• необхідну банківську інформацію та інформацію податкової інспекції про постачальника;

• інформацію, отриману у результаті аналізу усіх попередніх контрактів (якщо вони є), укладених з постачальником.

Основним способом закупівлі продукції для забезпечення державних потреб, є відкриті конкурсні торги, що продиктовано реалізацією принципів відкритості, інформаційної прозорості та сприяє створенню конкуренції серед постачальників. Це означає, що якщо немає особливих обставин, що не дозволяють використовувати відкритий конкурс, товари та послуги повинні закупатися на відкритому конкурсі. До обставин, через які неможливо використовувати відкриті торги відносяться:

• відсутність розвиненої ринкової інфраструктури (на ринку усього 3-5 постачальників, які можуть поставити необхідну продукцію, і вони відомі замовнику);

• об'єкт закупівлі: консультаційні послуги, НДР, технічно складні товари або роботи (замовник не в змозі скласти досить докладні технічні специфікації і в цьому зв'язку йому необхідно провести переговори з постачальниками продукції);

• невелика сума закупівлі (витрати на організацію та проведення конкурсу перевищать економію від одержання більш вигідних умов поставки);

• закупівлі продукції для потреб національної оборони та національної безпеки в частині, яка становить державну таємницю (обмежене коло постачальників та вимоги до таємності закупівлі);

• термінові закупівлі - при виникненні різного роду надзвичайних ситуацій.

До переваг відкритого конкурсу звичайно відносять:

• створення оптимальних умов для конкуренції між постачальниками продукції та, як наслідок, можливість одержання найкращих умов придбання продукції (низькі ціни, вигідні умови поставки або платежу і т.п.);

• високий ступінь гласності при проведенні конкурсу, що дозволяє усунути передумови для корупції;

• створення нових каналів постачання продукції;

• сприяння розвитку ринкової інфраструктури, підвищенню загального рівня конкуренції на ринку.

До недоліків відкритого конкурсу можна віднести тривалість процедури закупівлі (звичайно не менш 2-3 мес.) та необхідність здійснення певних витрат на організацію і проведення конкурсу.

Інформаційна система підтримки торгів, виходячи зі ступеня відкритості та доступності, повинна мати у своєму складі три основні функціональні підсистеми:

1. Інформаційно-рекламну підсистему - виконує функції інформування компаній-виконавців про замовлення, які виставляються на торги.

2. Реєстраційна підсистема - дозволяє компаніям-виконавцям заповнювати численні електронні форми попередніх заявок на участь у торгах.

3. Система захисту інформаційного обміну на усіх стадіях проведення торгів.

Також, окрім основних підсистем, які безпосередньо обслуговують торги, у інформаційній системі повинні бути дві допоміжні підсистеми:

1. Підсистема підготовки торгів - забезпечує проведення попередніх досліджень, ухвалення рішення про необхідність проведення торгів та підготовку конкурсної документації;

2. Підсистема ведення архіву конкурсних торгів та укладених контрактів

• забезпечує можливість аналізу та моніторингу стану закупівель для державних потреб.

Найважливіша умова ефективності торгів для державних потреб - це відкритість. Ядром електронної системи державних закупівель є сервер закупівель, на який покладається роль організатора взаємодії між учасниками торгів та конкурсною комісією. Сервер повинен забезпечувати повне інформаційне обслуговування процесу торгів.

Програмне забезпечення сервера, завдяки сучасним методам захисту, гарантує повне дотримання всіх умов конкурсу, окрім їх навмисного або ненавмисного порушення. На сервері протоколюються та зберігаються у базі даних усі документи, які були створені у процесі взаємодії учасників торгів та комісією, які у подальшому можуть забезпечити рішення будь-якого спірного питання. Протоколюються, у тому числі, і порушення умов конкурсу, зроблені учасниками або конкурсною комісією (наприклад, затримки з відповідями на питання конкурсантів).

Процедура проведення конкурсних торгів поділяється на 6 етапів:

1. Перший етап - запрошення до участі у торгах. Організатори конкурсу розміщують оголошення про проведення конкурсних торгів на офіційному сервері державних закупівель. Запрошення може також розсилатися постачальникам, зареєстрованим у базі даних постачальників, яка поповнюється у ході торгів.

2. Другий етап - розміщення конкурсної документації з проведення торгів (може за часом співпадати з першим етапом). З цього моменту сервер державних закупівель організує прийом та контролює проходження вхідних запитів від постачальників на роз'яснення стосовно конкурсної документації. Видавши учасникові конкурсу квитанцію про прийом його запитання, сервер відслідковує, щоб конкурсна комісія у відведений строк відповіла на поставлене запитання. Роз'яснення комісії автоматично розсилається усім учасникам конкурсу.

3. Третій етап - збір заявок, які надійшли від постачальників. На сервері державних закупівель розміщуються спеціально розроблені форми та програми для автоматизованого заповнення заявок на участь у конкурсі. При одержанні чергової заявки, сервер сповіщає про це конкурсну