3.2 Пути совершенствования управления доходами и расходами

Управление предприятием в современных рыночных условиях невозможно без эффективного планирования его деятельности и контроля реализации планов. В полной мере это относится и к управлению денежными потоками, которое невозможно без формирования бюджета как основного инструмента управления, обеспечивающего точной, полной и своевременной информацией высшее руководство.

Важнейшим резервом повышения эффективности управления доходами и расходами производственного предприятия в современных условиях является внедрение на предприятии системы бюджетирования.

Бюджет следует рассматривать как систему организационного взаимодействия центров планирования и центров финансовой ответственности, направленную на составление обоснованных бизнес-прогнозов по функциональным областям деятельности ЗАО «ВПЗ» и дальнейшего получения на их основе бизнес-заданий посредством финансово-хозяйственного моделирования.

В этих целях необходимо предусмотреть следующую организационно-управленческую модель бюджетного процесса на ЗАО «ВПЗ» (см. рис.3.1).

Рис.3.1. Организационно-управленческая модель бюджетного процесса.

Разработка реалистичных бизнес-заданий зависит, прежде всего, от системного и четкого распределения функций бюджетного планирования между структурными подразделениями ЗАО «ВПЗ». Это обеспечивается внесением соответствующих изменений в должностные инструкции сотрудников, закрепляющих за ними перечень конкретных задач бюджетирования.

Для повышения эффективности организации работ в процессе бюджетирования в ЗАО «ВПЗ» существует управление экономики и нормативов (УЭиН). Основными задачами УЭиН является руководство и организация работ по:

• бюджетному планированию;

• проведению системного анализа всех видов деятельности предприятия и его структурных подразделений;

• организации и методическому обеспечению разработки перспективных и краткосрочных прогнозов экономического развития предприятия в соответствии с потребностями рынка;

• проведению контроля за выполнением подразделениями предприятия планов-бюджетов;

• организации статистического учета по всем производственным и технико-экономическим показателям работы предприятия и сдачи отчетности в установленные сроки.

Структурно отдел состоит из четырех групп:

• отдел планирования;

• отдел цен на подшипники и готовую продукцию;

• отдел нормирования труда;

• отдел нормирования материалов и инструмента.

УЭиН, в частности, выступает исполнительным органом, который реализует решения бюджетного комитета и организует мероприятия по их выполнению, работая с конкретными исполнителями.

Поскольку внедрение системы бюджетирования является достаточно трудоемкой процедурой, требующей значительных временных и финансовых затрат, целесообразно провести предварительную оценку ее эффективности.

Система бюджетного планирования деятельности предприятия позволяет снизить ущерб от рисков как прямого, так и непрямого действия.  Потери предприятия от рисков непрямого действия составляют в денежном выражении, по крайней мере, такую же величину, как от рисков основной деятельности. Для такого крупного предприятия, как ЗАО «ВПЗ», эти риски в сумме в несколько раз могут превосходить все остальные потери, поэтому они имеют особую важность.

I. Потери от факторов прямого действия.

Потери от факторов прямого действия (оперативные потери или упущенные выгоды) непосредственно связаны с деятельностью конкретного подразделения в определенном бизнес-процессе (обработка заявок клиентов, выбор поставщиков, отслеживание графиков поставок и исполнение финансовых обязательств и т.д.).

Общий дополнительный доход после внедрения системы бюджетного планирования (без учета потерь в маркетинге) составит примерно 5% от объема сбыта в денежном выражении.

Структура потерь ЗАО «ВПЗ» от факторов прямого действия представлена на рисунке 3.9.

Рис. 3.9. Потери от факторов прямого действия

Рассмотрим каждый из видов потерь более подробно.

1) Потери ЗАО «ВПЗ» в сфере сбыта включают в себя потери сбыта из-за низкой скорости прохождения заявки по службам и возможные потери сбыта из-за невысокой гибкости учета потребностей Заказчика.

Внедрение системы бюджетного планирования деятельности ЗАО «ВПЗ» в части производственного планирования, управления складскими запасами, снабжения и сбыта позволит проводить проверку возможностей удовлетворить каждую специфическую потребность клиента в конкретные сроки.

В случае, если у ЗАО «ВПЗ» нет возможности удовлетворить потребности клиента в предлагаемые сроки, сотрудник отдела сбыта может, используя систему бюджетного планирования, предложить заказчику поставить продукцию и услуги в другие ближайшие сроки, согласованные с производственными возможностями предприятия по всему контуру планирования.

Работа по формированию заказа клиента может проводиться в присутствии и даже с непосредственным участием клиента, что практически исключает возможность его обращения в этот период к другим поставщикам.

Общий эффект от внедрения системы бюджетного планирования при снижении потерь в процессе сбыта составит 3% от объема продаж.

2) Потери ЗАО «ВПЗ» от несовершенного финансового учета включают в себя:

• потери от операционных ошибок учета и расчетов по механизму взаимозачетных схем;

• потери от нарушения финансовых обязательств из-за отсутствия надлежащего контроля;

• потери от ошибок налоговых начислений;

• потери от неточного, несвоевременного отражения изменений, дополнений, договоренностей в финансовых документах.

Основной статьей потерь за счет несовершенного учета финансовых операций в ЗАО «ВПЗ», безусловно, являются ошибки и прямые злоупотребления при осуществлении зачетных схем и использовании в расчетах иных не денежных инструментов. Учитывая отсутствие в сегодняшнем бухгалтерском и финансовом учете механизмов отслеживания ликвидности активов, поступлений и платежей, становится практически невозможным определить действительную финансовую эффективность соответствующих операций. Система бюджетного планирования предоставляет возможность получения информации по всем обязательствам и платежам с учетом коэффициента ликвидности активов, используемых в соответствующих расчетах. Процесс бюджетного планирования также позволяет проследить весь финансовый контур операции и определить ее конечную эффективность, что дает возможность применения соответствующих систем стимулирования к ответственным за осуществление данной операции.

Общий эффект снижения потерь после внедрения системы бюджетного планирования от несовершенства финансового учета составляет примерно 2-3 % от общего объема расчетов предприятия.

3) Потери ЗАО «ВПЗ» от недостатков в системе учета затрат включают в себя:

• потери от невозможности определения действительной эффективности работы конкретных подразделений;

• потери от ошибок планирования управления производством;

• потери от отсутствия учета полной стоимости управленческих функций на предприятии;

• потери от неполного учета накладных расходов и мест их возникновения;

• потери от определения мест возникновения отклонений фактических затрат от плановых;

• потери от невозможности соотнесения затрат с центрами ответственности;

Основные потери ЗАО «ВПЗ» вследствие несовершенства системы учета затрат в связаны, прежде всего, с невозможностью соотнесения затрат и их отклонений с конкретными центрами ответственности. При отсутствии четкой увязки затрат и их отклонений с центрами ответственности практически невозможно построить систематическую работу по их сокращению. Система бюджетного планирования позволяет получать информацию об отклонениях от планового уровня затрат по каждой статье в разрезе как основных факторов, так и центров ответственности за действие или смягчение действия данных факторов.

Система бюджетного планирования позволяет отслеживать реальные места возникновения накладных расходов. В результате становится возможным создание системы отношений, при которой руководители подразделений ЗАО «ВПЗ» вместо «выбивания» дополнительных ресурсов будут стремиться к освобождению от неэффективно используемых активов. Процесс бюджетного планирования дает возможность также рассчитать полную стоимость конкретных управленческих функций предприятия. В результате появляется база для сопоставления затрат на реализацию конкретных функций внутри предприятия с ценами подобных услуг специализированных фирм на внешнем рынке и поставить задачу соответствующим руководителям по сокращению затрат. В любом случае такой расчет позволяет эффективно проанализировать структуру затрат на реализацию соответствующих функций.

Эффект от внедрения системы бюджетного планирования в части управления затратами составляет 5 % от общего объема затрат.

4) Потери ЗАО «ВПЗ» в сфере управления складскими запасами включают в себя:

• потери от случайно или заведомо искаженной информации по уровню складских запасов;

• потери от хищений разных видов;

• потери от случайно или сознательно совершенных ошибок ведения учета перемещений товарно-материальных ценностей.

Система бюджетного планирования позволяет получить информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми имеющимися внешними и внутренними документами по его перемещению. Тем самым становится возможной технология непрерывной инвентаризации, предполагающая проведение проверок непрерывным способом в течение всего периода по случайно выбранным местам. При обнаружении расхождений проводятся служебные расследования и выявляются конкретные виновные.

Эффект от снижения потерь в сфере управления складскими запасами за счет внедрения системы бюджетного планирования составляет не менее 2% от общих запасов на складе и в производстве.

5) Потери ЗАО «ВПЗ» в сфере снабжения включают в себя:

• потери из-за избыточных закупок службы снабжения;

• потери от ошибок планирования управления производством;

• потери от недостаточных закупок и закупок по невыгодным ценам;

• потери поставщиков из-за низкой скорости прохождения заявки по службам;

• потери поставщиков из-за низкой скорости учета требований поставщика.

Внедрение системы бюджетного планирования позволит практически полностью избавиться от избыточных производственных запасов, порождаемых ошибками традиционной системы планирования. Она даст возможность точно подсчитать потребность в каждом ресурсе на каждый период в соответствии с имеющимся планом производства и утвержденными заявками по смете. (Уровень избыточных закупок при достаточно широкой номенклатуре может легко составлять до 20% производственных запасов). Таким образом, использование бюджетного планирования практически исключает случаи недостаточного заказа материальных ресурсов с соответствующими потерями вследствие их последующей закупки на срочных условиях по более высоким ценам. (Реально подобные потери составляют не менее 3% объема закупок.) Внедрение системы бюджетирования предоставляет ЗАО «ВПЗ» возможность перейти на качественно иной уровень анализа условий поставок, предлагаемых различными контрагентами. При внедрении системы бюджетного планирования появляется возможность приведения всех условий к сопоставимому виду с точки зрения состава цены при различной системе расчетов. Кроме того, возможно производить сравнение цен и условий различных поставщиков с учетом уровня ликвидности расчетов (при использовании не денежных инструментов).

Эффект от снижения потерь в сфере снабжения за счет внедрения системы бюджетного планирования составляет более 5% от объема закупок сырья материалов и оплаты услуг.

Потери от факторов непрямого действия образуют резерв повышения эффективности в работе ЗАО «ВПЗ», значительно превышающий размер непосредственного эффекта от внедрения системы бюджетного планирования. Следует отметить, что особенно значительно снизить потери от факторов непрямого действия помогает автоматизация системы бюджетного планирования на основе интегрированной информационной системы.

Структура потерь от факторов непрямого действия представлена на рисунке 3.2.

Рис. 3.2. Потери от факторов непрямого действия

Первым направлением из данной группы является повышение эффективности использования времени высших менеджеров ЗАО «ВПЗ». При отсутствии интегрированной информационной системы руководители вынуждены получать большинство реальной информации в процессе проведения совещаний, в рамках которых производится взаимная проверка сведений, предоставляемых различными службами. Из опыта известно, что время данных совещаний составляет, по крайней мере, 25% от общего фонда рабочего времени руководителя. В рамках использования системы бюджетного планирования деятельности ЗАО «ВПЗ» руководители имеют возможность мгновенно получить информацию в любом интересующем разрезе, на сбор которой ранее пришлось бы затратить несколько дней группы сотрудников различных подразделений.

Достаточно высокий удельный вес потерь, связанных с финансовым планированием, определяется в основном рисками недостаточного финансирования стратегических направлений и проектов. При отсутствии технологий проектного финансирования, увязанной со всей системой финансового планирования ЗАО «ВПЗ» весьма вероятными становятся ситуации, когда незначительные сокращения в финансировании отдельных элементов проектов приводят к существенному удлинению сроков получения конечного эффекта, обесценению отдельных мероприятий и даже в целом лишению проекта конкурентных преимуществ. При высокой степени значимости проектов данные потери могут существенно превысить размеры прибыли предприятия.

В сфере управления персоналом использование системы бюджетного планирования дает возможность систематического анализа эффективности работы каждого подразделения и сотрудника ЗАО «ВПЗ». Фактически формируется информация, необходимая как для принятия организационных решений, связанных с расстановкой кадров, так и для реализации технологий планирования индивидуальной карьеры каждого сотрудника, включая программу обучения и повышения квалификации.

Общий эффект от внедрения системы бюджетного планирования в части снижения потерь непрямого действия не менее 10% от объема.

В таблице 3.1 представлен расчет экономического эффекта от внедрения системы бюджетирования в ЗАО «ВПЗ» на основе представленных выше сведений, а также финансовых показателей за 2015 год.

Таблица 3.1 - Расчет экономического эффекта от внедрения системы бюджетирования в ЗАО «ВПЗ»

Показатель	База для расчета	Доля потерь, %	Сумма потерь, тыс.руб.
Потери от факторов прямого действия
Потери в сфере сбыта	объем продаж	3	55 747,02
Потери от несовершенного финансового учета	общий объем расчетов	2,5	79 189,93
Потери от недостатка в системе учета затрат	общий объем затрат	5	72 086,60
Потери в сфере управления складскими запасами	запасы на складе и в производстве	2	581,72
Потери в сфере снабжения	объем закупок сырья материалов и оплаты услуг	5	80 991,1
Потери от факторов непрямого действия
Потери по кадровым рискам	185 823,4	185 823,4	185 823,4
Потери от ошибок финансового планирования
Убытки от потери значимой информации
Потери от неэффективного использования времени высшего руководства
Потери вследствие несовершенства организационной структуры предприятия
Потери от ошибок управленческих решений
Потери от ошибок планирования управления производством
Величина экономического эффекта			474 419,77

Таким образом, внедрение системы бюджетирования в ЗАО «ВПЗ» позволит оптимизировать систему управления доходами и расходами предприятия и получить экономический эффект.

По итогам проведенного исследования можно сделать следующий вывод.

Целью внедрения системы бюджетирования в ЗАО «ВПЗ» является повышение эффективности деятельности предприятия. Критерием эффективности является превышение доходов предприятия над его затратами при выполнении функций, возложенных на предприятие, достигаемое за счет следующих факторов:

1. сводится в единый баланс все множество финансовых потоков, связанных с формированием доходов и затрат. Решается проблема их согласования как на уровне предприятия, так и его отдельных подразделений;

2. реализуется принцип материальной заинтересованности всего персонала в результатах работы как своего подразделения и предприятия в целом;

3. становится возможным ориентировать финансовую политику на решение конкретных проблем;

4. в основу финансового планирования закладывается план производства продукции, материально-технического и кадрового обеспечения. Система бюджетирования становится основой комплексного управление всеми направлениями деятельности ЗАО «ВПЗ».