Завантаження таблиць

Відкриття і закриття таблиці.

Щоб відкрити таблицю необхідно:

• у відкритому вікні БД клацнути по вкладинці Таблицы

• двічі клацнути на імені таблиці, яку хочемо відкрити.

Щоб закрити таблицю:

• клацнути по кнопці 

• на запит клацнути Да або Нет

Перегляд декількох таблиць одночасно:

• клацнути меню Окно і вибрати команду  Слева направо, щоб розташувати вікна в рядок;  Сверху вниз, щоб розташувати одне над одним;  Каскадом, щоб розташувати вікна стопкою

• клацнути на любій частині вікна, щоб зробити його активним.

Переміщення стовпчика таблиці:

• виділити стовпчик клацнувши по його заголовку

• встановити курсор миші і утримуючи кнопку миші діждати поки курсор не зміне вигляд

• перетягти стовпчик в необхідне місце

• відпустити кнопку миші

Закріплення стовпчика:

Після переміщення таблиці на один стовпчик праворуч, її лівий стовпчик зникне з області зору. Командою Закрепить столбцы можна закріпити стовпчики на екрані. Закріплений стовпчик можна звільнити в любий час.

Щоб закріпити стовпчик:

• виділити його (або декілька стовпчиків)

• Формат  Закрепить столбцы

Щоб звільнити стовпчик:

Формат  Освободить все столбцы

Сховання та відображення стовпчика

Щоб сховати стовпчик:

• виділити стовпчик

• Формат  Скрыть столбцы

Щоб відобразити схований стовпчик:

• Формат  Отобразить столбцы

• Встановити прапорець розташований поруч з назвою необхідного стовпчика. Прапорці схованих стовпців пусті

• Клацнути по кнопці Закрыть

Додавання, знищення і зміна послідовності полів. Введення записів у таблицю.

Додавання поля.

• відобразити таблицю в режимі Конструктор;

• клацнути маркер строки над якою хочемо встановити строку;

• на СПІ клацнути по кнопці Добавить строки ;

• в стовпчику Имя поля ввести імя нового поля. Воно може мати довжину до 255 символів;

• натиснути клавішу Тав для переходу в стовпчик Тип данных;

• клацнути по стрілці розкриваючого списку і вибрати необхідний тип даних;

• натиснути Тав для переходу в стовпчик Описание;

• ввести (при необхідності) короткий опис поля;

• задати інші властивості поля. Для текстових і числових полів визначити Размер поля.

Знищення поля.

• відобразити таблицю в режимі Конструктор;

• клацнути маркер поточної строки зліва від поля, яке необхідно знищити;

• на СПІ клацнути по кнопці Удалить строки ;

• якщо поле яке знищується містить інформацію, то на екрані зявитьтся відповідне повідомлення, для підтвердження клацнути Да, навпаки Нет.

Переміщення поля.

• відобразити таблицю в режимі Конструктор;

• клацнути маркер поточної строки поля, яке необхідно перемістити;

• клацнувши марке поточної строки, утримувати кнопку миші доки зявиться вказівник переміщення ;

• перетягти строку в необхідне місце.

Типи полів, їх призначення і властивості.

1. Основна властивість текстового поля – розмір.

2. Числове поле призначене для введення числових даних. Воно також має розмір, але числові поля бувають різні, наприклад для введення цілих чисел і для введення дійсних чисел . В останньому разі крім розміра поля задається також розмір десяткової частини числа.

3. Поле введення дат або часу має тип Дата / время.

4. Для введення логічних даних, існують тільки два значення (Да або Нет; 0 або 1; Истина або Ложь і т.д.), мається спеціальний тип – Логическое поле. Довжина такого поля завжди дорівнює 1 байту.

5. Денежный тип поля – зберігає грошові одиниці. В цьому разі компютер відображає числа разом з грошовими одиницями, розпізнає рублі і копійки, фунти і пенси, долари і центи і т.д.

6. В сучасних БД можна зберігати не твльки числа і букви, але і картинки, музикальні кліпи і відеозаписи. Поле для таких обєктів називається полем обєкта ОLE .

7. У текстового поля є одини недолік, воно має недостатній розмір (не більше 256 символів). Якщо необхідно вставити в поле довгий текст, для цього використовують поле типа МЕМО. В ньому можна зберігати до 65535 символів. Особливість поля МЕМО в тому, що ці дані зберігаються не в полі, а в іншому місці, а в полі зберігається тільки вказівник на те, де розташований текст.

8. Поле Счетчик. При введені нового запису в нього автоматично вводиться число, на одиницю більше, ніж значення того ж поля в попередньому запису, що зручно для нумерації записів.

Існує два способи введення записів в таблицю:

• введення записів в Режиме таблицы

• введення записів з допомогою Формы

Введення даних в режимі Режим таблицы:

• Відкрити БД, в яку необхідно ввести записи.

• Щоб вивести список таблиць БД, клацнути вкладинку Таблицы у вікні БД.

• Двічі клацнути по таблиці, в яку необхідно додати записи. Таблиця відобразиться в Режиме таблицы.

• Ввести необхідні дані. Для переходу до слідуючого поля натиснути клавішу Тав або Еnter.

Для спрощення праці набірників таблиць, розробник БД може підготувати спеціальні обєкти – форми.

Форми – електронний бланк, вякому є поля для введення даних.

Призначення форм:

• не можна давати доступ малокваліфікованому персоналу до таблиць ( саме цінне, що є в БД );

• різні люди можуть мати різні права доступа до інформації. Наприклад один має право вводити тільки імена і адреси клієнтів, другий – тільки номера їх розрахункових рахунків, а третій – тільки суми, які знаходяться на цих рахунках. Для введення їм надають різні форми, хоч дані з форм можуть поступати в одну таблицю;

• вводити дані в форму простіше. Багато що можна автоматизувати і до того ж елементи управління форми налагоджують так, щоб при введені даних виконувалася їх первинна перевірка ;

• екранні форми можна зробити точною копією паперових бланків, з яких виконується введення даних, завдяки цьому в багато разів зменшується кількість помилок при введенні і значно знижується втомляємість персонала.

Введення записів з допомогою форми:

1. Відкрити БД з таблицею в яку необхідно ввести записи.

2. Щоб вивести список доступних форм БД, треба клацнути вкладинку Формы вікна БД .

3. Двічі клацнути форму, з допомогою якої будете вводити дані. Форма відобразить перший запис (якщо він існує) таблиці.

4. Ввести необхідні дані. Для переходу кл. Тав і Enter.

5. Для переміщення по записам клацнути кнопку Следующая запись () або Предыдущая запись().

Способи створення форм :

Автоформи.

1. Для створення автоформи необхідно відкрити вкладенку форми в діалоговому вікні База данных і клацнути по кнопці Создать.

2. В зявленому діалоговому вікні Новая форма вибрати в якості джерела даних для форми будь-яку таблицю або запит, після чого створюють автоформу подвійним клацанням в списку вибору вида автоформи (табличная, ленточная или в столбец).

З допомогою Мастера:

• Вибрати поля, дані для яких можна буде вводити в формі.

• Вибрати зовнішній вигляд форми.

• Вибрати фоновий малюнок форми.

• Задати імя форми.

Готову форму можна зразу ж використовувати для перегляду існуючих записів або введення нових.

Знищення, копіювання і вставка записів. Редагування, переміщення і знищення тексту.

Знищення записів.

Якщо якийсь запис в таблиці більше не потрібен, його можна знищити. В звязку з тим, що знищений запис не можна повернути кнопкою Отменить, то Ассеss виведе запит підтвердження. Можна знищити один або декілька записів в Режиме таблицы або поточний запис в Режиме формы.

Кн. Удалить запись.

Знищення запису в режимі таблиці:

• клацнути маркер виділення ліворуч від строки запис якої знищуємо;

• Клацнути по кнопці Удалить запись на панелі інструментів Таблица в режимі таблиці;

• Підтвердити знищення – Да, або відмінити знищення – Нет.