2. Учет командировочных расходов

В соответствии с ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [3].

В командировку может быть направлен только работник организации.

Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо от условий договора и характера выполняемой работы. Если организация все же возмещает такому работнику командировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору.

Расходы на командировки учитываются только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки).

На основании приказа руководителя, о направлении в командировку, бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (Приложение 3).

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9 (Приложение 4). При направлении группы работников оформляется приказ (распоряжение) по форме № Т-9а.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы [1].

Направление работника в командировку оформляется командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение составляется по форме № Т-10 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме № АО-1 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Авансовый отчет составляется не позднее трех рабочих дней со дня возвращения работника из командировки (Приложение 5).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя [3].

Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде, счета за проживание в гостинице и т.п.).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации [3].

Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг).

В частности, для целей налогообложения могут учитываться следующие расходы:

• на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• на наем жилого помещения;

• суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

• на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.).

По статье «наем жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Для целей налогового учета расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат.

Таким образом, для коммерческих организаций в налоговом учете нормируются только суммы суточных и полевого довольствия.

При этом НК РФ установлено, что нормы суточных или полевого довольствия должны утверждаться Правительством РФ [4].

Полевое довольствие выплачивается работникам геологоразведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геологоразведочные и топографо-геодезические работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней.

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчетах с бюджетом при соблюдении определенных условий.

При оплате за наличный расчет услуг по найму жилого помещения, по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.

Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

При отсутствии бланков строгой отчетности основанием для вычета сумм НДС являются счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС).

Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не подтвержденные документально, не учитываются для целей налогообложения, т.е. не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Выдача подотчетных сумм на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

В зависимости от категории персонала и цели командировки, израсходованные подотчетные суммы списываются в дебет счетов:

20 «Основное производство»,

25 «Общепроизводственные расходы»,

26 «Общехозяйственные расчеты»

44 «Расходы на продажу» в торговых организациях

в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам по найму жилого помещения, учитываются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Вычет этих сумм НДС отражается по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет 68-1 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость»).

В общем случае операции по учету командировочных расходов в пределах установленных норм отражаются следующими проводками [5]:

Таблица 3

Порядок возмещения НДС при учете командировочных расходов

Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
	Дебет	Кредит
1	2	3
Выдан работнику под отчет аванс на командировочные цели	71	50
Отнесены на себестоимость продукции (расходы на продажу) без учета НДС на основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы	20, 25, 26, 44	71
Отражена сумма НДС от стоимости произведенных расходов на проживание и проезд	19	71
Предъявлены к вычету суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд и проживание	68-1	19
Отражен возврат остатка неизрасходованной подотчетной суммы	50	71

Порядок направления работников в командировку за пределы РФ регулируется нормами ТК РФ [3].

Порядок выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию определен Федеральным законом от 15.08.1996 № 114-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений).

Необходимым условием для направления работника в зарубежную командировку является издание приказа о командировании.

Выезд из Российской Федерации и въезд в Российскую Федерацию граждане РФ осуществляют по действительным документам, удостоверяющим личность гражданина РФ за пределами территории РФ.

Основными документами, удостоверяющими личность гражданина РФ, по которым граждане РФ осуществляют выезд из Российской Федерации и въезд в Российскую Федерацию, признаются: паспорт; дипломатический паспорт; служебный паспорт; паспорт моряка (удостоверение личности моряка).

При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ.

При наличии валютных средств на текущем валютном счете организация в установленном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке для оплаты командировочных расходов.

При отсутствии валютных средств на валютном счете в банке организации могут без специального разрешения ЦБ России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

Купленная иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет организации и может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу организации.

Поступление иностранной валюты в кассу организаций отражается по дебету счета 50 «Касса» обособленно (например, на субсчете 50-4 «Касса в иностранной валюте») и кредиту счета 52 «Валютные счета» (субсчет 52-2 «Текущие валютные счета»).

Выдача иностранной валюты работнику на командировочные расходы отражается по кредиту счета 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (например, субсчет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»). При этом выдачу подотчетных сумм в рублях можно учитывать по субсчету 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».

Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировке производится в том же порядке, как и при командировках в пределах РФ. Особого внимания требуют лишь операции с иностранной валютой и учет курсовых разниц. Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, отражаются по дебету (кредиту) счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») и 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»).

Согласно ПБУ 3/2006 для расходов, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, датой совершения операции в иностранной валюте считается дата утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете операции по учету расходов на загранкомандировки можно отразить следующими проводками [5]:

Таблица 4

Учет расходов на загранкомандировки

Содержание хозяйственных операций	Корресп. счета
	Дебет	Кредит
1	2	3
1. Получены по чеку деньги для выдачи работнику аванса на командировку в рублях	50-1	51
2. Получены деньги с текущего валютного счета для выдачи работнику аванса на командировку в иностранной валюте	50-4	52-2
3. Выдан работнику под отчет аванс на загранкомандировку в рублях	71-1	50-1
4. Выдан работнику под отчет аванс на загранкомандировку в иностранной валюте	71-2	50-4
5.Отражена положительная курсовая разница на дату выдачи валютных средств из кассы под отчет	50-4	91-1
6. Отражен возврат неизрасходованной подотчетной суммы в иностранной валюте	50-4	71-2
7. Отражен возврат неизрасходованной подотчетной суммы в рублях	50-1	71-1
8. Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по возвращенной неизрасходованной подотчетной сумме в иностранной валюте на дату ее возврата в кассу	91-2	71-2
9. На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы в иностранной валюте отнесены на себестоимость продукции	20	71-2
10. Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по командировочным расходам в иностранной валюте, на дату их списания на себестоимость продукции	91-2	71-2
11. На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы в рублях отнесены на себестоимость продукции (без учета НДС)	20	71-1
12. Отражена сумма НДС по произведенным командировочным расходам в рублях в пределах РФ	19	71-1
13. Предъявлены к вычету суммы НДС, относящиеся к командировочным расходам в рублях в пределах РФ	68-1	19