22.Інтелектуальний доступ до документів: сутність і значення.

Архівний документ - документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об'єкт рухомого майна.

Процес залучення документів до соціального обігу називають доступом. Він має два аспекти:

Перший – інтелектуальний доступ до інформації про документи та його зміст, тобто отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня – науково-довідковий апарат (НДА) та публікації текстів документів у спеціальних виданнях.

Другий – фізичний доступ до фондів, тобто отримання власне первинного документа (оригіналу) в читальному залі архіву або бібліотеки завдяки добору документів у певні архівні документальні системи – фонди, справи. Інформатизація значно розширює інтелектуальний доступ до архівної інформації, оптимізує їх опрацювання.

Доступ до архівів давно став питанням значного громадського інтересу, адже без нього немає справжньої свободи вибору. У країнах колишнього тоталітарного режиму, архіви є найбільш точним та чи не єдиним достовірним відображенням історії народу. Це зумовлено тим, що за умов функціонування таких режимів, як правило, відсутні будь-які юридичні засоби відображення багатоманітності ідей, справжньої поведінки людей та прихованих соціальних конфліктів. На відміну від публічного образу, який такі режими намагалися створити, їхня істинна природа може бути розкрита тільки у величезному масиві документів поліції та розвідувальних служб, які контролювали народ.

Основна роль, яку відіграють архіви, характеризується як їхніми функціями, на кшталт формування правдивої історичної пам’яті, так і їхнім значенням у дотриманні прав людини. Зокрема, у тій винятковій важливості, яку такі документальні джерела мають для осіб, що постраждали від колишнього режиму, як для прямих, так і непрямих жертв. Документи цього періоду є суттєвими для використанні індивідуальних прав: право знати, яка інформація про осіб зберігається в архівах, право досліджувати долю родичів, які зникли під час періоду репресій, право на реабілітацію для ув’язнених та репресованих з політичних мотивів, на компенсацію та відшкодування збитків, завданих жертвам репресій, право на реституцію конфіскованого майна тощо.

23. Архівне описування: поняття, види та принципи

ОПИСУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ є предметом не однієї науки, а кількох. Так, бібліографія виробляє правила описування друкованих видань, археографія - публікації писемних пам'яток, кодикографія - рукописної книги, а архівознавство розробляє теорію та методику описування документів, що утворилися в діяльності підприємств, організацій, установ або окремих осіб і призначені для архівного зберігання.

Під архівним описуванням (описуванням архівних документів) розуміють процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання* первинної документноїінформації та відбирання й відтворення* в описовій статті інформаційних характеристик об єкта описування.

Основним видом є описування архівних документів на першому етапі, коли визначають назву фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, їх просторові координати, форму передання запису інформації, джерело походження інформації, історію документів. Фактично створюється описова модель комплексу документів для його ідентифікації та ; надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших документів (первинне базове описання). Такому виду описування підлягають усі документи після того,' як вони згруповані у справи - одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду - основної облікової одиниці НАФ, Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основним, базовим. Саме на ньому базується описування архівних документів у облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках.

Базове описання є найвідповідальнішою і найскладнішою роботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність використання документної інформації.

Третій вид описування документи архіву проходять на на- | ступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їхню інформацію у каталогах чи путівниках. Цей вид описування є обов'язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами, або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на надання допомоги у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкту описування в архівному довіднику може здійснюватися через дальше згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть шляхом зміни заголовка, чого не допускається в облікових документах. Відтак описування, яке документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру, називається спеціальним (презентаційним).

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують технологічний цикл їх впорядкування, то третій вид описування починає новий етап - роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату.

Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає "хорошої" чи "поганої" інформації, а архівне описання - не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання - орієнтувати у складі й змісті реального матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.

Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.

Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність - принципом структури і функції пошуку.

При створенні і розвитку довідкового апарату застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів з урахуванням від їх інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.