Робота зі списками Основні терміни і визначення.

Лист Ехсеl є прикладом плоскої бази данних (БД), тобто бази, яка складається з одної таблиці. Ми можемо сортувати дані, переносить їх з місця на місце, але все це в межах однієї таблиці.

Реляційна база даних складається з декількіх таблиць, зв’язаних між собою ключовими полями ( або просто ключами). Такий спосіб побудови БД допустимий в Ехсеl, але всеж існує більш відповідна програма – Microsoft Access.

В Ехсеl термін БД не використовується, а кажуть список Ехсеl.

Список – це таблиця зі зв’язаними єдиною темою даними.

Список обов’язково має якусь структуру, дякуючи чому ми можемо використовувати пошук і обробляти визначені блоки даних.

Запис – кожна строка, яка об’єднує всі необхідні відомості про один елемент списку.

Кожна чарунка в списку є елементом будь-якого поля і містить єдиницю інформації. Всі поля об’єднуються в стовпчики, які містять дані одного типу.

Назва поля – заголовок стовпчика.

Автоматичне введення списків .

Розглянемо на прикладі, введемо нумерацію в стовпчик А, для чого:

• ввести в чарунку А1, цифру 1, а в чарунку А2 цифру 2;

• виділити діапазон чарунок А1:А2;

• підхопити мишею маленький квадратик (курсор миші змінится на +);

• натиснути і утримуючі ліву клавішу миші, перемістити мишу так, щоб штрихова рамка обрамляла діапазон чарунок А1:А10;

• видпустити курсор миші. В чарунках від А3 до А10 з’являться цифри 3,4,5,6,7,8,9,10.

Тобто програма сама визначила тенденцію нумерації в чарунках А3:А10. В такий спосіб можна автоматично заповнювати стовпчик або строку чарунок датами з необхідним кроком або місяцами.

Щоб полегшити роботу при введені безлічі однакових назв можна використати список автоматично побудований в Ехсеl. Після чого при введені перших символів в чарунку Ехсеl завершить введення слова або слов в стовпчик або в строку.

Розглянемо використання прискоренного заповнення таблиці для чого побудуємо свій список: А В С Д Е

1 Ранок День Вечір Ніч

- ввести в слідуючі чарунки відповідні слова:

В1 Ранок

С1 День

Д1 Вечір

Е1 Ніч

- з введених слів сформувати список. Для цього виділити чарунки з В1 до Е1 і виконати команду меню Сервис Параметри , перейти на вкладинку Списки;

- В полі Импорт списка из ячеек вже в заслання “$B$1:$E$1” натиснути кнопку Импорт і список буде доданий.

Цей список можна використовувати не тільки в даному документі, але і у всіх інших.

Розглянемо процес введення даних зі списку.

- ввести в чарунку В10 “Ранок”. Підхопити маленький квадратик в правому куті чарунки В10( курсор зміниться на +). Натиснути ліву кл.миші і не відпускаючи ії, перемістити праворуч на три чаруки; - відпустити кл.миші, при цьому чарунки з С10 по Е10 заповняться відповідними значеннями зі списку.