МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Филиал ГОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет» в г. Чебоксары

КАФЕДРА ИНОСТРАННЫХ ЯЗЫКОВ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ №

для самостоятельной работы студентов

специальности 080502/8

по дисциплине «Деловой иностранный язык» (английский)

“Business Writing”

Чебоксары 2011

ББК

Г

Методические указания составлены на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования к содержанию и уровню подготовки выпускника по специальности 080502/8 «Экономика и управление на предприятии (туризма и гостиничного хозяйства)»

РЕЦЕНЗЕНТЫ:

СОСТАВИТЕЛЬ: ст.преподаватель Маринина И.Г.

ОБСУЖДЕНО

на заседании кафедры иностранных языков

«26» января 2011г., протокол № 1

ОДОБРЕНО

Редакционно-издательским советом филиала ГОУ ВПО СПбГИЭУ в г. Чебоксары «___» ____________ 2011 г., протокол №

Введение

В бизнес-сообществе успех во многом зависит от умения вести деловые переговоры - как в устной, так и в письменной форме. Деловая переписка - одна из важнейших составляющих бизнес-деятельности. Профессиональную компетентность сотрудника любой крупной компании характеризует умение правильно составить деловое письмо на английском языке.

Целью данного пособия является сформировать у студентов специальности 080502/8 навыки необходимые для успешного делового общения в письменной форме и качественно подготовиться к сдаче итогового дисциплинарного экзамена по английскому языку.

Учебное пособие состоит из 4 разделов в соответствии с тематической типологией деловых писем и содержит:

- краткое описание основных видов деловой переписки с примерами;

- фразы и выражения, характерные для данного вида делового общения;

- задания для тренировки.

Обучение деловой переписке ведется с учетом сферы будущей деятельности студентов, а именно рассматриваются типы писем и формы переписки, необходимые для работы в туристической индустрии.

Пособие рекомендовано для использования студентами в качестве дополнительного материала для самостоятельного изучения.

Раздел 1. Типовое деловое письмо. Общие правила.

Самые важные виды деловой переписки для международного общения – письма, факсы и электронная почта.

Деловые письма кому-то могут показаться устаревшим средством общения, но это далеко не так. Бизнесы в англоязычном мире общаются посредством писем в наше время ничуть не меньше, чем через электронную почту. Приглашения и поздравления, например, уважающие себя бизнесы рассылают по электронной почте только в исключительных случаях. Многие электронные сообщения и факсы дублируются в письмах. Деловое письмо обладает своей спецификой, оно должно соответствовать целому ряду требований. Для разных видов корреспонденции (будь то письмо-предложение, -запрос, -заказ, -извинение и т. д.) эти требования неодинаковы. Во-вторых, правила деловой переписки в русском и англоязычном бизнес-сообществе во многом различны.

Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

Так как деловые письма являются документацией, слева оставляют примерно 2 см. для возможности последующей подшивки. Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки (британский вариант), с использованием красной строки (американский вариант). Между абзацами письма оставляется одна свободная строка.

Если Вы пишете письмо от лица компании, обычно Вы делаете это на фирменном бланке. Поэтому адрес Вашей компании (турфирмы, отеля и т.д.) вы пишете вверху в центре, добавив всю недостающую контактную информацию (телефоны, факсы и т.д.)

Ниже в левом углу письма указывается полное имя получателя. В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия.

Например:

Mr. J.R. Tolkien,

Mr. John Tolkien,

Другие формы вежливого обращения:

Mrs. — должностное лицо — замужняя женщина,

Miss — должностное лицо — незамужняя женщина,

Ms. — должностное лицо — женщина, чье семейное положение вам не известно,

Messrs (сокр. от messieurs "господа") — используется при адресации к двум или более мужчинам.

Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы и т. д.

Если фамилия получателя неизвестна, пишется название компании. Следующей строкой указывается адрес получателя (в соответствии с заданием), причем индекс и город указываются на одной отдельной строке; следующей, последней строкой пишется страна получателя.

Дата отправления Вашего письма указывается на одном уровне с получателем с правой стороны. Существует несколько способов написания даты, будьте внимательны, здесь легко допустить ошибку. Варианты написания даты:

10 August 2011

10th August 2011

10th August, 2011

August 10, 2011

August 10th, 2011

При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты. Дело в том, что в Великобритании и Америке даты пишутся по-разному. Так, дата 10.08.2011 в Англии обозначает 10 августа 2011г., а в США 8 октября 2011 г. Лучше придерживаться какого-нибудь одного варианта из первого способа во всех своих письмах.

Несколькими строками ниже следует обращение, всегда начинающееся со слова Dear… . Обращение сопровождается вежливым обращением (после которого не ставится точка) и фамилией получателя. При обращении по фамилии заключительной фразой Вашего письма должна быть фраза Yours sincerely. После обращения возможна запятая, которая также ставится и после заключительной фразы. Например:

Dear Mr Brown,

………………

Yours sincerely,

………..

Но: если запятая отсутствует после обращения, ее также нет после заключительной фразы.

В случае, когда имя получателя неизвестно (например, Вы пишете в фирму), используется обращение Dear Sirs или Dear Sir or Madam. В этом случае заключительной фразой письма будет Yours faithfully. Правила с запятой сохраняются. Например:

Dear Sirs,

………..

Yours faithfully,

…………..

Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.

Главная мысль может начинаться с благодарности за полученное письмо: “Thank you for you letter of 23 March 2011.”

Каждая новая мысль начинается с нового абзаца (между которыми оставляется одна свободная строка). Стиль общения – официальный (отсутствуют сокращенные формы, разговорные и сленговые выражения). Знаки препинания ставятся согласно правилам пунктуации (точки в конце каждого предложения обязательны).

В конце текста письма вежливо пишется завершающая фраза, например: We look forward to seeing you in our hotel.

Через пару строк ниже текста письма пишется заключительная фраза (Yours sincerely или Yours faithfully).

Ниже - Ваша подпись.

Следующей строкой – расшифровка подписи.

Последняя строка – Ваша должность (в соответствии с заданием).

Если Вы прилагаете что-то к своему письму, в конце Вы пишете Enclosure (Enc.) и перечисляете, что Вы высылаете вместе со своим письмом с указанием количества высылаемых компонентов, например

Enc.: а price list (1), a catalogue (1).