5.2Ввод, редактирование и форматирование данных

В любой ячейке Excel может содержаться один из трёх типов данных: текст, число или формула. Тип данных определяется автоматически при вводе. Ввод данных осуществляется непосредственно в поле текущей ячейки, или в строку формул. Вводимые данные отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Если ввод начинается со знака равенства, то это понимается как ввод формулы, значение которой нужно вычислить. Если данные могут быть интерпретированы как число (в том числе и отрицательное, и дробное), то так и происходит. В противном случае данные рассматриваются как текст.

Редактирование содержимого активной ячейки можно произвести щелчком по строке формул или двойным щелчком по ячейке. При этом появляется курсор, изменения вносятся с клавиатуры, как в текстовых редакторах. Завершается ввод и редактирование нажатием клавиши Enter или щелчком на пиктограмме в строке формул.

Форматирование ячеек. Форматирование в Excel предполагает ряд действий по установке форматов данных, параметров шрифтов и выравнивания, границ, заливки. Форматируемые ячейки или диапазон должны быть выделены, затем меню ФОРМАТ ► ЯЧЕЙКИ вызывает диалоговое окно «Формат ячейки», имеющее шесть вкладок: ЧИСЛО, ВЫРАВНИВАНИЕ, ШРИФТ, ГРАНИЦА, ВИД, ЗАЩИТА устанавливаются необходимые параметры.

Вкладка ЧИСЛО позволяет установить формат ячейки как числовой. В поле «Числовые форматы» приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. Опишем числовые форматы.

«Числовой» — устанавливает число знаков после запятой и, при необходимости, разделитель групп разрядов (три разряда — пробел, начиная от запятой) удобен для представления чисел с фиксированной запятой, применимы все арифметические операции.

«Денежный» — число, которое сопровождается знаком валюты р., $, €, ¥ и т.д. С точки зрения общего формата запись в ячейке 12,34$ является текстом, но если формат ячейки объявлен как денежный, то это число, с которым могут производиться арифметические действия.

«Финансовый» — то же, что и денежный, но выравнивание в столбцах происходит по запятой; удобен тем, что длина записи числа отражает ее величину, это снижает вероятность ошибки при просмотре документа.

«Дата» — позволяет отобразить дату по одному из шаблонов. Дата есть количество дней, прошедших с первого января 1900 г. С датой можно работать как с числом, т.е. если в ячейке А1 содержится дата 01.04.09, а в ячейке В1 мы наберем формулу = А1 + 1, то результат получится 02.04.09, но если ячейку А1 переформатировать в числовой формат, то получится 39904.

«Время» — служит для отображения времени по одному из предлагаемых шаблонов. Надо помнить, что время — это доля суток от 0 часов, т.е. число 0,25 в формате «дата- время» даст 6 часов утра, 0,5 — 12 часов.

«Процентный» — число в ячейке умножается на 100 и добавляется символ %.

«Дробный» — число представляется в виде обыкновенной дроби (приближенно) по шаблону

«Экспоненциальный» — число представляется в виде мантиссы и порядка; удобен для приближенных вычислений с плавающей запятой в различных научно-технических расчетах.

«Текстовый» — содержимое, каким бы оно ни было, воспринимается процессором как текст. Арифметические операции недопустимы.

«Дополнительный» — то же, что и текстовый, но текст форматируется по маске (образцу): номер телефона, почтовый индекс и т.д.

Вкладки ВЫРАВНИВАНИЕ и ШРИФТ. Некоторые команды этих вкладок дублируются на панели инструментов «Форматирование», аналогично диалоговым окнам выбора шрифта Word.

Вкладка ГРАНИЦА — позволяет установить толщину, форму, цвет линий границ любых ячеек. Сначала устанавливается «тип линии» и цвет, затем указывается, к каким границам выделенного диапазона их применить.

Вкладка ВИД — определяет цвет и узор заливки ячеек.

Вкладка ЗАЩИТА — позволяет установить или снять защиту с выделенного диапазона, изменить режим отображения формул. Обычно это делается перед тем как защитить весь лист, т.е. если на рабочем листе сделаны расчеты, то с исходных данных защиту снимают, а весь лист с формулами и промежуточными результатами защищается (меню СЕРВИС ► ЗАЩИТА ► ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ...). Защищаемые ячейки становятся недоступными для редактирования.