Особова справа

Особова справа на засудженого є основним обліковим до­кументом в установі. Вона формується ще в ізоляторі тимча­сового тримання чи в СІЗО, надходить водночас із засуд­женим до УВП і зберігається в архіві після його звільнення.

З метою забезпечення повного і точного обліку засуд­жених встановлені певні правила ведення цього облікового документа. Основним нормативним документом, що регла­ментує порядок ведення особових справ, є Інструкція про роботу спеціальних відділів (відділень, груп, частин) УВП, яка оголошена наказом МВС України від 20 лютого 1992 р. № 76.

Особова справа на засудженого містить дві частини. Перша комплектується документами, які визначають чи змінюють правове положення особи, засудженої до позбав­лення волі, а також документами, що фіксують факти цих змін. До цієї частини особової справи підшиваються доку­менти, які перераховані в додатку № 5.

Друга частина комплектується документами, які відобра­жають хід процесу відбування покарання, а також виправлен­ня засуджених. Особові справи нумеруються в порядку їх над­ходження, починаючи з 1 січня кожного року, їх номер скла­дається із реєстраційного номера прибулого до УВП, першої літери прізвища засудженого і двох останніх цифр року прибуття (156-М-99).

Особові справи засуджених зберігаються в сейфах (мета­левих шафах) в алфавітному порядку. Для тимчасового користування (на строк не більше 5 днів) особові справи видаються тільки працівникам оперативного відділу. Видача та повернення особових справ здійснюється під розписку в відповідному журналі. Інші посадові особи (начальники загонів, вихователі та ін.) знайомляться з особовими спра­вами безпосередньо в приміщенні спеціального відділу, де обладнується окрема кімната чи робоче місце. Видача осо­бових справ цим категоріям співробітників також здій­снюється під розписку.

10*

148 Тема 9

Особові справи на засуджених з УВП можуть бути відправлені тільки по запиту органів прокуратури та суду. В усі інші органи особові справи можуть бути направлені з дозволу керівництва УВП. Контроль за їх своєчасним поверненням ведеться за копіями супроводжувальних листів. Особові справи засуджених, які скоїли втечу з УВП, терміново переда­ються до оперативного відділу під розписку.

За необхідності ознайомлення засудженого з матеріалами особової справи, йому вголос зачитуються певні документи, про що робиться відповідний запис.

Іноді у осіб, які проводять попереднє розслідування, може виникнути необхідність вилучення з особової справи засуд­женого якихось документів. Вони можуть бути вилучені на підставі постанови слідчого про провадження виїмки (ст. 178 КПК). Всі вилучені документи повинні бути перераховані в протоколі виїмки чи опису вилученого. Один примірник про­токолу залишається в УВП. У випадку, коли особова справа на засудженого була втрачена, її слід відновити. Для цього треба провести дактилоскопування та фотографування засуд­женого, детально опитати його і водночас звірити відповіді з допоміжними обліковими документами, що надійшли з УВП. Негайно запросити у суді копії судових рішень, які є підставою для його тримання в місцях позбавлення волі. В першу чергу необхідно відновити справи на осіб, які підлягають звільненню. На підставі матеріалів опиту й інших облікових документів виноситься письмовий висновок, який затверджується вищестоящим керівництвом і є підставою для тримання засудженого в УВП до відновлення копії вироку суду. На обгортці відновленої особової справи робиться напис "відновлена".

З метою збереження особових справ і усунення можливих неточностей в персональному обліку засуджених, адміні­страція УВП зобов'язана не менш одного разу на рік про­водити звірку особових справ і облікових карток з фактичною наявністю самих засуджених.

Після звільнення засуджених особові справи на них зберігаються в архівах УВП. Строки зберігання особових справ визначаються відомчими нормативними актами ДДПВП.

Облікові картки заповнюються на підставі документів особових справ засуджених, які прибули до установи. З цих карток складається картотека в алфавітному порядку.

Класифікація, розподіл, приймання та облік засуджених ... 149

Облікові картки засуджених, знятих з обліку, з картотеки вилучаються. На них робиться відмітка про підставу зняття з обліку. З цих карток складається архівна картотека в алфавіт­ному порядку.

Якщо засуджений змінив своє прізвище у зв'язку з одру­женням, на нього заповнюється сигнальна картка за обраним ним прізвищем. В обліковій картці робиться запис про наяв­ність сигнальної картки на нове прізвище. У випадках розри­ву шлюбу засудженим і відновлення його дошлюбного пріз­вища сигнальна картка після внесення до неї виправлення поміщується в картотеці.

Для здійснення контролю за своєчасним звільненням за­судженого, а також за проходженням строків, після відбуття яких можна подати до умовно-дострокового звільнення, замі­ни невідбутої частини строку позбавлення волі більш м'яким покаранням та переводу до установи-поселення, на кожного засудженого заповнюється контрольно-строкова картка. З цих карток складається контрольно-строкова картотека. В кінці кожного року для особливого контролю з неї вилуча­ються картки на засуджених, які підлягають звільненню у на­ступному році, та розміщуються за датами закінчення строку покарання (місяць, день). При етапуванні в інше місце по­збавлення волі, звільнення або смерті засудженого, контроль­но-строкова картка вилучається з картотеки та прилучається до його особової справи.

На засуджених, яким у поточному році виповнюється 18 років, заповнюються контрольні картки, з яких складається картотека на один рік. Картки розташовуються за датами ви­повнення 18 років (місяць, день). При етапуванні неповно­літнього в іншу установу картка прилучається до його особо­вої справи, а в інших випадках вибуття — вона вилучається з картотеки і знищується.

Картки зберігаються в спеціально обладнаних для цих ці­лей металевих шафах або ящиках. При надходженні з Мініс­терства внутрішніх справ (МВС) або управлінь внутрішніх справ (УМВС) копії висновків про встановлення засуджено­му родового або зміненого у встановленому законом порядку прізвища та інших змін, спецвідділ сповіщає про це засудже­ному під розписку, заводить на нього нову облікову і конт­рольно-строкову картки та вносить відповідні зміни в інші облікові документи. Нова облікова картка після занесення в