2.2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

При оформлении хозяйственных операций, связанных с командировками, организация использует унифицированные формы первичных документов.

Для оформления служебных командировок в ООО «ПримТрейд» предусмотрены унифицированные бланки документов. При направлении своего работника в командировку организация оформляет следующие документы.

1. Приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9).

В командировку направляется только работники, состоящие в трудовых отношениях с организацией, то есть тех, с которыми заключен трудовой договор. Это значит, что расходы на служебные поездки лиц, работающих по каким-либо иным договорам, например гражданско-правовым, не признаются расходами на командировки. Также не признаются командировками служебные поездки сотрудников, чья работа по условиям трудового договора носит разъездной характер или осуществляется в пути.

2. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а).

Этот документ подтверждает служебный характер поездки. В нем должна указывается цель командировки.

Аванс на командировочные расходы выдается исходя из предполагаемых расходов и сроков нахождения работника ООО «ПримТрейд» в предстоящей командировке. Отчитывается о командировке работник также путем составления авансового отчета, к которому приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

После выполнения поручения организации или возвращения из командировки сотрудник представляет авансовый отчет. Отчет заполняется сотрудником. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им в бухгалтерию. Авансовый отчет утверждается руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед организацией за сумму, утвержденную в отчете. Если он еще что-нибудь должен организации, он возвращает это (чаще всего в кассу, реже – на расчетный счет). Если организация должна сотруднику, она выдает ему эту сумму из кассы.

Независимо от того, удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.

Авансовые отчеты в ООО «ПримТрейд» нумеруются сквозным образом.

Если подотчетное лицо не возвращает денежные средства и не отчитывается, либо не возвращает остаток подотчетных сумм, в Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а так же в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). Общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50 %. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к организации, отношения придется выяснять в суде.

Например, работник ООО «ПримТрейд» был отправлен в командировку, для оплаты расходов ему на руки была выдана банковская карта, на которую предварительно были зачислены денежные средства в размере 10 000 руб. Согласно выписке банка с банковской карты были списаны 8 000 руб. на оплату расходов в командировке и 150 руб. – комиссия банка. По прибытии из командировки работник полностью отчитался о произведенных расходах.

В бухгалтерском учете безналичные расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими бухгалтерскими записями (таблица 2.2).

Таблица 2.2 - Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами при пользовании банковской картой в ООО «ПримТрейд»

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Перечислены средства на банковскую карту для безналичной оплаты	55	51	10 000	Платежное поручение
Отражена комиссия банка за обслуживание карты	91-2	55	150	Бухгалтерская справка
Списаны с карточного счета деньги, израсходованные работником	71-1	55	8 000	Бухгалтерская справка
Приняты произведенные работником в служебной командировке расходы	26	71-1	8 000	Авансовый отчет

В случае если работник долго не погашает задолженность перед ООО «ПримТрейд», бухгалтерия взыскивает с него сумму долга в принудительном порядке.

ООО «ПримТрейд» имеет право удерживать задолженность с работника, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В ООО «ПримТрейд» возврат подотчетным лицом задолженности и удержание ее из его заработной платы отражаются следующими бухгалтерскими записями (таблица 2.6).

Таблица 2.2 - Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами при возврате неиспользованных денежных средств ООО «ПримТрейд»

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Внесение подотчетным лицом в кассу задолженности	50-1	71-1	500-00	Приходный ордер
Удержание из заработной платы сотрудника подотчетной суммы, не возвращенной в установленные сроки	94	71-1	1254-00	Бухгалтерская справка
Погашение задолженности подотчетного лица за счет удержаний из его заработной платы	70	94	267-12	Расчетно-платежная ведомость

В настоящее время в ООО «Примтрейд» больше практикуется оплата хозяйственных и командировочных расходов в безналичном порядке: средства, числящиеся на карте, можно пополнить, что удобно, когда сотрудник предприятия находится в командировке в другом городе или области.