Работа с таблицей excel как с базой данных: автофильтр, расширенный фильтр, сортировка данных, создание сводных таблиц

Цель работы: Изучить:

• Автофильтрация.

• Расширенный фильтр.

• Сортировка данных.

• Создание сводной таблицы.

Теоретическая часть

База данных - это совокупность хранимых в памяти ЭВМ и специальным образом организованных взаимосвязанных данных, отображающих состояние предметной области. Примерами простейших баз данных могут служить телефонный справочник, расписание движения поездов и т. п.

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список.

Список - таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, т.е. в каждом столбце списка содержатся данные одного типа (число, текст, дата и т.д.)

Пример1:

Пример списка - базы данных приведен в таблице 2.4.1 (в столбце стоимость задана формула: = количество х цена).

Таблица 2.4.1

Пример списка

Смета расходов по статье "Приобретение расходных материалов" службы главного бухгалтера за 2010г.
Расходные материалы	кол.	ед. изм.	Цена за 1 ед., руб.	Стоимость, руб.	Получил	Дата получения товара
Бумага ксероксная формата А4	5	шт.	120	600	Неверова Л.А.	14.10
Ручка шариковая	20	шт.	3	60	Неверова Л.А.	14.10
Скрепки канцелярские	15	упаковка	15	225	Неверова Л.А.	14.10
Калькулятор бухгалтерский	5	шт.	365	1825	Староверова А.Р.	16.10
Папка офисная	15	шт.	57	855	Староверова А.Р.	16.10
Бумага ксероксная формата А4	10	шт.	137	1370	Староверова А.Р.	16.10
Скрепки канцелярские	10	упаковка	15	150	Староверова А.Р.	16.10
Линейка	10	шт.	24	240	Брусничкина Е.Е.	25.09
Скрепки канцелярские	11	упаковка	17	187	Брусничкина Е.Е.	25.09
Ручка шариковая	3	шт.	12	36	Брусничкина Е.Е.	25.09

Рекомендации по созданию списка на листе книги

Размер и расположение списка

На листе не следует помещать более одного списка.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.

В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов.

Важные данные, не относящиеся к списку, не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

Заголовки столбцов

Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка.

Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.

Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

Содержание строк и столбцов

Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.

Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Для работы с базами данных Excel содержит следующий набор специальных средств:

• Организация ввода, просмотра и поиска данных с помощью форм;

• Сортировка данных;

• Фильтрация данных;

• Подведение итогов и создание сводных таблиц.

• Организация ввода, просмотра и поиска данных с помощью форм

Форма — это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.