі читачі «читають» їх пальцями на дотик. Кожний з документів, що міститься в бібліотечному фонді, поєднує в собі різні видові ознаки. Так, наприклад, друкарське видання за матеріальною конструкцією може бути книжковим виданням; за знаковою природою інформації — текстовим виданням; за періодичністю і структурою — неперіодичним багатотомним; за цільовим призначенням і характером інформації —навчальним виданням у певній галузі знання і т.д. Правильна класифікація, визначення провідних ознак надзвичайно допомагають далі в багатьох процесах і операціях роботи з бібліотечним фондом. На відміну від окремих документів бібліотечний фонд повинен володіти ще цілим рядом специфічних ознак, таких як множинність документів, підібраних в певному порядку; організація його не тільки в цілому, але і окремих частинах за певними ознаками і способами, зручними для більшості читачів і працівників бібліотеки. Важливими завданнями бібліотеки в роботі з фондом є вчасне його поповнення і оновлення, а також звільнення від документів, які з тих або інших причин втратили свою значущість для читачів. Все сказане дає підставу для визначення поняття «бібліотечний фонд». Бібліотечний фонд — впорядкована сукупність документів, сформована бібліотекою відповідно до її типу і вигляду, функцій і потреб читачів, призначена для суспільного використання і постійного або тимчасового зберігання.

3.2.БІБЛІОТЕЧНИЙ ФОНД ЯК ОСНОВА ДЛЯ ОБСЛУГОВУВАННЯ ЧИТАЧІВ БІБЛІОТЕК

3.2.1.ФУНКЦІЇ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

В системі «бібліотека» фонд є тією активною частиною, яка з найбільшою повнотою дозволяє вирішувати соціальні завдання, що стоять перед бібліотеками, здійснюючи дію на формування наукового світогляду особи, її етичних засад, тобто набуття системи поглядів на природу і місце в ній людини, на взаємостосунки людей в суспільстві, їх ідеали. Все це має велике значення, оскільки внутрішні переконання впливають на норми поведінки, життєві прагнення, інтереси, працю і побут людей. Разом з тим бібліотечний фонд сприяє отриманню загального і професійного утворення будь-якого рівня і його подальшому вдосконаленню. В цих і багатьох інших аспектах виявляється педагогічна функція бібліотечних фондів. Інформаційна функція припускає здійснення можливості отримання з документів, що є у фонді, відомостей про минулі і сучасні досягнення в галузі науки, техніки, сільського господарства, культури з оптимальною повнотою і оперативністю для використання їх в практичній і науковій діяльності. Ще однією функцією є сприяння організації дозвілля читачів як в плані естетичному, так і для надання допомоги в заняттях різними хобі (захоплення, улюблена справа на дозвіллі) Все це стає можливим завдяки тому, що документи, що зберігаються у фонді, представляють знання, накопичені багатьма поколіннями, що дозволяє йому виконувати функцію «пам'яті людства» (або генетичну, родову функцію). Як вже згадувалося раніше, на зміст, величину, розвиток фонду впливає цілий ряд обставин: завдання , що стоять перед бібліотеками, особливості промислового і сільськогосподарського виробництва регіону або підприємства, які входять в сферу обслуговування бібліотек, професійні і інші запити читачів. З цими чинниками пов'язані внутрішні закономірності процесів поповнення фондів, їх організації і використання. Разом з тим стан фонду, його здібність до здійснення властивих йому функцій залежать від зовнішніх умов: наукової і художньої цінності виданих творів друку, стану і можливостей використання книжкового ринку (першочерговості постачання бібліотек документами, фінансування), забезпечення матеріально-технічної бази, створення мережі бібліотек різних типів і видів. Тому бібліотеки не можуть обійтися без реальної турботи і допомоги держави, установ і організацій, у віданні яких вони знаходяться.

3.2.2.ВЛАСТИВОСТІ БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ

Виконання бібліотечним фондом свого призначення можливо завдяки певним властивим йому властивостям і ознакам. Бібліотечний фонд полягає із більшої кількості документів, різних за видами , змістом і призначенням, і в цьому значенні має властивість неоднорідної множинності. Але при цьому фонд в цілому не залежить від всіх особливостей кожної із складових його частин, з одного боку, а з іншого, будучи частиною бібліотеки, автономний за своїми характеристиками. Всі його елементи взаємозв'язані, взаємообумовлені і взаємодіють один з одним, що надає йому властивість цілісності. Разом з тим бібліотечний фонд не замкнутий, він реагує на зовнішнє середовище, яке диктує свої умови (завданням бібліотек, профіль регіонів, запити і інтереси читачів), піддається і іншим зовнішнім діям (залежить, наприклад, від стану книговидавничої діяльності, фінансових можливостей для придбання документів і інших чинників), а також пов'язаний з іншими системними утвореннями усередині бібліотеки. Наприклад, розкрити фонд за різними ознаками, без чого він замість активної дії на читачів залишається «мертвим капіталом», можна лише шляхом взаємодії між фондом і системою каталогів. Такі зовнішні і внутрішні зв'язки створюють ще одну властивість фонду — відвертість. В бібліотечному фонді поєднуються властивості динамічності і статичності, тобто здібності до швидкого розвитку, видозміни, а разом з тим до стану спокою і рівноваги. Таке поєднання викликано тим, що в епоху науково-технічного прогресу надзвичайно інтенсивно оновлюються знання, а це, у свою чергу, обумовлює збільшення потоку документів, що поступають в бібліотеки, фонд постійно оновлюється, змінюється за складом і видом видань (так, в даний час в великих бібліотеках почали з'являтися голограми — об'ємні зображення), що створює ряд труднощів в організації і зберіганні фонду. Одночасно з цим у фонді тривалий час зберігаються документи, що містять незастарілу наукову інформацію, яка дає відомості про розвиток науки, культури, мистецтва (включаючи художню літературу), а разом з ними зберігаються, разом з нетрадиційними, раніше розроблені способи організації фонду. Дуже важливою властивістю бібліотечного фонду є його керованість, здатність під впливом зовнішньої дії піддаватися управлінню. Придбаючи документи або виключаючи їх з фонду, неможливо передбачити з дуже великою точністю, які з них користуватимуться попитом, а що необхідно буде списати за непотрібністю, тому завжди є небезпека випадкового відбору і в одному, і в іншому процесі, а це негативно позначається на складі фонду. Така здатність фонду змінюватися під впливом випадкових чинників називається властивістю ймовірності (стохастичності) бібліотечного фонду. Це одна з тих властивостей, від яких необхідно позбавлятися, використовуючи різні методи: математичні, эвристичні і ін. Чимале значення має кваліфікація, культурний рівень і інтуїція бібліотекаря. Чим більше бібліотечний фонд відповідає завданням, які вирішує бібліотека, і точніше відповідає на інформаційні запити, тим вища властивість концентрації, надійності інформативності, тобто зосередження, скупчення у відносно обмеженому масиві документів, зібраних в одному місці, знань, розсіяних в різних джерелах, які б були неприступні читачам, не будь вони зібрані в єдине ціле — фонд бібліотеки. Для того, щоб досягти надійності сконцентрованої у фонді інформації, потрібної в даній бібліотеці, в даному місці і даному читачу, необхідно враховувати, де, в яких документах вона може з'явитися в якнайповнішому обсягу, і саме їх відбирати для поповнення фонду. Читачі зацікавлені не тільки в повноті, але і в швидкості отримання інформації, що зобов'язало бібліотеку шукати шляху і засобу для поєднання вимог такого роду. Властивість цінності бібліотечного фонду зв'язана, з одного боку, із змістовним і видовим складом документів, що дає можливість з його допомогою відповісти на конкретний запит читача, а не пропонувати взагалі яку-небудь інформацію (це знову-таки зобов'язало оцінювати документи з погляду їх корисності для читачів конкретної бібліотеки). А з другого боку, документ — це матеріальний об'єкт, що має вартість або безцінний, якщо це раритет (рідкість): стародавній рукопис, гравюра, стародрукована книга і т.д. Підвищити цінність фонду можна, звільняючи його від документів, що не представляють інтересу для читачів даної бібліотеки, і шляхом надзвичайно дбайливого відношення до документів, що зберігаються в бібліотеці. Впорядкованість бібліотечного фонду також є однією з його властивостей. Щоб легко орієнтуватися у фондах і звістці пошук потрібних документів, необхідно врахувати їх зміст, цільове і читацьке призначення і багато інших ознаки, створити умови для зв'язків і розмежування між окремими частинами фонду, забезпечити певний порядок всередині виділених фонду, зробити можливою їх взаємодію не тільки всередині, але і зовні конкретної бібліотеки, з іншими бібліотеками і органами НТІ. Наявність у фонді всіх цих і ще ряду властивостей забезпечує виконання його функцій.

3.2.3.КЛАСИФІКАЦІЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

Фонди бібліотек характеризуються цілим рядом ознак. Одним з них є їх склад — наявність у фонді документів, різноманітних за видами, змістом, державною приналежністю, мовою, роком видання, колекційною цінністю. На склад фонду впливає профіль комплектування, створюючи ту його своєрідність, яка називається профілем фонду. Якщо фонди бібліотек містять різні види документів по всіх або більшості галузей знання, їх називають універсальними. Фонди, основу яких складають видання по декількох суміжних галузях знання, наприклад мистецтво, архітектура, будівництво і деякі інші галузі техніки, пов'язані з мистецтвом (виробництво матеріалів, інструментів, апаратури), є багатогалузевими. Фонди, що складаються переважно з документів (незалежно від їх видів), але однієї галузі знання (бібліотеки консерваторій, технічні бібліотеки і т. п.), носять найменування галузевих. Крім того, існують спеціалізовані фонди, які організовують, узявши за основу не ознаку змісту документів, а їх вигляд або читацьке призначення, наприклад газетний фонд або фонд грамзаписів і ін. Фонд бібліотеки може бути універсальним або галузевим незалежно від його обсягу (величини) — числа документів у встановлених одиницях обліку. Як вже мовилося раніше, фонд кожної бібліотеки повинен бути певним чином впорядкований, організований. Чим більша бібліотека, тим складніша структура її фонду — функціональна організація, що передбачає взаєморозташування і взаємозвязок підрозділів фонду. Так, в обласній бібліотеці поряд з основним фондом, розташованим у фондо-, книгосховищі, є підсобні фонди відділу абонемента, читальних залів, галузевих і спеціалізованих відділів: сільсьськогосподарського, мистецтва, патентного, краєзнавчого, літератури для сліпих і ін. Таке розділення фонду називається розподілом за призначенням. У фондах бібліотек є книги на різних мовах народів, тому існує розподіл фонду за мовами. Фонди бібліотек розділені за змістом. Книги з філософії, мовознавства, природознавства, техніки і інших галузей знання можуть стояти разом, в загальному фонді. Фонди поділяють і за видами видання, коли в них відокремлені одна від одної книги, журнали, газети, ноти, рукописи, грамплатівки І т.д. І в цьому випадку вони можуть бути структурно оформлені як відділи (або складати частину загального фонду). В будь-якій бібліотеці можна зустріти різні комбінації поділу фонду. Так, наприклад, в сільській бібліотеці — філіалі ЦБС немає, як правило, відділу абонемента, читального залу або інших відділів, тобто фонди для таких відділів не виділені, тобто її фонд єдиний. Але дитяча література відокремлена від книг для дорослих, отже, розподіл за призначенням існує; журнали стоять окремо від книг, а значить, реалізований розподіл за видами видання. Крім того, фонд розміщений за змістом. В бібліотеках, де фонд розподілений між структурними підрозділами бібліотеки, кожний відділ все одно розбивають за видами видання, за змістом, а іноді — за мовами. Все це дозволяє з якнайменшою витратою сил і найбільшою ефектом обслуговувати читачів. Кажучи про фонд однієї бібліотеки, не слід забувати про те, що в сучасних умовах розвиток науки активно протікає в двох напрямах: диференціація (подальшого розділення) знань і їх інтеграції (об'єднання різних галузей знання рішення складних проблем і виникнення на цій базі нових - біоніка, генна інженерія і ін.). Це не може не позначатися на змісті бібліотечних фондів. Вони також все більш і більш диференціюються (і процес цей неминучий), набувають вузькогалузевого характеру, ускладнює роботу з ними, а разом з тим приводить до поповнення бібліотек одними і тими ж виданнями. Бібліотеки намагаються виправити положення шляхом інтеграції фонду, але оптимальні межі цього процесу встановити важко. В результаті і в тому і в іншому випадках нагромаджуються документи, що рідко використовуються, фонди втрачають необхідні властивості. Більш реальним виходом з даного положення є створення єдиного бібліотечного фонду, тобто об'єднання взаємодіючих і взаємовикористовуваних фондів державних бібліотек, бібліотек всіх відомств і організацій, формованих за територіальними і галузевими ознаками на основі принципів координації, кооперації або централізації. Таким чином, можна говорити про існування різних варіантів створення єдиного бібліотечного фонду. Централізація бібліотечної мережі дозволила створити єдиний бібліотечний фонд більш високого рівня (ніж в окремій бібліотеці) — єдиний фонд ЦБС. Основний принцип, на якому базується його організація і діяльність, — централізація, що виявляється в комплектуванні фонду всіх структурних підрозділів на основі єдиного економічного, соціального і культурного профілю регіону загального для всієї ЦБС фінансування. В ЦБС існує єдине керівництво комплектуванням і організацією фонду. Зміст і видові ознаки документів розкриваються також централізованим шляхом в центральних каталогах (карткових або у формі книжкового видання), в «Бюлетені нових надходжень до єдиного фонду». Доступність всього фонду для читачів кожного підрозділу ЦБС закріплена в розділі III «Положення про централізацію державних масових бібліотек». Єдиний фонд ЦБС універсальний за своїм профілем, різноманітний за видовими ознаками документів, а у цілому ряді випадків — за мовами. Структура фонду ЦБС відповідає за призначенням структурі самої ЦБС: фонд ЦБ, фонд філіалів, фонди абонемента, читального залу, ЦДБ, пересувний фонд бібліотечних пунктів та ін.; але змісту, мовам, видам видання - залежно від складу фонду. ЦБС бере участь в створенні і функціонуванні єдиного регіонального фонду і, як правило, очолює організацію цієї роботи. Централізація мережі державних бібліотек є прикладом повної централізації. Відмінність в організації єдиного фонду при частковій централізації (міжвідомчої, міжсоюзної — в мережі профспілкових бібліотек) полягає в тому, що засоби на комплектування децентралізовані. У зв'язку з координацією і кооперацією у формуванні і використовуванні фонду виникає необхідність включення в систему взаємодії довідково-інформаційних фондів (ДІФ) органів наукової і науково-технічної інформації, зародження і розвиток яких припав на кінець 50-х—початок 60-х рр. ДІФ — це сукупність впорядкованих масивів документів і довідково-пошукового апарату, призначена для задоволення потреб в науково-технічній інформації як науковців, так і фахівців в області технічного і сільськогосподарського виробництва. Органи НТІ, отже, і ДіФи, що знаходяться при них, створюються при навчальних, проектних, науково-дослідних і інших інститутах; відділи НТІ (ОНТІ) є на підприємствах. За своїм складом їх фонди мало чим відрізняються від фондів НТВ, відмінності полягають в тому, що до складу ДіФів органи НТІ включають довідково-пошуковий апарат, який містить не тільки каталоги, що допомагають в розшуку документів, але і фактографічні картотеки, які дозволяють оперативно дати довідку по тому або іншому конкретному запиту без звернення до документів. На відміну від фондів НТВ ДіФи виконують лише дві функції: довідкову і інформаційну. Крім того, порівняно з бібліотеками ДіФи мають більш обмежений термін зберігання документів. Інформація по ДіФам в більшій мірі надає читачам зведення фактографічного характеру, тоді як в НТВ у відповідь на запит вони одержують документ, в якому містяться дані що їх цікавлять . ДІФ і НТВ можуть існувати паралельно, але у зв'язку з «Положенням про бібліотечну справу» в даний час йде процес їх злиття до єдиного фонду, що і приводить до можливості кооперації і координування в їх створенні і використовуванні на різних рівнях. Єдиний регіональний (територіальний) бібліотечний фонд утворюється в межах різних територій: в районі, області, краї і т.д. В ньому можуть взаємодіяти фонди всіх або частини бібліотек регіону, до процесу взаємовикористання привертають весь фонд цілком або його частину, наприклад угода між бібліотеками стосується лише документів, призначених для фахівців промисловості і сільського господарства району (по економіці промислового і сільськогосподарського виробництва). Особливістю створення єдиного регіонального фонду є те, що він складається з фондів окремих бібліотек з різним складом за змістом (універсальних, галузевих), підкоренням, фінансуванням, організацією і т.д. Отже, основними принципами, на які він може спиратися, для того, щоб функціонувати, є кооперація і координація в цьому напрямі діяльності бібліотек. Займається питаннями організації єдиного регіонального фонду (часто разом з іншими питаннями) міжвідомча бібліотечна комісія. Вона обумовлює основні умови, на яких проводитиметься робота: склад бібліотек-учасниць, зміст документів, які увійдуть до єдиного фонду, способів його розкриття (видання друкарських путівників, складання бюлетенів нових надходжень, створення зведених каталогів і т. п.), методів складання довідково-бібліографічного апарату, кола питань, пов'язаних з безвідплатною передачею документів з бібліотеки в бібліотеку, права читачів, які користуватимуться фондом будь-якої з бібліотек-учасниць безпосередньо або через МБА. Але найважливішою функцією комісії є координація і кооперація в створенні і використовуванні єдиного фонду регіону, які здійснюються на основі зведеного «Тематико-типологічного плану комплектування» (ТТПК). В ньому всі теми, галузі розподіляються між бібліотеками, з тим щоб уникнути дублювання, забезпечити можливу повноту придбання документів і гарантувати фонду стабільність ряду його властивостей. «Тематико-типологічний план комплектування» набуває чинності після затвердження його міжвідомчою бібліотечною комісією і нею ж контролюється разом зі всіма іншими заходами щодо організації єдиного регіонального фонду. Створення єдиних фондів ЦБС, єдиних фондів при частковій централізації, єдиних регіональних фондів, взаємодія ДіФів з НТВ і іншими бібліотеками регіону дозволяють підійти до рішення проблеми функціонування єдиного бібліотечного фонду країни. В «Положенні про бібліотечну справу» сказано, що фонди державних бібліотек (масових і наукових, відомчих, а також бібліотек суспільних організацій) утворюють єдиний бібліотечний фонд, який є загальнонародною власністю і знаходиться під охороною держави. Право використовувати всі документи, що зберігаються у фондах, громадянам, установам, підприємствам, організаціям забезпечується «загальнодоступністю бібліотек, розвитком їх мережі, а також міжбібліотечним абонементом і іншими формами бібліотечного обслуговування». Соціальні функції єдиного бібліотечного фонду країни тотожні функціям кожної бібліотеки, що входить в його склад , а можливості через величезну кількість бібліотек різних типів і видів з їх універсальними і галузевими фондами нескінченно зростають. Залежно від змісту, видового складу документів, їх цільового і читацького призначення, мови і інших ознак єдиний фонд може практично задовольняти запити будь-якого читача, в якій би частині країни він не жив. Взаємодія між бібліотеками і забезпечення доступності кожної з них здійснюються через безпосередні і опосередковані дії і зв'язки — відвідування бібліотеки, використовування Єдиної державної системи міжбібліотечного абонемента (ЄДС МБА), ВСО, копіювання документів і ін. З урахуванням того, що єдиний фонд включає видання, що придбані всіма бібліотеками, документи, розраховані на групи бібліотек, твору друку, необхідні в декількох або окремих бібліотеках, і повинна будуватися видавнича політика, визначатися тиражі документів, що в нашій країні через слабкість поліграфічної бази, відсутності паперу не досягнуто до теперішнього часу.

3.3. ФОРМУВАННЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

Для того, щоб привести бібліотечний фонд в стан, при якому він буде здатний виконувати свої функції і володіти властивими йому властивостями, необхідно виконати чималу роботу, яка включає ряд основних процесів: 1. Моделювання — відтворення або встановлення за допомогою моделей властивостей і інших характеристик бібліотечного фонду для їх дослідження і прогнозування розвитку. 2. Комплектування, яке включає: первинний відбір — відбір і планове придбання бібліотекою творів друку і інших документів для створення і поповнення фонду, що відповідає за своїм змістом і видам вимогам наукової і художньої цінності і завданням які вирішує кожна конкретна бібліотека в роботі з читачами; вторинний відбір — аналіз використання бібліотечного фонду з метою встановлення відповідності між змістом документів, що є у фонді, і інформаційними потребами (пертинентності) залежно від типу і виду бібліотеки, її завдань, читацького профілю, а також їх відповідності читацьким запитам (релевантності) для коректування якості комплектування і рекомплектування документів,що вже є в бібліотеці, але з різних причин не використовуються її читачами і тому підлягають виключенню з фонду. 3. Організація бібліотечних фондів,яка об”єднує: облік бібліотечного фонду — реєстрація творів друку і інших документів з метою віддзеркалення в державній статистиці, контролю за їх збереженням, прогнозування розвитку фонду. Облік має дві сторони: прийом видань, що знову надійшли, і виключення вибулих; бібліотечну обробку фонду - процес підготовки творів друку до видачі читачам, який забезпечує можливість їх пошуку, зберігання і використання. Він дозволяє відрізнити суспільну книгу від книги, що належить приватній особі, визначити, якій саме бібліотеці вона належить, до якої частини фонду належить (відділ абонемента, читальний зал, дитяче відділення), де її місце на полиці, в які каталоги повинні бути включені бібліографічні записи на неї. Розрізняють два види обробки: технічну і наукову; розміщення бібліотечного фонду — порядок розташування творів друку в бібліотеці, що забезпечує їх зберігання і пошук; зберігання бібліотечного фонду — вміст фонду в спеціально обладнаних приміщеннях в умовах оптимального фізико-хімічного і біологічного режиму; виховання у читачів і бібліотекарів навиків дбайливого поводження з книгами як загальнонародною власністю, правильне оформлення видачі книг і контроль за своєчасністю їх повернення; перевірку бібліотечного фонду — процес,що забезпечує контроль за збереженням фонду, правильністю його обліку, оформлення видачі документів і контролю за своєчасністю їх повернення, а також організацією виховної роботи серед читачів. Кожний з основних процесів може здійснюватися поетапно, а етапи, у свою чергу, поділятися на більш дрібні частини — операції. Отже, формування бібліотечних фондів — сукупність керованих процесів комплектування і організації бібліотечного фонду з метою створення і правильного розвитку. Формування бібліотечного фонду в цілому, як і кожний з його процесів, не може відбуватися стихійно. Для їх здійснення необхідний цілий ряд умов: інструктивно-методичне забезпечення, фінансування, матеріальна база, наявність предметів бібліотечної техніки, компетентність співробітників, чия кваліфікація дозволяє їм активно втручатися у формування фонду з метою його всестороннього покращення. Все це свідчить про те, що формування фондів вимагає управління всіма його процесами. Процеси моделювання, комплектування і організації фондів тісно зв'язані між собою і з обслуговуванням читачів. Правильна організація бібліотечних фондів підвищує якість роботи бібліотеки по обслуговуванню читачів, тоді як щонайменша неточність в цих процесах уповільнює розшук і видачу книги, а іноді зовсім позбавляє читача можливості отримати її.

3.4.КОМПЛЕКТУВАННЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ 3.4.1.ПРИНЦИПИ КОМПЛЕКТУВАННЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

Як комплектування, так і рекомплектування грунтується на ряді принципів — основних початкових положеннях, які необхідно враховувати у всіх подальших діях. Принцип науковості комплектування реалізується шляхом поповнення фонду документами, які сприяють формуванню світогляду, етичних і цивільних якостей. Тому бібліотека комплектує документи по проблемах соціально-політичної історії XX і попередніх століть, філософії, політичної економії і інші, представляючи їх в широкому аспекті історії зародження, розвитку, боротьби напрямів. Множинність думок, необхідність вибору позиції в сучасних "умовах демократизації суспільства обумовлюють потребу в комплектуванні документами органів влади і управління державою, політичних партій, сучасними працями і перевиданнями творів видатних російських і зарубіжних філософів, політологів, політекономістів, соціологів, істориків, книгами з питань етики, національних відносин, патріотичного і правового виховання, кращими творами художньої літератури минулого і теперішнього часу. Фонд повинен поповнюватися виданнями, що відображають сучасний стан науки, документами, які сприяють упровадженню її досягнень в практику промислового і сільськогосподарського виробництва, які висвітлюють проблеми господарювання в умовах переходу до ринку і ін., а також творами класиків світової науки (всіх галузей знань), для того, щоб дати читачам можливість оволодіти цінностями, накопиченими людством в процесі його розвитку. Принцип науковості комплектування припускає також необхідність використання наукових уявлень про фонд в цілому для складання обгрунтованих моделей, прогнозування його розвитку і вироблення оптимальних методів управління і роботи з фондом. Принципи профілізації-координування передбачають взаємодію комплектування фондів окремих бібліотек з комплектуванням єдиного бібліотечного фонду регіону (бібліотек відомств і ін.). Принцип профілізації ставить комплектування залежно від типу бібліотеки, завдань, які вона вирішує, групових («особливих») і загальних інформаційних потреб читачів, їх вікового, національного складу, професійного рівня, тобто свідомо обмежує комплектування з тематики і видів документів. В однотипних бібліотеках складаються фонди, що мають багато спільного з видовим складом документів і іншими ознаками при різному змісті видань; в бібліотеках різних типів цей склад розрізнений. Так, наприклад, в масових бібліотеках, як правило, відсутні спеціальні види технічних видань, книги, адресовані вузькому колу фахівців, а в технічних бібліотеках складають велику частину фонду. Як би не прагнули окремі бібліотеки надати читачам всі необхідні їм документи, вони повинні розуміти, що досягти цього є неможливо, якщо запити не носять масового характеру, а є одиничними, що виходять за рамки профілю бібліотеки, засобами однієї бібліотеки. Тому з принципом профілізації в комплектуванні взаємодіє принцип координування. Він дозволяє конкретній бібліотеці поставити в певні рамки відбір і придбання творів друку. Обмеження можуть стосуватися як всіх видань певного змісту або вигляду, так і зменшення їх екземплярності. А читачі в результаті дотримання цього принципу отримають потрібну їм інформацію і документи, використовуючи фонди декількох бібліотек. Основою для реалізації принципу координування є, як вже мовилося раніше, угоди між бібліотеками і зведені «Тематико-типологічні плани комплектування», затверджені міжвідомчими бібліотечними комісіями. Обидва ці принципи не можна розглядати окремо, оскільки вони взаємозв'язані. Координування впливає на профілізацію і навпаки. Обидва вони є в прямій залежності від того, які бібліотеки є в регіоні. Якщо, наприклад, немає бібліотек, спеціально розрахованих на обслуговування підприємств побуту, ЦБС врахує це, оскільки працівники сфери обслуговування будуть її читачами. І навпаки, за наявності галузевої бібліотеки тематика галузі буде представлена лише частково, певними видами документів, або вони будуть відсутні зовсім. Саме взаємодія цих принципів дає можливість з найбільшою повнотою і якнайменшими економічними витратами задовольняти найрізноманітніші інтереси і запити читачів. Принцип пропорційності комплектування — це визначення правильності співвідношення частин фонду, складових його ціле, їх відповідність і відповідність кожній з частин завданням , які стоять перед бібліотекою, типу бібліотеки. Якщо застосувати цей принцин до комплектування галузевих бібліотек, у фонді переважатимуть видання за профілем галузі, яку обслуговує бібліотека, в більш скромних розмірах — книги по суміжних галузях. Наприклад, в медичній бібліотеці медична література є основною частиною її фонду. У меншій мірі буде представлено видання з математики, фізики, хімії, загальної біології, технології виробництва медичного устаткування, технології лікарських речовин, тобто з тих суміжних наук, які пов'язані з медициною. Ще меншу частку складуть документи з інших розділів знань, що мають непряме відношення до медицини; книг по цілому ряду наук у фонді не буде зовсім. Так само важливо дотримувати цей принцип в комплектуванні бібліотек різними видами видань, враховувати читацьке призначення, мову і інші ознаки, наприклад співвідношення науково-популярних видань з науковими в науковій (де науково-популярні книги складуть незначну частину) і масовій (у фондах якої вони містяться в значно більшій кількості) бібліотеках. Те ж можна сказати про фундаментальні наукові праці, видання на іноземних мовах, наукові журнали і т.д. В ЦБС і інших масових бібліотеках фонд універсальний, в ньому представлено всі галузі знання, але в різних частках, мовний склад фонду залежить від того, на якій мові говорить населення регіону; видові ознаки документів достатньо різноманітні, фонд розрахований на читачів з неоднаковим рівнем підготовки, різних вікових груп і т.д. РГБ розроблені зразкові рекомендації по співвідношенню окремих частин фондів ЦБС, проте бібліотеки можуть змінювати їх в ту або іншу сторону, виходячи з умов своєї роботи і даних аналізу вивчення фонду. Принцип систематичності комплектування спрямований на те, щоб бібліотека поповнювалася документами рівномірно протягом року, у міру їх надходження в книготорговельну мережу. Це забезпечується перш за все бібліотечними колекторами, звідки книги і інші документи доставляються в бібліотеки один раз в місяць, а поштою один раз протягом 1,5—2 місяців, і підпискою на періодичні видання. Але ритмічність і своєчасність залежать також від чітко налагодженої роботи відділів комплектування або ОКіО ЦБ, вчасно оформлених замовлень в книгарні і інші організації, що забезпечують бібліотеки документами. Якщо не забувати про те, що комплектування — процес двосторонній, стане ясно, що систематичність повинна виявлятися і в рекомплектуванні: виключення застарілих, дублетних, непрофільних видань бібліотеки зобов'язані проводити не рідше одного разу на рік. Інша сторона принципу систематичності комплектування бібліотек полягає в необхідності прагнути того, щоб зібрати по кожній галузі знання документи різних видів, розраховані на різні категорії читачів: по історії розвитку даної науки, класичні праці, монографії, науково-популярні видання, а в тих галузях, де це необхідне, — кіно-фото-фонодокументи (діафільми, слайди, грамплатівки і ін.). Нарешті, принцип систематичності повинен виявлятися в правильному і своєчасному розподілі документів між структурними підрозділами.

3.4.2.ВИДИ КОМПЛЕКТУВАННЯ. ОРГАНІЗАЦІЯ КОМПЛЕКТУВАННЯ

Бібліотеки комплектують свої фонди поточними виданнями, термін виходу яких визначається теперішнім і одним-двома попередніми роками (протягом такого терміну надходить, наприклад, «Бібліотечна серія»). Крім того, фонди поповнюються виданнями, які потрібні бібліотекам, але із яких-небудь причин не надійшли своєчасно (в межах 1—3 років), утворивши у фонді пропуски (лакуни), які необхідно заповнити. Пропуски можуть утворюватися і тому що книги стали непридатними, втрачені читачами і їх необхідно списати. Нарешті, придбання видань ретроспективного характеру буває необхідне, наприклад, при створенні нової бібліотеки. Слід пригадати також, що комплектування — процес двосторонній, що припускає, окрім первинного, вторинний відбір з метою створення фонду, найбільшою мірою відповідаючого завданням бібліотеки. Виходячи з того, яку мету переслідує комплектування, які документи отримуються, які методи і бібліографічне забезпечення при цьому використовуються, умовно виділяють чотири види комплектування: початкове, поточне, ретроспективне і рекомплектування. В хронологічному відрізку часу, наприклад протягом року, вони здійснюються паралельно.

ПОЧАТКОВЕ КОМПЛЕКТУВАННЯ Початкове комплектування здійснюється тоді, коли створюється нова бібліотека (або ЦБ ЦБС, філіал ЦБС.Створення первинного фонду необхідно починати з його прогнозування і розробки описової моделі на основі всіх зовнішніх чинників, про які мовилося раніше. Для того, щоб первинний фонд не був схильний до випадковостей, початкове комплектування необхідно перш за все орієнтувати на створення ядра бібліотечного фонду. Ядром фонду називають «обов'язковий мінімум найцінніших в науковому, художньому відношенні творів друку і інших матеріалів з тих галузей знань і видів видань, які відповідають профілю фонду даної бібліотеки». Таким чином, в масовій бібліотеці, профіль фонду якої універсальний, універсальним буде і склад його ядра. Кожна культурна людина, окрім глибоких знань з вибраної ними спеціальності, повинна мати широкий світогляд з цілого ряду наук, хоча б на рівні уявлення про ті основні напрями, по яких вони розвивалися, які вузлові питання вирішують в даний час, уміти оцінити твори мистецтва, художньої літератури. А для цього бібліотека повинна містити кращі твори друку, створені видатними ученими, письменниками, в яких відображені досягнення науки і культури і які б були доступні людям з різним рівнем підготовки. Отже, з кожної галузі знань в ядрі фонду повинні бути документи різних видів: наукові праці, науково-популярні видання (в кращих зразках) і ін. Такі книги є в кожному відділі фонду. Вони є найважливішою його частиною, служать сучасному читачу, в його безперервній освіті і допомагають бібліотеці виконувати всі її функції. Саме такі книги, що мають постійну значущість, входять в ядро фонду. Крім цінності ядро володіє ще цілим рядом властивих тільки йому особливостей. Склад ядра розрахований в основному на загальне (рідше — на особливе) на користь читачів. Так, наприклад, читачі в тій чи іншій мірі цікавляться проблемами атомної енергетики, біоніки, генетики, екології, психології і т. д., хочуть прочитати кращі твори російських і зарубіжних письменників, тому ядро фонду масових бібліотек однотипне і містить приблизно одні і ті ж видання. Основним критерієм для вимірювання величини ядра є назва. З цієї точки зору воно не залежить від кількості читачів конкретної бібліотеки, кількість яких впливає тільки на екземплярність того або іншого твору друку. Вона може бути як нижче, так і вище середнього. Абсолютна більшість книг ядра пройшла перевірку часом. Їх читали і читатимуть люди різних поколінь, тому інтерес до книг, що входять в ядро, неадекватний, але стабільний, а отже, обертання цієї частини фонду нижче обертання фонду бібліотеки в цілому. Вона різна для кожної з галузей знань, оскільки інтерес читачів до кожної з них неоднаковий. Винятком є обертання дитячих книг і то до певного віку (4—5-х класів), коли починають активно виявлятися особисті схильності. Для ядра фонду характерна відносна стійкість складу, хоча воно, як і весь фонд, поповнюється новими назвами документів, а частина раніше представлених в ньому книг з нього виключають, з різних причин у зв'язку з втратою читачами, заміною кращими виданнями. В досить великій мірі на зміну складу впливає кон'юнктура (атмосфера, здатна впливати на оцінку творчості того або іншого автора або твору друку). В бібліотеках республік, національних округів ядро фонду може складатися з двох, істотно відмінних одна від одної частин, одна з яких відображає загальнолюдські цінності, а інша пов'язана з історичними, культурними, соціально-економічними національними особливостями. Тут представлені кращі документи, що пройшли перевірку часом . Ядро фонду виявляють перш за все за рекомендаційними бібліографічними покажчиками. Для вивчення необхідно підбирати бібліографічні покажчики (списки, огляди), по-перше, присвячені одній науці, галузі або темі (хімії, фізиці, математиці, ботаніці і т. д.), а по-друге, відображають масив документів за певний період у минулому (тобто ретроспективні). Кількість відібраних для аналізу покажчиків повинна бути достатньо репрезентативною. При дотриманні цих умов до ядра фонду увійдуть книги, які згадуються в 50 % відібраних рекомендаційних покажчиків. До певної міри меті відбору можуть служити науково-допоміжні бібліографічні покажчики, головним чином для визначення ядра фондів наукових бібліотек (воно значною мірою відрізняється за своїм складом від ядра масових бібліотек цілим рядом ознак: за змістом, видами і мовою документів). Дуже важливим джерелом отримання достовірних відомостей про те, які книги повинні входити в ядро, є вивчення запитів читачів і даних про відмови на ті або інші конкретні видання. Ранжування авторів, окремих творів друку за частотою попиту виявляє найбільші показники, що є, наприклад, підставою для включення книг в «Бібліотечну серію». Як критерії для відбору можуть виступати експертні оцінки, дані порівняння змісту і списків літератури в підручниках, програмах для вищих і середніх спеціальних навчальних закладів, списків обов'язкового і позакласного читання для школярів, творів (або уривків з них), включених в книги для читання, антології, хрестоматії і інші джерела подібної інформації. В ЦБС можуть існувати обидві частини ядра фонду, причому перша з них приблизно однакова як для ЦБ, так і для бібліотек-філіалів, а друга, що включає книги з історії і культури республіки, має відмінності в різних бібліотеках. При початковому комплектуванні ядру надається найпильніша увага, оскільки воно забезпечує послідовне і різностороннє читання. Абсолютно ясно, що первинний фонд в 5000 прим.., а тим більше — в 2000 прим. не дозволяє створити повноцінне ядро, оскільки разом з ним у фонді повинні бути представлені і книги, що вперше виходять. Проте можливе його прогнозування за допомогою перерахованих методів, особливо вивчення ретроспективних бібліографічних покажчиків, списків «Бібліотечної серії», книг з позакласного читання і інших джерел інформації, ознайомлення з ядром фонду аналогічних бібліотек і на основі отриманих відомостей складання бібліографічної моделі ядра фонду бібліотеки, що знов відкривається. Це перелік тих книг ядра, які необхідно буде придбати в ході подальшого поточного і ретроспективного комплектування. Відомості про комплектування сільського філіалу ЦБ, що відкривається, повинні бути оформлені у вигляді моделі майбутнього фонду і включені в зведені плани комплектування ЦБС. Книги, що знов виходять, отримуються для організовуваної бібліотеки відповідно до картотеки поточного комплектування до відкриття бібліотеки і, зрозуміло, після того, як вона почне діяти відповідно до визначеного для неї профілю. Формування фонду бібліотеки, що знов відкривається, здійснюється шляхом поточного і ретроспективного комплектування через бібліотечний колектор, який зобов'язаний надавати допомогу організовуваній бібліотеці, через книгарні, обмінно-резервні фонди і інші джерела комплектування. Лише після того, як фонд буде кількісно і якісно відповідати необхідним умовам функціонування, а також за наявності приміщення і устаткування, бібліотека може бути відкритим для читачів.

ПОТОЧНЕ КОМПЛЕКТУВАННЯ Поточне комплектування — це поповнення фонду творами друку і іншими документами, а також виданими протягом двох попередніх років. Поточне комплектування надзвичайно важливе, оскільки забезпечує надходження нових актуальних документів: книг, періодичних видань і т. д., які відповідають підвищеному інтересу до них читачів і користуються активним попитом. У зв'язку з цим визначаються і вимоги до поточного комплектування. Перш за все це оптимальна повнота відбору, коли до фонду поступають такі книги, які активно використовуються і дозволяють відносно швидко задовольняти запити читачів — не тільки загальні, але і групові. Отже, бібліотека повинна придбати достатньо широкий репертуар видань як за кількістю назв, так і за кількістю примірників, уникаючи, проте, можливих надлишків, оскільки в перспективі, коли книга перестає бути бестселером, вона виявиться дублетним примірником, від якого потрібно буде позбавити фонд. Дуже важливою є також своєчасність придбання видання. Вона забезпечується попередніми замовленнями в бібліотечному колекторі і видавничих організаціях і установах. Попередні замовлення практично виключають з поточного комплектування елемент випадковості. Для гарантії отримання інформації про документи, що виходять або підготовлюваних до видання, існує розширене довідково-бібліографічне забезпечення, яке бібліотеки одержують в колекторі або безпосередньо від видавничих організацій. До них відносяться перш за все «Тематичні плани видавництв», що містять номер (позицію), під яким є твір, що готується до випуску, його бібліографічний опис і проектований рік випуску, куди бібліотека вносить дані про кількість примірників , які вона планує придбати («замовлення — ...прим.»). До планів додаються «Бланки-замовлення, які, заповнені і завірені підписом керівника бібліотеки і друком, направляють через колектор у видавництво, що дозволить йому уточнити тиражі книг, або безпосередньо у видавничу установу або організацію . Самі тематичні плани з копіями зведених замовлень залишаються в бібліотеці. Їх розставляють в алфавіті найменувань видавництв і зберігають в ОКіО протягом двох років Аналіз відмов читачам, крім того, дає відомості про якість комплектування (його відповідності профілю фонду, інформативності і ін.), правильності організації фонду (коли, наприклад, книга відображена в каталогах, нікому не видана, а на місці її нема, «заставлена») і обслуговування, про ступінь збереження фонду, задоволення запитів читачів. Для ретроспективного комплектування необхідний постійний і настирливий пошук недостатніх документів в букіністичних і інших магазинах, обмінно-резервних фондах, а разом з тим репродукування і мікрофільмування. Вельми надійним джерелом ліквідації пропусків у фонді є «Бібліотечна серія», а також нові видання і перевидання книг (доповнені, виправлені, перероблені або близькі за змістом і вигляду відсутнім у фонді). При цьому виді комплектування також потрібно керуватися моделлю фонду і оперативними планами комплектування, маючи на увазі ті розділи фонду, в яких є пропуски.

РЕКОМПЛЕКТУВАННЯ Рекомплектування— планомірне і систематичне звільнення бібліотечного фонду від видань, що втратили свою цінність для фонду конкретної бібліотеки, що не дають можливості зробити об'єктивні висновки про якість роботи бібліотеки з всіх напрямів і, нарешті, тих, щоне дозволяють правильно розмістити фонд, що активно використовується. Рекомплектування — це результат вторинного відбору зайвих примірників книг однієї назви, документів, застарілих за змістом, непрофільних видань. Підставою для їх виключення служить аналіз всіх даних вивчення фонду, які дозволяють судити не тільки про ступінь цінності книги для читачів даної бібліотеки, але і про її подальшу долю. З бібліотеки виключають і інші книги, але причини, по яких вони вибувають, не пов'язані з рекомплектуванням. Загальний порядок виключення визначають інструкції.

3.5.МОДЕЛЮВАННЯ БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ

Комплектування-рекомплектування фонду грунтується на первинному і вторинному відборі. Первинний відбір — відбір документів, що підлягають включенню до фонду. Він здійснюється в процесі комплектування. Вторинний відбір- відбір видань у наявному фонді, тобто виявлення видань, які із тих або інших причин не можуть бути використані в бібліотеці. Він, з одного боку, є підставою для виключення книг і визначення, куди слід їх направити, а з другого боку, дає матеріал для обгрунтування первинного відбору (поповнення фонду книгами аналогічної тематики або творами друку підвищеного попиту). Крім того, в ході вторинного відбору виявляються цінні, незаслужено забуті книги. Вторинний відбір відбувається на основі результатів вивчення складу фонду, його розвитку і використання. Для того, щоб правильно вести первинний і вторинний відбір, треба знати і враховувати багато даних, які вже називалися раніше: завдання бібліотеки, економічний профіль, склад читачів (по різних параметрах — вік, підлога, освіта, національність і ін.). Це дасть можливість отримати уявлення про те, яким повинен бути профіль фонду (за змістом, мовою, тематикою, хронологічними межами відібраних документів і т. д.), щоб бібліотека могла високоякісно обслуговувати своїх читачів. Іншими словами кажучи, працівники бібліотеки повинні уявляти собі модель майбутнього фонду, коли він створюється, а в процесі функціонування орієнтуватися на модель при первинному і вторинному відборі і з урахуванням змін об'єктивних умов коректувати її. Модель фонду — це якийсь абстрагований (відвернутий) образ, в якому фонд як єдине ціле б був представлений на основі всіх можливих характеристик його окремих частин, що прослідкували між ними зв'язки і лінії розмежування, виведених з урахуванням будь-яких зовнішніх умов, що впливають на них. Це — ідеальна модель. Розробити таку модель у принципі неможливо через величезну кількість даних, які не можна виміряти і врахувати, стрімких змін, що відбуваються в політичному , науковому , культурному житті як в світі, так і в нашій країні, а у зв'язку з цим і в документах, що поступають у вітчизняні бібліотеки. Проте, добиваючись покращення фонду, максимального наближення його до потреб даної бібліотеки, створюють імітаційну модель, що відображає реальний стан фонду, а на базі вивчення фонду, історичних, культурних, національних, соціально-демографічних, економічних і інших умов, в яких діє бібліотека, доповнюють імітаційну модель рідкісними видами документів, розробляючи таким чином оптимальну модель фонду даної бібліотеки. Отже, моделювання як один з процесів формування фондів — це встановлення за допомогою моделей таких параметрів, властивостей і характеристик фонду, які дозволять удосконалювати і розвивати його шляхом первинного і вторинного відбору, наближаючи до наміченого для певної бібліотеки зразка. Таким чином, всі подальші етапи комплектування спираються на модель фонду. Вона, у свою чергу, може бути створена лише на основі даних вивчення фонду, які піддаються аналізу, синтезу, зіставляються і лише після цього дають можливість намітити профіль комплектування, шляхи первинного і вторинного відбору, ухвалити остаточне рішення про необхідність придбання того або іншого видання або про долю документа, виявленого в результаті вторинного відбору.

3.6.ВИВЧЕННЯ БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ

Методи вивчення фонду різноманітні. Кожний бібліотекар — одночасно і читач, який має найрізноманітніші інтереси і читає художню літературу, видання, пов'язані з професією, володіє своїми вподобаннями в галузях мистецтва, природних наук, історії або інших галузей знань, отже, про деяке коло творів друку у нього складається певна думка. Звичка професійного читання — проглядання книг, вибіркове читання, швидкочитання, ознайомлення із списками літератури, критичними статтями в періодичних виданнях і іншими джерелами дозволяє йому судити про необхідність придбання окремого видання твору, раніше опублікованого в журналі, про потрібну кількість екземплярів або оцінити видання критично, визнати непотрібним у фонді даної бібліотеки. Повсякденне ознайомлення з фондом відбувається і при виконанні бібліотекарем своїх функціональних обов'язків: проглядання нових надходжень в ОКіО ЦБ, в процесі підготовки до видачі і розміщення документів на абонементі, читання оглядів і рецензій в періодичних виданнях, огляди нових надходжень, тематичні і ін. в колективі бібліотеки, організація відкритих переглядів, виставок, оглядів для читачів . Більш об'єктивну картину можуть дати спеціальні методи вивчення: кількісні, бібліографічні, соціологічні. Найпоширенішим серед кількісних методів є аналіз даних статистичної звітності бібліотек. Він дозволяє встановити загальну кількість документів у фонді, їх розподіл по галузях знань в абсолютних і відносних величинах книгозабезпечення в цілому і в галузевих відділах. Розрахунки ці дуже нескладні і доступні будь-якому бібліотечному працівнику. В документації бібліотеки — «Книзі обліку бібліотечного фонду...», «Щоденнику роботи...» загальна кількість документів і загальна книговидача, як відомо, розподіляються по галузях знаннь, тому легко обчислити процентний склад кожної з частин по відношенню до всього фонду і книговидачу по галузях співвіднести із загальною книговидачею. Аналізуючи дані «Книги...», можна побачити, наприклад, що в бібліотеці достатньо видань по сільському господарству, а в щоденнику відсоток видачі цих видань низький, тому відразу виникає думка про те, що одна з причин — недостатня робота з фондом (відділ погано скомплектований, в ньому багато застарілих документів), отже, він вимагає до себе пильної уваги при первинному і вторинному відборі. Якщо відсоток галузевих видань низький, а книговидача значно перевищує середню цифру, це теж тривожний сигнал: необхідне поповнення фонду відділу. Розділивши кількість документів, які має в розпорядженні бібліотека, на кількість читачів, отримаємо показник загального книгозабезпечення. Якщо в чисельнику узяти фонд галузевого відділу, отримаємо книгозабезпечення у даній галузі. Показник говорить про достатність (або навпаки) фонду для обслуговування читачів. Можна обчислити книгозабезпечення жителів району (міста). Отримані дані порівнюють з середнім показником книгозабезпечення. Якщо по регіону книгозабезпечення значно нижче, значить, фонд не має достатнього запасу міцності, реальним, а тим більше потенційним читачам нічого читати, треба вживати заходів для поповнення фонду, покращення його якісного складу. Читаність визначають кількістю документів, виданих одному читачу за певний відрізок часу. Показник одержують шляхом розподілу кількості книговидачі на кількість читачів. Якщо цей показник невеликий, можливо, в бібліотеці мало цікавих і потрібних читачам книг. Показник обертання фонду в цілому і в галузях знань обчислюється шляхом розподілу кількості виданих книг на кількість документів у фонді (відділі). Низьке обертання також тривожний сигнал для ОКіО, що показує скрутне становище , яке викликане або тим, що фонд не відповідає завданням бібліотеки, або має зайву дублетність або містить багато застарілих документів. Для того, щоб визначити, наскільки високі або низькі статистичні показники роботи в конкретній бібліотеці, їх треба порівняти з середньостатистичними показниками, розробленими РГБ. Умовно вони є оптимальними. Можна розрахувати обертання кожної книги в будь-якому галузевому відділі, тобто конкретне обертання , яке обчислюється шляхом розподілу кількості видачі книги (відомості про це беруть з книжкового формуляру або листка термінів повернення) на час її перебування у фонді. Якщо отримані дані збігаються з середньостатистичним оптимальним показником, використання видання вважають активним. Відповідно підвищення цього показника дає підставу говорити про неадекватне користування виданням, а пониження — віднести до рідковикористовуваних . Якщо книга не видавалася жодного разу, її зараховують до невживаних творів друку, а це є даними для вторинного відбору. Більш узагальнені відомості містять висновки, отримані на підставі досліджень закономірностей старіння наукових публікацій. Вони говорять про те, що книги з фізики старіють через 4,6 роки, фізіології — 7,2, хімії — 8,1, ботаніки—10, математики—10,5, геології—11,8. Ці відомості служать підтвердженням даних, отриманих в результаті більш глибокого статистичного аналізу про можливість виключення документів з фонду. Існують додаткові статистичні методи, які коректують висновки, зроблені на підставі аналізу раніше отриманих даних. Дані про повноту фондів (надмірної, недостатньої або оптимальної) можна отримати шляхом ранжування змісту запитів і тематичного профілю фондів. Проте цей і ряд інших статистичних методів трудомісткі і можливі практично лише в бібліотеках, оснащених ЕОМ. Кількісні показники якості всього фонду можуть бути отримані за допомогою різних методів вищої математики, якими, на жаль, працівники бібліотек володіють рідко, а залучення фахівця-математика, якщо він не знайомий з бібліотечною справою, ефекту не дає. Тому використовують ці методи у великих бібліотеках, де серед працівників є математики, що пройшли спеціальну річну бібліотечну підготовку. Кількісні методи вивчення фонду при всьому їх значенні не представляють, проте, можливості визначити, які конкретні документи слід придбати для бібліотеки, а які — списати . Істотну допомогу в рішенні цього завдання можуть надати бібліографічні методи — аналіз каталогів бібліотеки і звірення їх з бібліографічними допомогами (рекомендаційними, інформаційними, науково-допоміжними і іншими покажчиками, як галузевими, так і універсальними). Вивчаючи склад фонду по каталогах, слід враховувати, що вони відображають фонд (або єдиний фонд регіону), тобто можуть дати повні відомості про те, що в ньому є, і обмежені дані про те, чого у фонді немає. Так, наприклад, наповнення систематичного каталога дає підставу судити, достатньо чи ні книг по тій або іншій галузі знання, наприклад по сімейному вихованню, а по роках видання ймовірно визначити, наскільки вони актуальні, кому призначені. По алфавітному каталогу можна з'ясувати, яка кількість екземплярів того або іншого видання. Тому, тільки звіряючи каталоги з бібліографічними покажчиками, можна виявити конкретні видання, які необхідні бібліотеці. Як підсумок цієї роботи, в покажчику повинні з'явитися відмітки або про ті книги, які є в бібліотеці, або, навпаки, про відсутні в ній, що і буде основою для подальшого аналізу і ухвалення рішення про придбання видання при первинному відборі. Соціологічні методи дають уявлення про оцінку фонду і окремих творів друку всіма читачами і фахівцями. Ставлення читачів до окремих книг бібліотекарі з'ясовують щодня в процесі прийому книг, спілкуючись з ними про прочитаний твір. Накопичені вислови, спостереження за реакцією читачів на певну книгу, твори того або іншого автора дозволяють скласти про них об'єктивну думку. Читачі висловлюють думку про книги під час проведення читацьких конференцій, диспутів і інших масових заходів в бібліотеках. Можуть бути і письмові джерела такої інформації: відгуки і будь-який інший матеріал, який читачі можуть надати на прохання бібліотеки. Все більше місце в роботі не тільки технічних, наукових бібліотек, але і ЦБС займає ВРІ (виборче розповсюдження інформації) — систематичне забезпечення інформацією органів управління, фахівців різних галузей народного господарства, культури. Особливість ВРІ — зворотний зв'язок, вимога споживачем інформації потрібної йому книги і оцінка решти документів, включених в список. Вона дається по п'ятибальній системі. Якщо оцінка одного і того ж видання повторюється багато разів, бібліотека вирішує питання про додаткове придбання або виключення його з фонду. Метод експертних оцінок — це виявлення думки фахівців про окремі видання або групу книг. Його широко використовують великі книгосховища, залучаючи учених до дослідження старовинних документів з метою встановлення їх автентичності, цінності, значущості. Невеликі бібліотеки, зокрема ЦБС, частіше користуються послугами фахівців різних галузей знань (вчителів, ветлікарів, агрономів і ін.), для того, щоб отримати допомогу при відборі застарілих або непрофільних творів друку. Таку допомогу може бути надано індивідуально, але краще, якщо в бібліотеці буде створена постійна комісія, яка могла б залучати до роботи членів активу. Експертною оцінкою вважаються і критичні статті фахівців в періодичному друці. При вивченні фонду можна аналізувати картотеки, які веде бібліотека: картотека відмов, картотека читацьких інтересів, що відображає відомості про читача (стать , вік, рід занять, коло інтересів і ін.); провести аналіз читацьких формулярів — стосовно певної групи читачів або фронтальний, а в великих бібліотеках — аналіз читацьких вимог і інших документів бібліотек. Все це також дозволяє якоюсь мірою уточнювати тематику комплектування на основі виявлення читацького смаку, інтересу і потреб в документах певного змісту і вигляду. Вивчаючи фонд, а головне, ухвалюючи рішення про долю того або іншого видання, треба враховувати і інші чинники, наприклад, те, що книга, віднесена до розряду рідковикористовуваних або невживаних, може бути просто незаслужено забутою, або працівники абонемента не ведуть достатньо поглибленої роботи з виданнями тих або інших галузей знання, не допомагають знайти «кожному читачу його книгу, кожній книзі — її читача», книга може бути просто «заставлена» у фонд. Вивчення фонду різними методами дозволяє зробити об'єктивні висновки про його стан, правильно спланувати комплектування і професійно грамотно, без шкоди для фонду провести вторинний відбір, якщо отримані дані будуть використані в комплексі, проаналізовані, зіставлені і синтезовані. Із сказаного видно, що частково вивчення фонду проводиться в процесі поточної роботи, наприклад при записі даних про нові надходження в обліковій документації; але вже для її аналізу, як і для цілого ряду інших методів (підготовка до огляду, звірення каталогів з бібліографічними покажчиками і т. д.), потрібен спеціально виділений час. Отже, вивчення фонду необхідно планувати в річних, квартальних і місячних планах бібліотеки і її підрозділів. В плані роботи бібліотеки встановлюють послідовність, терміни проведення роботи, відповідальних осіб. Після закінчення роботи підсумки аналізу зводять воєдино, обговорюють на нараді при директорі, вирішують, які заходи слід провести для вдосконалення первинного вторинного відбору, для покращення розміщення і зберігання фундацій, а далі слідує реалізація.

3.7.СИСТЕМА ПОСТАЧАННЯ БІБЛІОТЕК ДОКУМЕНТАМИ

Тільки забезпечення книгами і іншими документами, що знов виходять, можуть гарантувати нормальне функціонування бібліотек. В нашій країні створена система постачання бібліотек, яка носить державний характер. Це виражено в планомірному розвитку книговидавничої діяльності, книжкової торгівлі різних типів (державної і кооперативної), створенні кола джерел комплектування, які забезпечують документами бібліотеки цільовим призначенням (бібліотечні колектори, резервно-обмінні фонди, обов'язковий екземпляр і ін.), в організації постійної інформації про книги, що знову виходять, шляхом випуску видавничих і книготоргових бібліографічних покажчиків, каталогів періодичних видань і т.д. і, нарешті, в забезпеченні асигнувань на придбання книг і інших документів. Державним характером постачання приречені і такі особливості, як охоплення всієї території країни і включення в загальну систему забезпечення бібліотек всіх типів і видів. Всі державні заходи розраховані на різноманітний і багатонаціональний склад населення (це можна простежити в назвах видавництв, створенні спеціалізованих книгарень) і пронизують систему від верху до низу, доводячи книги до сільської місцевості. Створення і діяльність системи спираються на державні ухвали і угоди, що регламентують взаємостосунки між видавництвами, друкарнями, книготорговими організаціями і бібліотеками, які незалежно від типу і вигляду мають право на першочергове придбання документів відповідно до профілю комплектування їх фондів. Це стосується, наприклад, необхідності включення представників бібліотек в редакційні ради видавництв для їх участі у формуванні складу і тиражів видань у видавничих планах, а також розширення інформаційної діяльності видавництв і створення перспективної програми видання для цільового розподілу книг підвищеного попиту. Проте і в умовах ринкової економіки відбувається децентралізація постачання бібліотек, комерціалізація книжкової торгівлі. Видання, що користуються підвищеним попитом, поступають на книжковий ринок частіше всього за договірними цінами, йде загальне дорожчання книжкової продукції, що при залишковому фінансуванні бібліотек, що зберігається , обмежує їх можливості при первинному відборі.

3.7.1.БІБЛІОТЕЧНИЙ КОЛЕКТОР

Особливе значення для комплектування бібліотек має можливість придбання книг через бібліотечні колектори – спеціалізовані книготоргові організації, призначені для планомірного постачання бібліотечних фондів творами друку відповідно до їх профілю. По суті, для ЦБС і багатьох інших бібліотек бібліотечний колектор є основним джерелом комплектування. Мережа бібліотечних колекторів складається з обласних і міських колекторів, які забезпечують книгами масові і наукові бібліотеки з універсальними за профілем фондами, а також обслуговують бібліотеки інших типів і видів; спеціалізованих бібліотечних колекторів для технічних, дитячих і шкільних бібліотек; ЦКНБ, який не тільки розсилає платний обов'язковий примірник, але і забезпечує видавничою продукцією бібліотеки за їх попередніми замовленнями. Функції обласних (міських) бібліотечних колекторів, їх структура, взаємостосунки з бібліотеками визначені «Інструкцією по комплектуванню книжкових фондів бібліотек в бібліотечних колекторах» і «Типовим положенням про бібліотечний колектор». В обов'язок бібліотечних колекторів входить забезпечення бібліотек видавничою і книготорговою інформацією — тематичними планами видавництв, «Книготорговими бюлетенями», «Бланками-замовленнями і іншими матеріалами (в достатній кількості); висновок договорів, збір замовлень бібліотек на книги; комплектування наявних і формування фондів знову організовуваних бібліотек; надання консультаційно-бібліографічної допомоги; широка пропаганда книги; технічна і наукова обробка документів; постачання бібліотек предметами бібліотечної техніки; доставка книг транспортом за рахунок бібліотеки (коли бібліотека є з колектором в одному місті) або поштою (в цьому випадку упаковка і пересилка здійснюється за рахунок колектора). Відповідно до завдань, які вирішують бібліотечні колектори, визначається їх структура. Вони мають в своєму складі декілька відділів. В обов'язки консультаційно-бібліографічного відділу входить вивчення замовлень бібліотек, аналіз їх з точки зору відповідності культурно -економічному профілю обслуговуваного ними регіону або підприємства, складу читачів; вивчення видавничої і книготоргової інформації; складання зведеного замовлення для книготоргівлі; аналіз попиту і формування пропозицій з покращення постачання колектора творами друку для повноцінного комплектування бібліотек; створення фонду колектора; ведення різних картотек, облік замовленої, поступленої і проданої літератури. Інший напрям діяльності відділу — проведення оглядів нових книг для груп бібліотекарів і індивідуальних консультацій з метою надання допомоги у виборі потрібних документів, визначення їх цільового призначення і методів роботи з ними серед читачів; організація семінарів, лекцій і інших масових заходів (усних і письмових) щодо пропаганди книг. Відділи комплектування вивчають замовлення, розподіляють їх по бібліотеках, складаючи рознарядки, по яких відділ приймання (книжковий склад) відбирає книги в комплекти, оформляють супровідні документи. В деяких колекторах виділені групи відповідно до типів і видів бібліотек. Існує також відділ вільного комплектування, який надає бібліотекам можливість поповнити свої фонди виданнями минулих літ,які залишилися нереалізованими, зробити разові замовлення. В цьому відділі має право придбати книги будь-яка бібліотека, що навіть не має з колектором договірних відносин. Відділ централізованої обробки книг є на самоокуповуванні. Він здійснює систематизацію документів, складання бібліографічного запису на картках. Крім того, на книги, що проходять обробку у відділі, наклеюють кишеньку, контрольний листок термінів повернення, заповнюють книжковий формуляр, на якому проставляють шифр, прізвище і ініціали автора, заголовок, рік видання і ціну книги. Відділ має розмножувальну техніку для тиражування формулярів і карток. Відділ бібліотечної техніки забезпечує бланками форм обліку і звітності, обліковою документацією: «Книгами обліку бібліотечного фонду...», «Щоденниками роботи бібліотек», каталожними картками, книжковими формулярами, листками термінів повернення, роздільниками, каталожними коробками і ящиками, теками для зберігання газет, деякими предметами бібліотечного устаткування. Відділ приймання (книжковий склад) приймає книги, що поступають з книготоргівлі, підбирає за рознарядкою замовлення і направляє їх в бібліотеки. Відповідно до «Інструкції з комплектування книжкових фондів бібліотек в бібліотечних колекторах» взаємовідношення між колекторами і бібліотеками будуються на договірній основі. Щорічно бібліотека (або організація,якій вона підпорядкована) укладає з бібліотечним колектором договір. В ньому бібліотека вказує суму асигнувань на придбання документів, зразкове співвідношення необхідних їй книг з галузей знань і зобов'язав своєчасно перераховувати гроші, надавати попередні замовлення. У свою чергу, бібліотечний колектор приймає на себе зобов'язання з організації комплектування, наданню допомоги при відборі творів друку, систематичному постачанню бібліотек книгами, забезпеченню бібліотечною технікою і устаткуванням, а також підтверджує право бібліотек на відмову від документів при заміні автора, заголовка, обсягу, підвищенні оголошеної ціни, зміні читацького призначення і на повернення незамовлених або дефектних видань. В основі комплектування лежить попереднє замовлення, яке формується в результаті вивчення (опрацьовування) книговидавничих і книготоргових інформаційні матеріалів (ними бібліотеки забезпечує бібліотечний колектор). Узагальнені дані з тематичних планів видавництв і інших інформаційних матеріалів переносять на «Картку обліку попередніх замовлень бібліотек по темпланам видавництв на 19 ...р.». Цю «Картку...» здають одночасно з договором для того, щоб можна було визначити, наскільки відповідає вартість замовлених бібліотекою книг сумі, вказаній в договорі, і внести, якщо це необхідне, коректування або в один, або в інший документ. Після укладення договору бібліотеки з кожної позиції темплана (або іншого інформаційного джерела) заносять відомості на групову картку картотеки попередніх замовлень на книги. «Картка замовлень...» є в картотеці до того моменту, поки книга не надійде в колектор. Останнім часом колектор став гірше виконувати свої зобов'язання перед бібліотеками за попередніми замовленнями. Позначилися загальна розбалансованість господарства, яка відобразилася на роботі підприємств поліграфічної промисловості, і комерціалізація книжкової торгівлі, що наклала відбиток на діяльність колекторів. Бібліотечний колектор забезпечує бібліотеки книгами шляхом очного і заочного комплектування. Очне комплектування здебільшого організовується для бібліотек, розташованих в одному місті з колектором. Для його проведення створюються групи комплектування за типами і видами бібліотек. Вони збираються в колекторі з певною періодичністю, за розкладом. В дні комплектування консультанти колектора (працівники бібліотек, лектори-фахівці) проводять огляди книг, в які вкладені «Картки замовлень, що надійшли...». Представники бібліотек уточнюють раніше зроблені замовлення, заповнюючи графи 6—7, або, якщо книга із яких-небудь причин була раніше пропущена, роблять замовлення заново. Різновидом очного комплектування є виїзне комплектування в віддалених від колектора районні центри і міста обласного підкорення. Виїзди організовуються по графіку. Заочне комплектування існує для бібліотек, розташованих за межами обласного центру. В основі комплектування цих бібліотек також лежить попереднє замовлення. Його регулярне уточнення (при очному і заочному комплектуванні) називають поточним замовленням. В межах названих видів існують і інші форми комплектування. Виконуючи замовлення бібліотек, колектор може зіткнутися з тим, що книг надійшло менше, ніж замовлено. В цих випадках розподіл проводиться за узгодженням з Радою з комплектування при бібліотечному колекторі, незадоволений попит аналізується, і колектор робить повторне замовлення. Централізація бібліотечної мережі внесла деякі зміни в організацію комплектування ЦБС. До централізації всі бібліотеки району, міста мали різні джерела фінансування, статус самостійних бібліотек і укладали окремі договори на комплектування. Централізація створила систему, в якій були з'єднані фонди, централізовані всі засоби, у тому числі і на комплектування, покладене на ОКіО ЦБ. Тому дещо видозмінилися відносини між колектором і ЦБС. Колектор тепер має справу з великою організацією. Замість багатьох договорів з невеликими бібліотеками він укладає один. Його обов'язки відносно ЦБС почали полягати не стільки в консультаціях, що допомагають вибрати книгу, скільки в оперативному наданні широкого кола інформаційних матеріалів і збільшенні термінів для їх опрацювання в ЦБС з урахуванням того, що відібрати по них документи повинні не тільки відділи, але і філіали, а ОКіО необхідний час ДЛЯ узагальнення всіх даних. Разом з ЦБС колектор зобов'язаний вирішувати питання про розширення і зміну тематичного і видового складу комплектованих творів друку, про забезпечення потрібної ЦБС екземплярності, оскільки багато книг повинні надходити у всі філіали. В нових умовах колектори інакше організовують комплектування, замінивши заочну форму на очно-заочну, коли представники ЦБС віддалених від колектора районів приїжджають для укладення договору і заповнюють «Картки замовлень...» на книгу, а далі колектор сам комплектує замовлення. Крім того, бібліотеки регіону можуть комплектуватися очно, приїжджаючи в колектор щомісячно, і на спеціально організованій для них групі комплектування вони знайомляться з новими надходженнями і уточнюють свої замовлення. Особливу увагу при виконанні замовлень як працівники колектора, так і Рада з комплектування звертають на розподіл «Бібліотечної серії», яка по «Положенню про видання і розміщення „Бібліотечної серії" випускається цільовим призначенням для масових державних і профспілкових бібліотек, а також бібліотек навчальних закладів з метою покращення якісного складу фондів. В «Бібліотечну серію» відбирають кращі твори друку, що становлять ядро бібліотечного фонду, книги, що користуються найбільшим попитом читачів, нові твори вітчизняних і зарубіжних авторів, що отримали високу оцінку критики і громадської думки. Серія видається щорічно і включає від 70 до 100 назв. Випуск книг «Бібліотечної серії» забезпечують центральні і республіканські видавництва. Як правило, тиражі повинні відповідати заявкам бібліотек, але, якщо із яких-небудь причин вони не можуть відразу задовольнити потреби бібліотек, передбачається додруковування тиражу або повторне видання книг в подальші роки. Книги цієї серії випускають в покращеному поліграфічному оформленні. Видання, адресовані дітям і підліткам в першу чергу йдуть в дитячі і юнацькі бібліотеки. Контролюють надходження книг «Бібліотечної серії» в бібліотечні колектори вищі організації. Раніше вже згадувалося про те, що в розподілі «Бібліотечної серії» і в інших видах діяльності колектора активну участь бере Рада з комплектування. Він функціонує на підставі «Положення про Раду з комплектування при бібліотечному коллекторі». До складу ради входять працівники бібліотечного колектора і бібліотек, представники органів друку, культури, відомств, суспільних і інших організацій. Склад Ради з комплектування затверджують вищі організації строком на один рік. До своєї роботи він може залучати актив і організовувати спеціалізовані секції з окремих питань комплектування, обробки документів і іншим залежно від необхідності. Рада надає допомогу бібліотечному колектору у вивченні фондів бібліотек, виявляє їх запити на книги, узагальнює пропозиції по виданню і перевиданню творів друку, розробляє заходи з покращення комплектування фондів бібліотек відповідно до їх заявок; сприяє якнайповнішому охопленню плановим комплектуванням бібліотек всіх систем і відомств на основі вивчення культурно-економічного профілю району, типу бібліотек, складу читачів; аналізує попередні замовлення бібліотек і їх відповідність заданим параметрам. Рада з комплектування повинна також брати участь у формуванні і проведенні роботи груп комплектування, створенні системи наочної пропаганди книг, в організації зустрічей працівників колектора і бібліотек з представниками видавництв і авторами книг, масових заходів, що рекламують твори друку. Він вивчає причини накопичення нереалізованих залишків і сприяє їх розповсюдженню, разом з робітниками колектора розподіляє книги цільового призначення і документи, що надійшли в обмеженій кількості, контролює виконання договірних відносин, розробляє пропозиції з покращення якості технічної і наукової обробки документів. Беручи участь на всіх напрямках діяльності колектора. Рада з комплектування здійснює також контроль за його роботою, сприяючи її вдосконаленню.

3.7.2.ОБОВ'ЯЗКОВИЙ ПРИМІРНИК

Обов'язковий примірник— це книги і інші документи, які друкарні і видавничі організації на підставі закону або спеціального урядового розпорядження повинні направляти в державні книгосховища, великі бібліотеки, інформаційні і бібліографічні центри. В цих установах обов'язковий примірник виконує такі основні функції: бібліографічну (на базі обов'язкового примірника здійснюється державна бібліографічна реєстрація і статистичний облік видавничої продукції країни), бібліотечну (шляхом систематичного і планомірного постачання книгами та іншими виданнями великих бібліотек) і архівну, дозволяючи зберігати для подальших поколінь твору друку в Російській книжковій палаті (РКП), РП, республіканских бібліотеках (на мовах націй і народів, що прожинають на території їх сфери обслуговування, і виданих в республіці). Існують два види обов'язкового примірника: безкоштовний і платний. Залежно від територіальної ознаки вони поділяються на республіканський і місцевий; якщо обов'язковий примірник формується з друкарської продукції, яку видають міністерства і відомства, його називають відомчим; крім того, на обмежений час і з певною метою вводиться цільовий обов'язковий примірник Республіканський безкоштовний обов'язковий примірник заснований на друкарській продукції, яка виходить на території республіки. Його мета — забезпечити бібліотеки республіки всіма виданнями національного репертуару; постачання їм здійснюють книжкові палати республік. Місцевий безкоштовний обов'язковий примірник дозволяє зібрати у фондах бібліотек всі твори друку, що виходять на територіях областей. Він забезпечує формування краєзнавчих фондів; його направляють в бібліотеки книжкові видавництва і організації, що мають право публікації документів. В цілому вся ця група складає поняття «державний безкоштовний обов'язковий примірниках». Відомчий обов'язковий примірник друкарні розсилають в центральну наукову бібліотеку міністерства (відомства), в зацікавлені організації і установи даного відомства, у Всеросійську книжкову палату і найбільші бібліотеки, що одержують республіканський обов'язковий примірник. Цільовий обов'язковий примірник (безкоштовний і платний) одержує обмежене коло бібліотек і лише у разі крайньої необхідності, наприклад спеціально для міжнародного книгообміну, після стихійного лиха для відновлення фондів зруйнованих бібліотек. Платний обов'язковий примірник призначений для великих універсальних і галузевих наукових бібліотек. Залежно від цього створюються його комплекти: повний, який включає видання з всіх галузей знань, і вибірковий —з окремих галузей знань. Бібліотеки можуть придбати їх разом з республіканським і місцевим безкоштовними обов'язковими примірниками. До його складу входять різноманітні видання: книги на російській і іноземних мовах; альбоми; видання, що продовжуються і малотиражні ; атласи; стандарти і інші документи.

3.7.3.КНИГООБМІН

Ще одним джерелом централізованого постачання бібліотек книгами є книгообмін. Він здійснюється безпосередньо між бібліотеками, а також є формою державного перерозподілу документів, що виходили головним чином в минулі роки, хоча не виключає і обміну поточними виданнями між науковими бібліотеками (вузькоспеціальними, відомчими, які не розповсюджуються через книготоргову мережу). Для здійснення книгообміну створюються обмінні (обмінно-резервні) фонди в окремих бібліотеках, а крім того, обмінно-резервні фонди створюються при обласних (краєвих) і республіканських бібліотеках. В них зосереджуються книги для бібліотек регіону. Обмінно-резервні фонди існують для того, щоб забезпечити заміну видань, які втрачаються або зносяться через підвищений читацький попит, організувати книгообмін між бібліотеками , які є у них зайвими виданнями або безвідплатну передачу дублетних і непрофільних видань, що не знайшли застосування в даній бібліотеці; для створення комплектів, що допомагають сформувати первинний фонд в бібліотеках, що знов відкриваються. Джерелом поповнення обмінно-резервних фондів є документи, виявлені в процесі вторинного відбору як у фонді бібліотеки, при якій він знаходиться, так і у фондах бібліотек обслуговуваного нею регіону (відомства). Найважливішим напрямом роботи обмінно-резервних фондів є інформування про книги, що зберігаються в них. Воно здійснюється шляхом створення зведених каталогів на базі карток, які передають разом з направленими в обмінно-резервний фонд книгами, складання списків, бюлетенів і каталогів у вигляді книги, зведених покажчиків з подальшим їх розсиланням в бібліотеки країни або регіону і на підставі заявок, що надійшли з бібліотек , для задоволення їх запитів на твори друку. Обмінно-резервні фонди ведуть зведені картотеки чи каталоги заявок, з якими звіряють видання, що знов поступають, Проте ці традиційні методи малоефективні і уявлення про зміст резервно-обмінних фондів країни не дають. Виходом з положення, що створилося, є введення даних в пам'ять ЕОМ. У відповідь на запит бібліотеки про необхідні їй документи машина дає відомості не тільки про їх наявність, але і вказує на обмінний фонд, куди слід звертатися за їх отриманням. Для того, щоб книги, накопичені в обмінно-резервних фондах, не були «мертвим капіталом», їх треба вивчати. Передача книг до обмінно-резервних фондів, а з них в бібліотеки здійснюється по актам (на підставі заявок, оформлених на бланку бібліотеки, підписаних директором, бухгалтером і скріплених друком), при цьому указуються мета, тема запиту або додається список необхідних видань. Документом, що регламентує роботу обмінних фондів є «Зразкове положення про центральні, республіканські, краєві, обласні і відомчі книгообмінні фонди». Найбільші книгосховища країни ведуть міжнародний книгообмін, одержуючи у такий спосіб твори друку, які шляхом купівлі придбати не можна. Це робить книгообмін одним з основних каналів придбання зарубіжних видань.

3.8.ОБЛІК БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

.3.8.1.ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЩО НАДІЙШЛИ В БІБЛІОТЕКУ

Обліку бібліотечних фондів завжди надавалося велике значення, його види і форми в різний час були різні. Виконання вимог до обліку забезпечувалося інструкціями і прикладеними до них обліковими формами, в які входив облік. До останнього, десятого видання (1969) включно вони називалися «Мінімум бібліотечної техніки в масових бібліотеках» і широко використовувалися і бібліотеками інших типів і видів. Після централізації мережі їх назва мінялася. Друге видання чинної в даний час інструкції називається «Організація роботи централізованої бібліотечної системи». Облік бібліотечних фондів затверджений законодавчим шляхом в «Положенні про бібліотечну справу» , де мовиться про те, що встановлені правила обліку повинні забезпечувати його одноманітність, збереження і раціональне використання фондів . Особливо підкреслюється в «Положенні...» важливість проблем збереження фондів. Книги і інші документи, що мають особливу цінність, прирівняні до пам'ятків історії і культури. Це дуже актуально в даний час, коли, як з'ясувалося, бібліотеки знищили велику кількість книг, без яких народ втрачає історичну пам'ять і які зараз перевидаються для відродження політичної і етичної культури людей. У зв'язку з цим підвищуються вимоги до працівників бібліотек, до їх уміння правильно вести облік і берегти бібліотечні фонди.

ЗНАЧЕННЯ ОБЛІКУ Обліку підлягають всі документи, складові фонду бібліотеки, що як надходять, так і вибувають. В даний час всі масові бібліотеки країни роблять звіт за єдиною державною формою, складаючи два види звітів: статистичний і інформаційний, і вся облікова документація бібліотек відповідно до тих показників, за якими робить звіт кожна бібліотека. Облік бібліотечних фондів є складовою частиною кожного з них. Проте облікові форми бібліотек передбачають можливість розширення відомостей про фонд, щоб можна було використовувати додаткові дані для його вивчення. Порівняння і аналіз додаткових кількісних відомостей обліку бібліотечного фонду з іншими показниками роботи дозволяють зробити висновки про якість і перспективи роботи бібліотеки в цілому. Тому матеріали обліку бібліотечних фондів широко застосовуються у всій діяльності бібліотеки з обслуговування читачів. Облік бібліотечних фондів дає повне уявлення про загальний розмір фонду, його розподіл по галузях знань і рух фонду , кількості документів, що надійшли і вибули. Все це дозволяє судити про якість комплектування фонду — чи достатньо в ньому суспільно-політичної, природничо-наукової і іншої літератури, задовільно чи ні здійснювалося поповнення бібліотеки, із яких причин вибули книги—і зробити висновки про те, як зберігається фонд. Облік дає можливість встановити такі показники роботи, як книгозабезпечення, обертання в цілому і по галузі знань в окремій бібліотеці, ЦБС в цілому або її філіалах і відділах, що, у свою чергу, впливає на планування роботи. Так, наприклад, при недоліку у фонді книг по мистецтву і кіно-фото-фонодокументів (що викликає труднощі в обслуговуванні читачів) в плані роботи повинне бути передбачене докомплектування бібліотеки відповідними документами. У тому випадку, коли дані обліку свідчать про часту втрату книг, необідно задуматися про покрааащення виховної роботи з читачами з метою збереження фонду. Книгозабезпечення має пряме відношення до планування кількості читачів, пунктів видачі і ін.Низьке обертання фонду може привести до висновків про необхідність покращення пропаганди літератури з тої або іншої галузі знань або перевірці певної частини фонду з метою виявлення застарілої, а може бути, дублетної і непрофільної літератури, не потрібної читачам. Висновки такого роду також отримають віддзеркалення в плані роботи бібліотек. Дані обліку бібліотечних фондів, що входять в статистичний облік, підсумовуються в межах району, міста, області, республіки і всієї країни в цілому і, створюючи таким чином загальну картину стану бібліотечної справи, дозволяють здійснювати планування мережі бібліотек, засобів на придбання книг, перерозподіл фондів і інші заходи, що ведуть до покращення бібліотечного обслуговування в цілому. Правильна організація обліку сприяє також охороні бібліотечного фонду — державної і суспільної власності, що має величезну культурну і матеріальну цінність. Держава відпускає відносно великі, хоча і недостатні засоби на комплектування бібліотек і зацікавлено як в збереженні, так і в ефективному використанні книжкового фонду, тому облік дуже важливий в економічних відносинах, оскільки дозволяє раціонально витрачати гроші, виділені бібліотекам.

ВИМОГИ ДО ОБЛІКУ Значенням обліку визначаються і вимоги, що пред'являються до нього. Облік повинен відрізнятися одноманітністю прийомів і форм. Ця вимога забезпечується обов'язковим застосуванням «Мінімуму бібліотечної техніки в масових библиотеках», ГОСТ 7.35—81 «Бібліотечна документація. Первинні облікові документи». Облік повинен також давати повні і точні відомості про фонд. Для того, щоб добитися цього, необхідно враховувати кожну партію документів, що надходять, а в цій партії всі їх види не тільки в цілому, але і по галузях знання. В ЦБС всі ці відомості повинні бути як у всій бібліотеці, так і у її філіалах. Облік необхідно вести своєчасно. Кожну нову партію книг або інших документів, що надійшли в бібліотеку, слід враховувати негайно у всіх документах бібліотеки і підводити підсумки руху фонду в терміни, встановлені інструкціями. Жоден документ не може бути прийнятий без супровідної документації і виключений без акту з обгрунтовуванням причини, по якій він вибуває з фонду, інакше кажучи, рух фонду повинен бути документований. Крім того, потрібно, щоб дані бібліотечного обліку фондів відповідали в кількісному і вартісному виразі даним бухгалтерського обліку. ОДИНИЦІ ОБЛІКУ Для того, щоб виконати всі ці вимоги, слід перш за все визначити одиницю обліку, однакову для бібліотек і разом з тим одиницю видачі, що збігається з одиницею обліку друкарської продукції. Нею буде «кожний поліграфічно окремо оформлений твір друку, що має номер друкарського замовлення... За окремі видання приймається кожний том, випуск, частина твору друку одного видання. Додруковування видання при випуску великими тиражами як самостійне видання не враховується». ч- Таким чином, для книг і брошур тимчасового зберігання такою одиницею буде кожний примірник книги або брошури. До брошур тимчасового зберігання відносять неперіодичні видання будь-якого формату обсягом понад чотири, але не більше 48 сторінок. Обліковою одиницею для серійних видань (журналів і видань, що продовжуються) також вважають примірник. Ноти, карти, враховуються як примірник навіть якщо це окремий аркуш, зошит, атлас, карта або альбом. Кожний із спеціальних видів технічної літератури — стандарти, технічні умови, описи винаходів до авторських свідоцтв і патентів, промислові каталоги і др.— вважається також самостійним примірником, а отже, і одиницею обліку. Діафільми враховуються окремими котушками; діапозитиви (слайди) — комплектами (або пакувальними коробками з описом); грамплатівки — дисками; магнітні фонограми — котушками, бобинами, касетами; фільмокопії — фільмами. Не враховуються зовсім плакати, карти, і інші матеріали, придбані для оформлення бібліотеки (ЦБС). За одиницю обліку може бути прийнята «назва» — умовне позначення одного видання, що створюює єдине ціле і випускається в одному або декількох томах. Це дозволяє прослідкувати, як розширяється репертуар видань, одержаних ЦБС, покращити комплектування, якщо дані обліку свідчитимуть про нескоординованість між кількісним і якісним складом фонду . Облік в назвах також дає можливість не тільки підсумовувати відомості про книжкові фонди і роботу з ними по всіх бібліотеках в загальнодержавній статистиці, але і зіставляти дані при аналізі роботи різних бібліотек.

ВИДИ І ФОРМИ ОБЛІКУ В бібліотеках застосовуються два основні види обліку: сумарний (інтегрований) і індивідуальний(диференційований).При сумарному обліку враховується партія надходження. Він дає загальні відомості про фонди бібліотеки, його склад і зміни, що відбуваються в ньому. Індивідуальний облік - це облік кожного примірника або назви книги (і залежно від того, чи ведеться він в окремій бібліотеці або ЦБС). Його основне призначення — забезпечення контролю за збереженням фонду. В ЦБС існує дві форми сумарного обліку: 1. «Книга обліку бібліотечного фонду... ЦБС», яка складається з трьох частин: частина 1 «Надходження до фонду... ЦБС», частина 2 «Вибуття з фонду... ЦБС», частина 3 «Підсумки обліку фонду... ЦБС»; 2. «Книга обліку бібліотечного фонду структурного підрозділу ЦБС» (підрозділу ЦБ, ЦДБ і філіалів), що складається з двох частин: «Надходження до фонду» і «Вибуття з фонду». Розподіл фонду за змістом може проводитися за формою «Книги обліку...» (графи 5—9) або за формою «Щоденника роботи... ЦБС», де відомості про зміст документів розподіляються в графах 5—Л2Формами індивідуального обліку є: обліковий каталог, «Журнал реєстрації карток облікового каталога» — в ОКиО ЦБ, «Опис інвентарних номерів» і алфавітний каталог — в структурних підрозділах ЦБСС.

СУМАРНИЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЩО НАДІЙШЛИ Сумарний облік документів, що НАДІЙШЛИ , починають із занесення їх в частину 1 «Книги обліку бібліотечної фонду... ЦБС» — «Надходження до фонду... ЦБС». Безпосередньо після прийому заповнюють графи 01—04, оскільки після цього перший примірник книги йде на виставку нових надходжень, а потім вся партія проходить індивідуальний облік; графи 1 —13 заповнюють на кінцевому етапі проходження документів в ОКіО. Для кожної партії нових надходжень, прибулих по одному супровідному документу, в 1-й частини «Книги обліку бібліотечного фонду... ЦБС» відводиться один рядок. Як і всяка облікова документація, «Книга обліку...» вимагає великої точності і акуратності її ведення. Тому при заповненні кожної графи слід керуватися певними правилами. Графа 01 «Дата запису» заповнюється в день запису. Графа 02 «№ записи по порядку» починається щорічно з №. 1, далі кожній партії книг привласнюється черговий порядковий номерники якій розписуються про отримання в останній /е «Книги обліку бібліотечного фонду... ЦБС». Оброблені дані разом з каталожними картками відправляють в підрозділи ЦБС. При передачі відповідальні за структурні підрозділи розписуються в «Книзі обліку...» свого підрозділу. Разом з партією книг у філіали (підрозділи ЦБ) направляють накладну, яка є копією запису в «Книзі обліку бібліотечного фонду... ЦБС» (її веде ОКіО на фонд структурних підрозділів). На підставі накладної роблять запис про видання, що надійшли, в «Книзі обліку бібліотечного фонду..» в самому філіалі (відділі).

3.8.2.ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЩО ВИБУВАЮТЬ ПРИЧИНИ ВИБУТТЯ

Причин, які викликають виключення документів з бібліотек, декілька: 1. Частина творів друку, що прослужили певний термін, приходить в такий стан, коли вони вже непридатні для читання або роботи, і їх виключають . З часом зносяться і кіно-фото-фонодокументи, їх також потрібно списувати. До цієї ж групи відносять виявлені в партії нові надходження і незамінені колектором дефектні примірники (або знайдені в процесі вивчення фонди). 2. Іноді читачі, переїжджаючи в інше місто, йдучи в армію і т. д., не повертають узяті в бібліотеці видання. Якщо спроба розшукати читача і отримати від нього книги не вдається, їх також доводиться виключати з фонду. Документи пропадають при поштових пересилках з бібліотеки в бібліотеку (по МБА, внутрішньосистемному обміну), що також веде до необхідності їх списання. 3. Бувають випадки, коли читачі втрачають книги, але замість них приносять інші. Загублені видання треба списати, заміну оформити як книги, що знову надійшли в бібліотеку. Списують загублені видання і у тому випадку, коли замість заміни читач виплачує їх 10-кратну вартість. 4. Деякі книги старіють за своїм змістом, а оскільки в масових бібліотеках повинні бути тільки цінні в науковому, виробничому і художньому відношенні документи, бібліотеки зобов'язані вилучати їх при вторинному відборі і виключати з складу фонду. 5. В бібліотеках при вивченні фонду виявляється дублетна, непрофільна і рідковикористовувана література. Вона нагромаджується з різних причин: міняється економічний профіль регіону, колектор вкладає в посилки незамовлені видання, через помилки в комплектуванні. Зайві примірники і книги, що не відповідають профілю комплектування даної бібліотеки, можна передати іншим бібліотекам, де вони будуть використані, до обмінно-резервних фондів, створених при обласних (краєвих) бібліотеках, бібліотеки-депозитарії, заздалегідь виключивши їх з фонду. 6.Документи бібліотеки можуть втратитись внаслідок стихійних лих. 7.Книги накінець вибувають з бібліотеки з невідомих причин, що виясняється під час перевірки бібліотечного фонду. Інші причини – це результат неконтрольованого бібліотекою зовнішньої дії на бібліотечний фонд. Централізація бібліотечної мережі в нашій країні почалася значно раніше, ніж була затверджена «Інструкція про облік бібліотечного фонду...». В ході експерименту по централізації і пізніше, коли вона стала повсюдним явищем, ЦБС по-різному враховували і враховують свої фонди (це дозволено і вищим організаціям, тим більше що ГОСТ 7.35—81 передбачає різні форми обліку при збереженні його видів). Колишні форми обліку зберігаються також в багатьох окремих бібліотеках. От чому слід зупинитися на деяких з них. Як в ЦБС, так, і в окремих бібліотеках сумарний облік ведеться в «Книзі сумарного обліку...», а індивідуальний в єдиній «Інвентарній книзі». За призначенням , структурою, змістом і правилами заповнення «Книга сумарного обліку...» мало чим відрізняється від «Книги обліку бібліотечного фонду...». Її істотною перевагою є те, що вона містить графи, які дають відомості про вартість документів, що підлягають запису в «Інвентарну книгу». Доцільно б ввести їх в «Книгу обліку бібліотечного фонду..», а в 2-й частині — також графи, в яких відзначають причини вибуття. За відсутності в бібліотеці «Книги сумарного обліку...» можна використовувати «Книгу обліку бібліотечного фонду...». Індивідуальний облік, що здійснюється в «Інвентарній книзі», відрізняється від індивідуального обліку пообліковому каталогу тим, що інвентарні номери привласнюються кожному примірнику документа, а не всім книгам, що мають одну назву, що забезпечує краще збереження фонду. Крім того, «Інвентарна; книга» сама по собі є більш надійною обліковою документацією, ніж каталог, що складається з карток. По «Інвентарній книзі» встановлюють ціну документа, наводять довідку про час його придбання. Вона пов'язана з «Книгою сумарного обліку...» і тому дає можливість перевірити, по яких накладних (рахівницям-накладним), актам поступав документ ; чи всі книги з даної партії пройшли індивідуальний облік. По «Інвентарній книзі» можна взнати, чи є книга в бібліотеці або вже списана, коли, по якому акту, а це, у свою чергу, дає можливість взнати, із якої причини вона вибула. «Інвентарна книга» служить інструментом при перевірці фонду. Вона зберігається постійно і повинна вестися з особливою старанністю . Потім на палітурці записують порядковий номер самої «Інвентарної книги», а також інвентарні номери, включені до неї. Це полегшує розшуки потрібного запису. Далі оформляють титульний аркуш, де пишуть повне найменування ЦБС, повторюють номер «Інвентарної книги» і вказують, коли книга розпочата, а по її закінченні — коли закінчена.

3.9.РОЗМІЩЕННЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

Фонд бібліотеки може бути повноцінно використаний лише в тому випадку, якщо він відповідним чином організований, тобто для документів, представлених в ньому, були створені такі умови, які забезпечували б легкий доступ до кожного документа, збереження фонду, умови для зберігання, відповідали естетичним вимогам, а крім того, гарантували комфорт і зручності читачам і бібліотекарям, що працюють з фондом. Для кожної бібліотеки розміщення бібліотечного фонду — складна проблема. Надходження до фонду (у зв'язку з інформаційним вибухом) перевищують кількість документів, що виключаються з нього. Тому раціональне використання площ будівлі бібліотеки для компактного розміщення фондів, забезпечення зручності зв'язків між окремими його частинами, а разом з тим певна автономність кожної з них — завдання , яке повинне розв'язуватися як при архітектурному плануванні бібліотечних будівель, так і в приміщеннях, пристосованих під бібліотеки. Існують три основні способи розміщення фонду: горизонтальне, при якому фонд розташовують в приміщеннях, що мають велику протяжність в довжину і ширину; це спосіб, що застосовується в більшості бібліотек нашої країни; вертикальне (баштове), його використовують головним чином великі фондосховища; змішане — поєднання першого і другого способів. Кожний з них має свої переваги і недоліки. Так, при горизонтальному розміщенні легко організувати відкритий доступ до фондів, виділити лінгвістичні і ін. Фонокабінети для роботи читачів, легше здійснювати перестановку фондів, особливо — в порівняно невеликому приміщенні, де фондосховище не має внутрішніх перегородок, і ін. А недоліки пов'язані з необхідністю знаходження великих будівельних майданчиків, протяжністю фонду і іншими незручностями, що в основному долаються при правильному архітектурно-планувальному рішенні. Прикладом може служити прекрасна бібліотека в р. Виборге, побудована в 30-і рр. фінським архітектором А. Аалтом. В її наземній частині розташовано читальний зал (з підсобним фондом), багатоярусний циліндровий абонемент, де фонд розміщено по стінах циліндра і відкрито для читачів, лекційний зал і система інших приміщень як для читачів, так і для службовців; на другому поверсі знаходяться кабінети для індивідуальної роботи, а фондосховище на 1 млн одиниць зберігання, опущене під землю, є під всією наземною частиною приміщення бібліотеки. Всередині воно обслуговується транспортерами, а з абонементом і читальним залом сполучено підйомниками. В даний час будівлю займають Виборзька ЦБС і ЦДБС. Вертикальне розміщення фонду дуже ємкісне. На відносно малих площах розташовують велику кількість документів, проте експлуатація його абсолютно неможлива без механізації. Інтенсивне зростання фондів призводить до того, що бібліотекам в приміщеннях, закритих для читачів, доводиться застосовувати зберігання, аналогічне тому, яке використовується в книгарнях, коли на 1 кв.м. площі розміщується близько 400 одиниць зберігання. Це досягається за рахунок нарощування висоти стелажів, зменшення відстані між стелажами, особливим розташуванням книг на полицях. Таке зберігання доцільне лише у фондосховищах великих бібліотек. Для малих, невеликих і середньої величини фондів необхідність вдаватися до такого способу зберігання — велике лихо; воно надзвичайно ускладнює доступ до документів, затрудняє роботу з ними у фонді (книгу не зняти з полиці і не повернути назад без драбини, яку ще треба принести і встановити), зрештою подовжується час доставки документів читачам, а для працівників бібліотеки це є істотним дискомфортом. Зрозуміло, бібліотеки шукають і в цілому ряді випадків знаходять способи оптимізації розміщення фондів: розосереджують фонд по структурних підрозділах, розташовують в різних приміщеннях за видовими ознаками, закріплюючи кожний з них за співробітниками бібліотеки, що дозволяє не тільки швидко знаходить документ, але і краще вивчити фонд, застосовують гнучке планування для перестановки фонду з метою найбільш зручного його функціонування і використання (як це було повсюдно при організації відкритого доступу до фондів) і ін. Розміщення фонду залежить від його величини і видового складу, площі і об'єму фондосховища, можливостей їх збільшення або перекладу книг на інші носії інформації — мікродокументи, магнітні стрічки. Для розміщення фондубібліотекар повинен уміти розрахувати наперед необхідну площу, передбачати зростання фондів і запланувати потрібний запас місця. При фонді бібліотеки, закритої для читачів, на 1000 книг потрібно мати від 2,13 до 2,5кв. м.площі (залежно від того, які стелажі вона має). Розрахунок площі сховища проводиться з урахуванням місткості стелажів, площі, займаної стелажами, і проходами між ними. Проходи між стелажами повинні бути шириною 75 см; головний прохід між торцями стелажів — 120 см; між стіною і стелажем, паралельному стіні, — 75 см; між стіною і боком стелажу — 45 см.. Таким чином, для розміщення фонду в 10 000 книг на шестиполичних стелажах (їх потрібно32—34) мінімальна площа, зайнята тільки книжковим фондом, складе біля 50 кв.м. При цьому треба враховувати, що запас площі сховища слід передбачати виходячи з приросту фондів в кожному з структурних підрозділів ЦБС.

3.9.1.РОЗСТАНОВКА БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

Розміщений в різних приміщеннях бібліотеки фонд необхідно далі розставити на полицях стелажів фондосховища або використати інше устаткування, призначене для документів певного вигляду. Розстановка фонду— важлива ділянка роботи в бібліотеці. Це не раз підкреслювала Н. До. Крупська. В мові на нараді директорів наукових держбюджетних бібліотек (1934) вона говорила про те, що до питань розстановки книг часто підходять «дещо звисока»: «„Ну, що таке розставити книги, — це всякий уміє". Не уявляє собі людина з боку всієї складності цієї справи... Це питання обслуговування того ж самого читача, швидкого і більш поглибленого обслуговування». Вона вважала, що відсутність розстановки перетворює фонд на «справжні кладовища» книг, мертвий капітал, даремний для читачів. Розстановка повинна допомагати бібліотекарям вивчати фонд за змістом, полегшувати тематичний підбір книг на полицях, їх рекомендацію, заміну книг, відсутніх у фонді, іншими виданнями, аналогічними за змістом, а читачам (в умовах відкритого доступу до фонду) — вибір творів друку по темі, що цікавить їх. Необхідно також, щоб розстановка була простою і зрозумілою, зручною, сприяла раціональному використанню всієї корисної площі фондосховища, створювала умови для правильного зберігання фонду і забезпечувала його збереження. Від виконання цих вимог, як і від приміщення фонду, залежить якість розстановки, ступінь і швидкість задоволення запитів читачів і рівень рекомендації найцікавіших видань і інших документів. Відомі декілька способів розстановки фондів. Змістовного типу: систематична розстановка, в основі якої лежать таблиці класифікації, що враховують зміст книг (видання розставляють, таким чином, по галузях знань), тематична, при якій широка тема збирає книги і документи різних галузей знань; предметна — більш вузька за змістом частина галузі знань. Алфавітна розстановка — розміщення творів друку за абеткою прізвищ авторів або, якщо вони не вказані, заголовків. Хронологічна розстановка — спосіб розстановки, при якому книги розташовують на полицях за роками їх видання. Географічна розстановка — розташування творів друку за абеткою місць їх видання (країни, міста) або територій, про які мовиться в книзі. Мовна розстановка — розстановка за мовами, на яких видані книги. Форматна розстановка — розстановка, за якою всі видання . ділять на групи (формати) за їх розмірами, залежно від висоти книги, і кожний формат розставляють окремо. Нумераційна розстановка — розміщення в порядку їх надходження в бібліотеку. При цьому їх розставляють або за інвентарними номерами (інвентарна розстановка), або дають кожній книзі порядковий номер незалежно від інвентарного номера (порядкова розстановка), або за книгою закріплюють певне місце у фонді: шафа, полиця і місце на полиці (фортечна розстановка). Власне нумераційна розстановка — це розстановка за номерами, що присвоюються деяким виданням (наприклад, спеціальним видам технічної літератури і документації) при їх випуску в світ. Таким чином, зі всіх перерахованих видів розстановок тільки змістовні враховують суть документів. Все інші . беруть за основу яку-небудь формальну ознаку: алфавіт авторів або заголовків, місце видання, рік, мова, на якій надрукована книга, і т. д., тому всі ці види розстановок називають формальними. Розстановка фонду за формальними ознаками, а не за змістом затрудняє розшук книг, тому що твори однорідної тематики опиняються в різних місцях і знайти їх без наведення довідки в каталозі неможливо. При формальних розстановках не можна вивчати фонд в процесі видачі і повернення книг на місце, використовувати розстановку для безпосередньої роботи з читачами. Але, не дивлячись на це, в бібліотеках нашої країни можна зустріти різні способи розстановки. Вибір їх обумовлений частіше за все необхідністю економії місця, а також розміром і складом фонду, системою обслуговування читачів і іншими причинами. Систематична розстановка найбільшою мірою відповідає вимогам, що пред'являються до розстановки в цілому, тому вона є основним способом організації фонду на стелажах в масових бібліотеках. Проте крім переваг цей вид розстановки має і ряд недоліків: 1) у відділах представлені не всі твори друку даної тематики, тому що зміст багатьох книг відноситься до декількох галузей знання, а на полиці книги можна поставити тільки в одному місці; 2) вона вимагає великої додаткової площі книгосховища, оскільки на кожній полиці потрібно залишати вільне місце для розстановки книг,що надходять; 3) при нерівномірному зростанні різних відділів фонду одні полиці заповнюються швидше, інші повільніше, що веде до необхідності час від часу пересувати фонди; 4) книги багатостороннього змісту, і зокрема багатотомні видання, які на полицях стоять тільки в одному відділі, вимагають, особливо при відкритому доступі до фонду, їх показу у відділах інших галузей знань, які теж складають їх зміст; 5) сама по собі систематична розстановка не забезпечує ідеальний порядок розташування книг на полицях. Тому бібліотеки, і зокрема ЦБС, фонди яких різноманітні за складом, використовують для їх організації систему, яка припускає з'єднання декількох способів розстановки. При цьому один з них є головним, а інші мають допоміжний характер.

3.9.2.СИСТЕМАТИЧНО-АЛФАВІТНА РОЗСТАНОВКА

При систематично-алфавітній розстановці книги розташовують перш за все по відділах, підвідділах і інших розділах таблиць класифікації. Усередині кожного з розділів книги розташовують в строгому алфавіті прізвищ авторів або при їх відсутності, заголовків творів друку. Таким чином, при розстановці підбирають спочатку книги з однаковими поличними індексами. В першому випадку при розстановці слід враховувати не тільки склад, за яким визначений авторський знак прізвища (або заголовки), але і всі їх подальші букви, а також другу частину, якщо прізвище подвійне або складова.. В іншому випадку, якщо на полицях треба розставити твір одного автора, це роблять за наступними правилами: спочатку розставляють повні зібрання творів, потім зібрання творів, твори, потім вибрані твори, далі вибрані твори і, нарешті, окремі твори і тематичні і жанрові авторські збірки в порядку алфавіту заголовків забезпеченню їх збереження в процесі організації і експлуатації, а також міру відповідальності осіб, що працюють з фондом і використовують його. Для того, щоб створити правильні умови зберігання фонду, необхідно знати причини, що викликають руйнування книг. Вони залежать від якості виготовлення, особливостей матеріалів, з яких зроблені книги, журнали, газети і інші документи: паперу і друкарських фарб, картону, тканин, шкіри, ниток, дроту, склеювальних речовин і ін. Фонд бібліотеки може піддаватися фізико-хімічним, біологічним і механічним пошкодженням. Фізико-хімічні пошкодження викликаються дією на книгу світла, забрудненого повітря, його вологості і температури. Під дією світла жовтіє і стає крихким папір. Світло руйнує також клей і фарби. Особливо згубно діє на книги пряме сонячне проміння. Тому природне світло, що поступає в книгосховище, повинне бути розсіяне. Для цього використовують захисні елементи освітлювальної апаратури, шибки покривають шаром білої масляної фарби або замінюють їх матовими стеклами, а якщо це неможливо, розташовують стелажі так, щоб уникнути попадання на книги прямого сонячного проміння. Краще, якщо вікна книгосховища будуть обернуті на північ. Затемнити приміщення можна за допомогою жалюзів. Надійним захистом книг від світла є палітурка, тому потрібно добиватися, щоб цінні книги були переплетені. Дрібний аркушевий матеріал слід берегти в коробках, теках або роз'ємних палітурках, касетах, підшивання газет — в теках, кришках з щільного паперу або картону. При забарвленні стін або інших поверхонь краще використовувати світлі, теплі тони. В штучно освітленому книгосховищі матові світильники повинні забезпечувати рівномірність і певну силу освітленості при відстані між світловими крапками в проходах між стелажами 2 м на висоті 2,5 м. Забруднене повітря містить в собі різні речовини, які знижують міцність паперу і палітурних матеріалів. Дуже шкідливий для книг пил. Мінеральні частинки пилу, потрапляючи в книгу, при згинанні сторінок роз'їдають папір, вугільний пил забруднює книги, частинки пилу, поглинаючи шкідливі гази з повітря, концентрують їх на поверхнях книги і посилюють розпад паперу; вапняний або цементний пил при великій вологості може склеїти сторінки книги. Пил, скоплюючись на сторінках, затрудняє проникнення в них повітря і конденсує вологу, в результаті чого створюються умови для розвитку цвілевих грибів і комах. Пил шкідливий не тільки для книг, але і для здоров'я людини (ГОСТ рекомендує як засоби індивідуального захисту респіратори, гумові рукавички). Тому регулярне очищення книгосховищ від пилу має велике значення. Перш за все треба прагнути того, щоб не допускати пил в книгосховища. Для цього біля зовнішніх дверей в бібліотеку поміщають скрепки , грати, килимки. Необхідно також виділити місце для гардероба. Щодня слід проводити вологе прибирання приміщення 2,5—5 % розчином формаліну. Якщо є можливість, треба придбати пилосос. В книгосховищі краще мати підлоги, що фарбують масляною фарбою або покриті лінолеумом. В санітарний день, один раз в місяць (як правило, останній день місяця), проводять ретельне прибирання всього приміщення бібліотеки, очищають від пилу книги, каталоги і картотеки. Книги витирають сухою ганчіркою з тканини, яка добре вбирає пил, один раз в рік обробляють пилососом кожну книгу, а при його відсутності — тампонами, злегка зволоженими розчином формаліну. Для книг однаково шкідлива дуже висока і дуже низька температура, особливо різкі її коливання, оскільки вони викликають зміни відносної вологості повітря. При великому змісті вологи в повітрі папір набухає, стає рихлим, волокнистим, деформується, втрачає міцність і легко рветься. При великій сухості повітря папір, навпаки, віддає вологу, втрачає еластичність, стає крихким. Обидва ці чинники впливають і на склеювальні речовини книги. Крім того, вологість створює умови для розвитку цвілі і комах. Тому бібліотекар повинен прагнути створення найсприятливіших температурних умов (-18 ±2 °З і підтримувати відносну вологість повітря 55 ±5 %2. Відхилення від норми температури і відносної вологості повітря можуть бути викликані режимом опалювання, різкими змінами погоди (при слабкій або великій теплопровідності будівлі) і неправильним провітрюванням. Кращим опалюванням є водяне центральне, але бібліотеки не завжди можуть самі вибирати спосіб опалювання. Тому регулювати температуру і вологість треба за допомогою природної вентиляції — провітрювання приміщення не рідше 1 разу на годину. При цьому потрібно враховувати температуру зовнішнього повітря (маючи на зовнішній стороні вікна, розташованого на північній стороні, звичайний термометр) і температуру усередині приміщення. Якщо в книгосховищі вологість повітря нижче за норму, її необхідно підвищити. Для цього в опалювальний сезон зменшують опалювання. В жарку пору року приміщення провітрюють тоді коли температура зовнішнього повітря вища за температуру приміщення, тому що вологість підвищується, якщо більш нагріте повітря змішується з менш нагрітим. Вологість повітря в приміщенні збільшується, якщо провітрювати його в дощову погоду. Біологічну шкоду завдають книгам бактерії, комахи і миші. Мехахічну шкоду книги отримують в результаті зносу. Старіння- це природній процес , але він може бути прискорений неправильним зберіганням чи поводженням з фондом, і навпаки, зупинений при виконанні необхідних санітарно-гігієнічних вимог.

3.10.РЕСТАВРАЦІЯ І КОНСЕРВАЦІЯ ВИДАНЬ

З часом йод під впливом повітря і світла матеріальні носії інформації піддаються фізико-хімічним змінам. Цей процес називають природним старінням. Крім того, у міру використання видання втрачають механічну міцність, можуть позбавитися частин тексту. Книги можуть бути зіпсований комахами, сопрофітами і гризунами. Для відновлення втрачених виданням властивостей негайно проводиться їх ремонт і реставрація. Дрібний ремонт — виправлення і усунення пошкоджень — здійснюється звичайно силами громадських діячів під керівництвом бібліотекаря. Реставрація (від лат. restavratio — відновлення) — це приведення видання в первинний або близький до первинного стан. Цей процес якісно вищий за ремонт. Великі бібліотеки мають сектори реставрації фондів, спеціальні лабораторії, що розробляють і застосовують різні способи реставрації і консервації фондів. Для того, щоб припинити процес природного старіння, проводять консервацію (від лат. conservatio — збереження) найцінніших видань — перш за все, призначених для вічного зберігання. З цією метою за дотриманням режиму зберігання і охорони спостерігають особливо строго, видання для використання видають по можливості рідше або не видають зовсім, замінюючи їх мікрофільмами. Якщо все ж таки необхідний оригінал, читача допускають безпосередньо у фондосховище. Твори унікальної цінності зберігають в сейфах з автоматичною підтримкою заданої температури і вологості. Над рішенням проблеми збереження книжкових багатств працюють багато учених і фахівців в нашій країні і за рубежем.

3.11.ПЕРЕВІРКА БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ. ЗДАЧА-ПРИЙОМ ФОНДІВ

3.11.1.ЗАВДАННЯ І ТЕРМІНИ ПЕРЕВІРКИ

Перевірка фонду— це звірення фактичної наявності книг і інших документів, які числяться за ЦБС в цілому або її структурними підрозділами, у тому числі сільськими бібліотеками-філіалами, бібліотечними пунктами, за читачами, із записами в документації. Вона є відповідальним моментом в роботі бібліотеки як в цілому, так і кожного з, її структурних підрозділів. Перевірка дає ясне уявлення про стан облікової документації: точності ведення облікового каталога, «Журналу реєстрації карток облікового каталога», «Книги обліку бібліотечного фонду... ЦБС», «Книг обліку бібліотечного фонду...» структурних підрозділів, правильності виключення книг. Суть перевірки полягає в тому, що кожну одиницю зберігання, яка перебуває на балансі, звіряють з документацією індивідуального обліку. В ході перевірки контролюється стан обліку видачі книг читачам, в пересувні бібліотеки, бібліотечні пункти, виявляється заборгованість, стають очевидними недоліки в роботі з збереження фонду і приведення його у відповідність із завданнями по обслуговуванню читачів, оскільки виявляються ветхі і застарілі за змістом книги, дублетна і непрофільна література. Перевірка дозволяє встановити конкретних винуватців неправильного обліку, обробки і використання фондів. Таким чином, в результаті перевірки можуть бути намічені заходи, що дозволяють усунути виявлені недоліки. Перевірка сприяє відновленню порядку в розстановці книг на полицях, виправленню недоліків в обробці книг (усуненню помилок в неправильній нумерації, систематизації і ін.). Крім того, перевірка фонду вирішує ще одне важливе завдання — забезпечення збереження книг. Тому перевірка бібліотечного фонду структурних підрозділів ЦБС проводиться періодично в терміни, встановлювані Міністерством культури республіки, а також при зміні особи, відповідальної за фонд (у відділі, філіалі ЦБС), або при надзвичайних обставинах. ЦБС доцільно мати перспективний план перевірки, затверджений директором ЦБС і затверджений з органами культури, в якому передбачаються терміни перевірки кожного з філіалів, а весь в цілому він повинен забезпечувати перевірку єдиного фонду ЦБС приблизно один раз в 10 років. За чергову перевірку зараховується перевірка при зміні завідувача відділу або філіалу. Терміни перевірки залежать від об'єму фонду. Так, для дитячих бібліотек-філіалів і сільських бібліотек-філіалів з фондом до 100 тис. примірників термін перевірки — один раз в 5 років; для структурних підрозділів ЦБ, ЦДБ, міських бібліотек-філіалів (з тим же об'ємом фонду) — один раз в 7 років; для ЦДБ і бібліотек-філіалів, чиї фонди налічують 100 і більш тис. одиниць зберігання, — один раз в 10 років.

3.11.2.ПІДГОТОВКА ДО ПЕРЕВІРКИ

Планову перевірку необхідно ретельно готувати за два-три місяці до її проведення. В процесі підготовки редагується алфавітний каталог, вибірково перевіряється, чи вилучені з нього картки на книги, вибулі між двома перевірками, а якщо їх декілька примірників, чи зроблені відповідні відмітки на картках і в старих інвентарних книгах. В тих випадках, коли виявляються пропуски, необхідно провести повторну суцільну перевірку актів і оформити списання належним чином. Ще раз звірити в ОКіО ЦБ дані обліку бібліотечного фонду. Потім треба проглянути формуляри читачів, документи, що засвідчують видачу книг в бібліотечні пункти, і ліквідовувати заборгованість. Якщо книги давно не обмінювалися, обміняти. В результаті цієї роботи виникає необхідність в обліку книг, прийнятих від читачів замість загублених. Всю заміну, що є в бібліотеці, слід оформити. Після цього необхідно проглянути фонд, перевірити правильність розстановки і далі ретельно стежити за порядком на полицях. Якщо перевірка близька до термінів, коли ЦБС проводить списання документів, вилучити ветху, дублетну літературу, оформити її актами, рівно як і книги, загублені читачами, з тим щоб встигнути передати акти і книги в ОКіО ЦБ, отримати затверджені акти назад і провести виключення вибулих видань. Далі слід також навести лад в обліку книг, отриманих по МБА і внутрішньо-системному книгообміну: не потрібні читачам видання повернути, потрібні — перевірити по зошиту обліку замовлень і тримати окремо один від одного і від решти фонду. Підставою для перевірки філіалу (відділу) служить наказ по ЦБС (а фонди ЦБ — наказ вищої організації), в якому вказано, в які терміни повинна здійснюватись перевірка, і визначений склад комісії. Головою її може бути або працівник ЦБ, або представник громадськості (при перевірці фонду самої ЦБ представник районного або міського відділу культури). В завдання комісії входить складання календарного плану перевірки; підготовча робота до перевірки; знайомство з документацією; інструктаж учасників перевірки (як працівників бібліотеки, так і активістів-громадського діячів); проведення самої перевірки; підведення підсумків. Чим ретельніше проведені всі підготовчі заходи, тим буде вищою якість перевірки, тим менше труднощів і непорозумінь буде при підведенні її підсумків. На час перевірки філіал, як правило, припиняє видачу і лише приймає книги, що повертаються читачам. На видному місці комісія вивішує оголошення з вказівкою, коли філіал закривається на перевірку і коли він відновить свою роботу. В період підготовки до перевірки і підведення підсумків філіал може функціонувати нормально і видавати книги читачам.

3.11.3.ПЕРЕВІРКА ФОНДУ

Перевірка фонду здійснюється за допомогою контрольних талонів. Суть її полягає в такому: на кожний примірник книги виписують талон; на ньому вказують інвентарний номер, прізвище автора або (коли прізвище автора відсутнє) перше слово заголовка (розмір талона— '/2 каталожної картки). Далі контрольний талон вкладають в кишеньку. Після того, як талони на весь фонд складені, члени комісії виймають їх з книг, попутно перевіряючи правильність записів. На форзаці книги роблять відмітку про перевірку, використовуючи при цьому спеціальний штемпель, або пишуть від руки рік (1992; 92). Після цього талони складають в наперед підготовлені ящики. ... Стелажі, де книги перевірені і талони з них вийняті, підписують «Перевірено». Це дає можливість бачити перевірену і неперевірену частини фонду, виключає розстановку неперевірених виданні в перевірену частину, забезпечує гарантію того, що ні один стелаж при перевірці не був пропущений., Зразкові норми робіт по перевірці на одну людину такі: написання контрольних талонів за 8-годинний робочий день — 480; підбір контрольних талонів по інвентарних номерах —2200; звірення їх з інвентарною книгою або іншою формою індивідуального обліку-1920. На всі ці види робіт можна направити одночасно велику кількість співробітників. Далі виписують контрольні талони на книги, що числяться за читачами і бібліотечними пунктами. Книги, прийняті від читачів, не ставлять на полиці, а відкладають в спеціально відведене місце і перевіряють тільки тоді, коли перевірений весь наявний фонд . Дуже важливо також прослідкувати, щоб де-небудь не залишилися пачки неперевірених книг (відкладених в ремонт, приготованих до списання і т. п.). Потім контрольні талони розставляють в порядку інвентарних номерів і звіряють їх з інвентарними книгами, алфавітним каталогом або іншими формами індивідуального обліку, роблячи в них відмітки про перевірку («галочки»). Перевірені картки при цьому ставлять у вертикальне положення (картки, що залишилися в горизонтальному положенні, — це картки на книги, що не пройшли перевірку). При перевірці можуть виникнути різного роду непорозуміння: 1) під даним номером в документації записано інше видання; 2) книга під названим інвентарним номером відзначена як вибула; 3) на книзі не знайдено інвентарного номера. Такі контрольні талони разом з книгами треба відкласти на спеціально звільнені полиці (кожний випадок — окремо) і зробити на полицях відповідні написи: «Книги з неправильно вказаними номерами», «Книги без інвентарних номерів». Розбиратися з ними потрібно буде до кінця перевірки.

3.11.4.ЗДАЧА-ПРИЙОМ ФОНДУ

При передачі всього або частини бібліотечного фонду також обов'язково проводиться перевірка. В цих випадках перевірка окрім задач, які розв'язуються звичайно, звільняє нового завідувача від відповідальності за книги, що зникли в період роботи колишнього завідувача , і разом з тим покладає на нового завідувача моральні і матеріальні обов'язки з збереження прийнятого фонду. І бібліотекар, що здає фонд, і бібліотекар, що його приймає, в рівній мірі зацікавлені в тому, щоб перевірка і передача пройшли успішно. Тому підготовку до перевірки і передачі фонду завідувач, що здає бібліотеку, проводить точно так, як і при звичайній перевірці фонду. Передача фонду здійснюється на підставі наказу директора ЦБС, в якому вказується, хто, кому, в які терміни повинен передати філіал, і призначається комісія, до складу якої додатково (порівняно з наказом про перевірку) включається новопризначений завідувач.

Контрольні запитання:

1.Що входить до складу бібліотечних фондів? 2. Які функції бібліотечних фондів? 3.Основні властивості бібліотечних фондів 4.Визначити класифікаційні особливості бібліотечних фондів 5. Назвати принципи і завдання комплектування бібліотечних фондів 6.Дати характеристику основним видам комплектування бібліотечних фондів. 7.Що означає «початкове» комплектування? 8.Які методи вивчення бібліотечного фонду 9.Назвати джерела постачання бібліотек документами 10. Дати характеристику бібліотечного колектора 11. Які функції виконує обов'язковий примірник? 12. Що включає поняття «Книгообмін»? 13.Які існують види і форми обліку бібліотечних фондів? 14.Назвати одиниці обліку бібліотечних фондів 15.Назвати причини вибуття документів із складу бібліотечного фонду 16.Дати характеристику розміщення бібліотечних фондів 17.Вказати способи розстановки бібліотечних фондів 18.Які функції виконує реставрація і консервація видань? 19. Назвати основні завдання перевірки бібліотечних фондів. 20.Дати характеристику процессу «Здача-прийом фонду»