Сортировка списков
Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки.
По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки.
Пример2:
В результате сортировки получим таблицу, где данные отсортированы по фамилии получателя, внутри каждой фамилии отсортированы по материалу и каждый материал упорядочен по дате получения.
Таблица 2.4.2
Пример сортировки
Смета расходов по статье "Приобретение расходных материалов" службы главного бухгалтера за 2010г. |
||||||
Расходные материалы |
кол. |
ед. изм. |
Цена за 1 ед., руб. |
Стоимость, руб. |
Получил |
Дата получения |
Бумага ксероксная формата А4 |
5 |
шт. |
120 |
600 |
Неверова Л.А. |
14.10 |
Бумага ксероксная формата А4 |
10 |
шт. |
137 |
1370 |
Староверова А.Р. |
16.10 |
Ручка шариковая |
20 |
шт. |
3 |
60 |
Неверова Л.А. |
14.10 |
Ручка шариковая |
3 |
шт. |
12 |
36 |
Брусничкина Е.Е. |
25.09 |
Скрепки канцелярские |
15 |
упаковка |
15 |
225 |
Неверова Л.А. |
14.10 |
Скрепки канцелярские |
10 |
упаковка |
15 |
150 |
Староверова А.Р. |
16.10 |
Скрепки канцелярские |
11 |
упаковка |
17 |
187 |
Брусничкина Е.Е. |
25.09 |
Калькулятор бухгалтерский |
5 |
шт. |
365 |
1825 |
Староверова А.Р. |
16.10 |
Папка офисная |
15 |
шт. |
57 |
855 |
Староверова А.Р. |
16.10 |
Линейка |
10 |
шт. |
24 |
240 |
Брусничкина Е.Е. |
25.09 |
Фильтрация данных
Фильтрация позволяет выбирать данные, удовлетворяющие определенным критериям. Существует три способа фильтрации: поиск с помощью формы (мы его уже рассмотрели), автофильтр и расширенный фильтр.
Автофильтр
Поместите курсор в область, содержащую базу данных или выделите её.
Затем выполнить команды меню Данные/ Фильтр
На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз, которыми можно задать критерии фильтрации.
Пункт Условие позволяет применить отличные от равенства операторы сравнения .
Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическими и или или (рис. 27). Допускается использование специальных символов подстановки:
? - Любой символ в той же позиции, что и знак вопроса.
Например: д?м задает поиск "дым" и "дом"
* - Любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка.
Например: *ино задает поиск "Люблино" и "Выхино"
Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются.
Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке
Рис. 2.4.1. Выбор условий для фильтрации
.
Пример3: в базе данных, заданной таблицей 2.4.1 выбрать строки, относящиеся к сентябрю 2010 года.
Для этого в столбце дата нужно задать соответствующее условие (рис.2.4.2).
Рис. 2.4.2. Фильтрация данных
Пример 4: Выбрать строки с одним наибольшим количеством скрепок канцелярских.
Для этого в поле расходные материалы задать критерий скрепки канцелярские и в поле количество выбрать пункт с наибольшим количеством
Расширенный фильтр
С помощью команды Дополнительно на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения (рис. 2.4.3).
Рис. 2.4.3 Фильтрация данных
Для использования расширенного фильтра необходимо создать на рабочем листе диапазон условий, который должен отделяться от списка как минимум одной пустой строкой. Диапазон условий может быть расположен выше или ниже фильтруемого списка.