52)Формирование дел
Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку
Подготовка документов к последующему хранению и использованию
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.
Подготовка документов к архивному хранению
Предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
53) Жизненный цикл документа в сэдРождение
В один прекрасный день на свет появляется новый документ. Этот праздничный для документа день в современных системах хранения фиксируется и хранится, однако в стихии обычных файловых систем можно легко потерять предысторию файла. Достаточно, например, просто переписать на его место новый файл с тем же именем, и никто уже не вспомнит о предшественнике, не говоря уже о том, что файл, полученный из Сети, вообще не имеет «ни рода ни племени»: датой его создания всегда будет момент, когда он оказался на жестком диске вашего компьютера. В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» — карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.
Становление
Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком» — неокрепший документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. Качество результирующего документа во многом зависит от того, насколько успешно и организованно он прошел через эту «черную» полосу своей жизни. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения. Когда в СЭД один из сотрудников забирает документ для редактирования, остальные увидят это и не смогут изменить документ до тех пор, пока первый не вернул его обратно. При этом возвращенному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть, посмотреть и редактировать. Все действия всех участников процесса документируются, поэтому никакой путаницы не возникнет.
Публикация
Это день, ради которого документ создавался и доводился до ума. Публикация — это момент, после которого документ «умирает». Благодаря наличию механизма публикации вы можете быть уверены, что всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру. А что если потребовалось что-то изменить в документе после публикации? Для этого на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция поддержана по-разному. Где-то создается полностью новый документ, а где-то — просто новая версия.
Архивирование
После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней. Создание архива — задача непростая, зависящая от потребностей организации. Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, которые редко используются, можно положить на менее дорогие, но медленные носители. Для решения таких задач применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM были встроены в Windows 2000, однако существуют и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность. Таковыми являются, например, продукты серии DiskXtender компании Legato Systems, Tivoli Storage Manager, Veritas Storage Migrator и др.
Поддержка жизненного цикла в различных СЭД
Практически все современные системы электронного доку ментооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка. Перечислять СЭД, в которых та или иная функциональность не поддержана, задача неблагодарная: к моменту появления этой статьи может выйти новая версия, где эта функция уже имеется. Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива — хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла. После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно «пристыковать» электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой. Например, компания «Электронные Офисные Системы» предлагает состыковать свой продукт «Дело» с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet». Тот же самый сервер компании «Кодекс» применяет и компания «Гранит-Центр» в качестве электронного архива к своей системе «ГранДок». Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.
Компоненты СЭД
Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.
Хранилище атрибутов документов
Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» — набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.
Хранилище самих документов
Для реализации хранилища документов, опять же, существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД. С точки зрения прагматичного пользователя между этими подходами, если оценивать их в целом, большой разницы нет. Но некоторые особенности все же имеются.
Бизнес-уровень
На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота. Можно выделить ряд фундаментальных компонентов, из которых, как из кубиков, складывается функциональность любой СЭД.
55) Понятие и виды информационно-вычислительных сетей Определение. Информационно-вычислительная сеть – это система компьютеров, объединенных каналами передачи данных. Основная задача существования ИВС – информационное обслуживание пользователей, в том числе:
Хранение и обработка данных;
Предоставление данных пользователям.
Ср. с определением информационной системы. Современные ИС, как правило, являются распределенными. Таким образом, ИВС представляет собой комплекс технических средств, обеспечивающих функционирование ИС (техническую обеспечивающую подсистему). Показатели качества ИВС: Полнота функциональности;
Производительность (среднее количество запросов, обрабатываемых за единицу времени). Важным показателем производительности являетсяпропускная способность сети – количество данных, передаваемых через сеть за единицу времени.
Надежность (устойчивость к помехам и отказам)
Защищенность информации, передаваемой по сети;
Прозрачность для пользователя – он должен использовать ресурсы сети точно так же как и локальные ресурсы собственного компьютера.
Масштабируемость и универсальность – возможность расширения сети без существенного снижения производительности, а также возможность подключать и использовать разнообразное техническое и программное обеспечение.
Виды ИВС: Локальные (ЛВС, LAN – Local Area Network);
Региональные (РВС, MAN – Metropolitan Area Network);
Глобальные (ГВС, WAN – World Area Network).
Современные тенденции развития ИВС:
Конвергенция используемых технологий;
Объединение сетей в единую структуру (многосетевую иерархию).
Основы архитектуры ИВС Концептуальное описание информационно-вычислительной сети часто называют ее архитектурой. Понятие Архитектура ИВС обычно включает в себя описание следующих элементов:
Геометрию построения (топологию) сети;
Протоколы передачи данных;
Техническое обеспечение информационно-вычислительных сетей.
Определение. Топология – это схема соединения сетевых компьютеров, кабельной системы и других сетевых компонентов. Топологии ИВС принято разделять на 2 основных класса: широковещательные;
последовательные.
динение общих шин);
звезда с пассивным центром.
Широковещательные топологии применяются в основном для ЛВС. В последовательных конфигурациях каждый физический подуровень передает информацию только одному компьютеру. К таким конфигурациям относятся:
звезда с интеллектуальным центром;
кольцо;
цепочка;
иерархическое соединение;
снежинка;
произвольное соединение (ячеистая конфигурация);
Последовательные топологии применяются для глобальных сетей. Сети с шинной топологией используют линейный общий канал связи, к которому все узлы присоединяются через интерфейсные устройства посредством коротких соединительных линий. В сети с кольцевой топологией все узлы соединены в единую замкнутую петлю (кольцо) каналами связи. Выход одного узла соединяется со входом другого узла. Информация передается от узла к узлу и при необходимости (если сообщение адресовано не ему) ретранслируется им по сети дальше. Передача данных осуществляется с использованием специальной интерфейсной аппаратуры и ведется в одном направлении.
Основу сети с радиальной топологией составляет специальное сетевое устройство, к которому подключаются компьютеры – каждый по своей линии связи. Таким устройством может выступать активный или пассивный концентратор, через который рабочие станции сети, например, осуществляют взаимодействие с сервером. Существуют также иные виды топологий, которые являются развитием базовых: цепочка, дерево, снежинка, сеть и т.д. Топология реальной сети может совпадать с одной из указанных выше, либо представлять собой их комбинацию. в различных топологиях реализуются различные принципы передачи информации:
в широковещательных – селекция информации;
в последовательных – маршрутизация информации.
Определение. Сетевой протокол – это набор правил и методов взаимодействия объектов вычислительной сети, охватывающий основные процедуры, алгоритмы и форматы преобразования и передачи данных в сети.
56) Геоинформационная система (ГИС) — система сбора, хранения, анализа и графической визуализации пространственных[1] (географических) данных и связанной с ними информацией о необходимых объектах.
Термин также используется в более узком смысле — ГИС как инструмент (программный продукт), позволяющий пользователям искать, анализировать и редактировать цифровые карты, а также дополнительную информацию об объектах, например высоту здания, адрес, количество жильцов.
ГИС включают в себя возможности cистем управления базами данных (СУБД), редакторов растровой и векторной графики и аналитических средств и применяются в картографии, геологии, метеорологии, землеустройстве, экологии, муниципальном управлении, транспорте, экономике,обороне и многих других областях. По территориальному охвату различают глобальные ГИС (global GIS), субконтинентальные ГИС, национальные ГИС, зачастую имеющие статус государственных, региональные ГИС (regional GIS), субрегиональные ГИС и локальные, или местные ГИС (local GIS).
ГИС различаются предметной областью информационного моделирования, к примеру, городские ГИС, или муниципальные ГИС, МГИС (urban GIS), ГИС недропользователя[2], горно-геологические ГИС[3], природоохранные ГИС (environmental GIS) и т. п.; среди них особое наименование, как особо широко распространённые, получили земельные информационные системы. Проблемная ориентация ГИС определяется решаемыми в ней задачами (научными и прикладными), среди них инвентаризация ресурсов (в том числе кадастр), анализ, оценка, мониторинг, управление и планирование, поддержка принятия решений. Интегрированные ГИС, ИГИС (integrated GIS, IGIS) совмещают функциональные возможности ГИС и систем цифровой обработки изображений (данных дистанционного зондирования) в единой интегрированной среде.
Полимасштабные, или масштабно-независимые ГИС (multiscale GIS) основаны на множественных, или полимасштабных представлениях пространственных объектов (multiple representation, multiscale representation), обеспечивая графическое или картографическое воспроизведение данных на любом из избранных уровней масштабного ряда на основе единственного набора данных с наибольшим пространственным разрешением. Пространственно-временные ГИС (spatio-temporal GIS) оперируют пространственно-временными данными. Реализация геоинформационных проектов (GIS project), создание ГИС в широком смысле слова, включает этапы: предпроектных исследований (feasibility study), в том числе изучение требований пользователя (user requirements) и функциональных возможностей используемых программных средств ГИС, технико-экономическое обоснование, оценку соотношения «затраты/прибыль» (costs/benefits); системное проектирование ГИС (GIS designing), включая стадию пилот-проекта (pilot-project), разработку ГИС (GIS development); её тестирование на небольшом территориальном фрагменте, или тестовом участке (test area), прототипирование, или создание опытного образца, или прототипа (prototype); внедрение ГИС (GIS implementation); эксплуатацию и использование. Научные, технические, технологические и прикладные аспекты проектирования, создания и использования ГИС изучаютсягеоинформатикой.