24. Архівний опис, призначення та місце в системі науково-довідкового апарату архіву.

Система науково-довідкового апарату (СНСА) до документів архіву - це комплекс взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих архівних довідників про склад і зміст архівних доку ментів, створюваних на єдиній методичній основі для пошуку архівних документів і архівної інформації в цілях ефектив ного використання.

Робота по створенню науково-довідкового апарату до архівних документів являє вид наукової праці, спрямований на забезпечення організацій та осіб необхідної документної ин формацією. Документна інформація - це відомості, різні дані, що містяться в документі.

У практиці інформаційної роботи архівні документи, яв ляющие першоджерелами відомостей про предмети об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини, підлозі чилі назву носіїв первинної документної інформації.

Різні повідомлення про документи, що складаються з описів, спеціальних шифрів і кодів, називаються інформацією про ін формації, або вторинної документної інформацією.

Архівні довідники, що містять вторинну документну інформацію, і самі документи, що несуть первинну документ ную інформацію, в сукупності складають архівну інфор маційно середу.

Всі архівні довідники, що описують документ ную інформацію, діляться на обов'язкові та додаткові.

Обов'язкові довідники існують у всіх державних ар хівах. До них відносяться архівні описи і архівні каталоги, огляди документів та інші архівні довідники.

Додаткові довідники створюються з урахуванням специфіки документів архіву, а також складаються історично. До додаткових довідників відносяться покажчики, огляди, тематичні переліки, анотовані каталоги.

Архівний опис - тип архівного довідника, що є систематизованою сукупністю описових статей справ і призначений для їхнього обліку (облікову функцію опису див. пп. 6.4.5.1, 6.5.4) та розкриття змісту (додаток 6). Архівний опис є базовим для створення інших типів довідників (путівників, каталогів, оглядів).

Для полегшення роботи в системі науково – довідкового апарату архіву. Займае найголовніше місце.

25. Архівний каталог. Призначення каталогів, їх види, характерні риси та особливості.

Архівний каталог – це тип архівного довідника, в якому вторинна документна інформація систематизується відповідно до обраної схеми класифікації незалежно від фондової належності документів.

При визначенні складу каталогів конкретного государствен ного архіву враховуються:

• ранг і профіль архіву;

• структура, зі ставши і зміст фондів архіву;

• ступінь розробленості фон дів;

• інтенсивність і завдання використання документів;

• наявність і якісний рівень інших типів архівних довідників;

• матеріально-технічні можливості архіву.

Залежно від обраної структури каталоги бувають двох типів:

• логічної структури

• алфавітній структури.

Якщо інформація розташовується від загального до приватного, тобто зверху вниз (метод дедукції), отримують логічну структуру побудови каталогів.

Якщо інформація розташовується від часткового до загального, тобто знизу вгору (метод індукції), отримують алфавітну (формальну) структуру.

У свою чергу каталоги логічної структури за видами поділяються на систематичні, тематичні та їх різновиди сті (каталог з історії установ і каталог з історії адміністративно-територіального поділу) та хронологічні, а каталоги алфавітній структури - на предметні та їх різновиди сті, іменний та географічний ( рис. 2). У свою чергу каталоги можуть бути як внутріархівнимі, так і межархівнимі.

Архівний каталог - межфондовий архівний довідник, в якому інформація про зміст документів архіву сгруппі рована з предметів (тем, галузям), розташованим в соот відповідне з прийнятої для даного каталогу схемою классифика ції документної інформації.

• по-перше, як правило, охоплює переважна блешні ство фондів архіву, тому що його структура не залежить від сис теми зберігання документів, а відображає класифікацію докумен тної інформації по темам, галузям і т.д., опис ж составля ється на документи одного архівного фонду або його частини;

• по-друге, набагато докладніше опису, так як може містити інформацію не тільки однієї одиниці зберігання, але і частини до документу, у одного документа, групи документів, групи одиниць зберігання;

• по-третє, на відміну від опису не є обліковим справоч ніком, тобто він не служить для підрахунку кількості одиниць зберігання ня і документів; єдина його функція - информацион ний пошук;

• по-четверте, якщо кожна опис будується на основі влас ної схеми систематизації матеріалів даного фонду, то ката помилкові картки всіх фондів архіву упорядковуються у відповід но до єдиної схемою, основи побудови якої є загальними для всіх архівів.