Питання для самоконтролю

1. Формування виробничої структури підприємства.

2. Формування функціональної структури підприємства.

3. Розкрити методи проектування організаційнихформ управління..

4. Назвати етапи формування структури підприємства.

Питання для самостійного вивчення

1. Вимоги до вищого управлінського персоналу підприємства

2. Організація підвищення кваліфікація керівного складу підприємства.

Тема 7. Логістична модель організації підприємства: формування інформаційних потоків

Управління за своєю технологією - це процес отримання і перетворення інформації, суть якого полягає в тому, що керівник в ході своєї діяльності завжди вирішує три взаємозв'язані задачі:

1) формує вихідну інформацію про стан об'єкту управління і перспективи його зміни;

2) обробляє вихідну інформацію і формує нову: управлінське рішення, як інструмент дії на об'єкт управління з метою переведення його в необхідний новий стан;

3) запроваджує управлінське рішення, тобто доводить його до виконавців і контролює їх діяльність.

Цей процес є циклічним, оскільки впровадження кожного управлінського рішення змінює стан об'єкту і через деякий час вимагає нового рішення.

Якість управлінського рішення, тобто його здатність змінити стан об'єкту в необхідному напрямі є принциповою умовою ефективного управління підприємством. З погляду інформаційного забезпечення якість управлінського рішення визначається наступним:

- інформація має бути своєчасною, тобто надходити в терміни, що дозволяють підготувати обгрунтоване і дієве рішення;

- інформація має бути достовірною, тобто відображати фактичний стан справ з максимальною точністю;

- інформація має бути повною, тобто достатньою (але не надмірною) для ухвалення якісного рішення.

Ці вимоги ставлять задачу формування системи інформаційного обміну між підрозділами підприємства, тобто певного регламенту передачі інформації від підрозділу до підрозділу (фактично від керівника до керівника, від керівника до виконавця, від виконавця до керівника, від виконавця до виконавця). Ця система має логістичну природу: інформаційний обмін носить характер потоків - безперервного руху певної інформації в певних напрямах, що дозволяє моделювати цей процес для будь-якої підприємства. Необхідність моделювання інформаційного обміну визначається тим, що лише поставивши точні завдання в цій області перед конкретними керівниками, можна забезпечити, по-перше, їх цілеспрямована взаємодія один з одним і, отже, цілісність організаційної структури підприємства, і, по-друге - висока якість управлінських рішень.

Фактично, в ході моделювання необхідно вирішити три завдання:

1. Регламентувати інформаційний обмін між підрозділами організаційної структури.

2. Сформувати систему отримання інформації про стан зовнішнього середовища підприємства.

3. Організувати (аж до регламентації) інформаційний обмін всередині підрозділів організаційної структури.

Як показує досвід, центральною з цих задач є перша: її розв'язання дозволяє точно визначити підходи і способи реалізації другої і третьої.

Інструментом рішення першої задачі, що добре зарекомендував себе на практиці, є побудова матриці інформаційного обміну між підрозділами підприємства, яка спочатку відображає організаційну структуру підприємства. (Помітимо, що за результатами інформаційного моделювання в організаційну структуру можуть бути внесені певні зміни). Формально це полягає в тому, що в рядки і стовпці матриці вносять найменування посад керівників підрозділів організаційної структури. Елементами матриці є запити на інформацію - конкретно сформульовані вимоги до джерела, змісту і термінів надання інформації даній посадовій особі від інших посадових осіб.

В цілях впорядкування матеріалу і його пристосування для цілей аналізу і моделювання передбачається наступна техніка складання вихідної матриці інформаційного обміну, тобто першого етапу моделювання.

1. Кожен керівник заповнює лист інформаційних запитів: документ довільної форми, в якому викладає суть кожного інформаційного запиту.

2. Починаючи з першого керівника, всі керівники підрозділів послідовно, в порядку їх переліку в матриці вносять до її клітин номери відповідних запитів.

Другим етапом моделювання є аналіз даних вихідної матриці інформаційного обміну, який проводить особа (спеціально призначений працівник підприємства або незалежний експерт), відповідальна за розробку моделі. Цей аналіз включає:

1. Оцінку кількості запрошуваної керівником інформації. Ця оцінка повинна проводиться як по числу запитів, так і за об'ємом кожного з них.

2. Проведення прямих переговорів з керівниками з приводу обсягу і структури запрошуваної інформації з метою з'ясування трьох обставин:

- причини високих вимог запитів в цілому і відносно конкретних керівників;

- причини аналогічних низьких вимог;

- з'ясування розуміння керівника своєї загальної ролі в процесі управління підприємством.

Третій етап моделювання полягає у формуванні остаточної матриці інформаційного обміну між підрозділами. Тут точно встановлюється потреба в інформації кожного керівника (виходячи з обгрунтованих кадрових і організаційних змін). Ця потреба в змістовному аспекті фіксується в нормативних документах (посадових інструкціях, Положеннях про підрозділи, в Положенні про документообіг підприємства).

Принциповою основою формування остаточної матриці є максимальне поєднання інформаційного обміну з адміністративними зв'язками, зафіксованими в організаційній структурі. Інформаційний обмін по горизонталі (по зв'язках узгодження) є допустимим, але в певних рамках, а обмін по лінії «керівник - виконавець іншого підрозділу» слід по можливості виключити.

Виходячи із змісту остаточної матриці інформаційного обміну відносно нескладно встановити завдання кожного керівника в отриманні інформації про зовнішнє середовище підприємства, оскільки певна її частина надходить від керівників інших підрозділів і лише та, що залишилася формується керівником самостійно.