3.1.2. Организация
Следующей функцией управления является организация. Задачи ее:
деление организации на части, распределение общих управленческих задач между подразделениями и работниками;
формирование организационной структуры организации, налаживание взаимодействия ее элементов;
создание условий для формирования определенной организационной культуры организации;
организация выполнения принятых решений;
текущая организация производственного, торгового и иных процессов;
обеспечение деятельности организации ресурсами;
делегирование задач и полномочий;
преобразование (реорганизация) организации в ходе ее развития.
Можно рассматривать управленческие процессы и их организацию. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным – операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.
Можно выделить условия рациональной организации управленческих процессов:
пропорциональность;
непрерывность;
наличие целей;
эластичность действий;
устойчивость;
разделение труда;
соблюдение норм управляемости;
делегирование обязанностей и полномочий;
параллельность;
прямоточность;
ритмичность;
концентрация однородных предметов труда в одном месте;
гибкость процессов.
Так, при пропорциональности достигается равная пропускная способность разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т.д., при параллельности – совмещение операций во времени, при прямоточности – оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т.д.; при ритмичности – равномерность выполнения управленческих процессов во времени; при непрерывности – максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов.
Для соблюдения этих условий необходимо повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путем унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов.
Важное условие рациональной организации управления – делегирование менеджером полномочий подчиненным, которые будут принимать и реализовать решения в порученных им областях. Делегирование означает передачу задач и прав на принятие решений лицу, которое принимает на себя обязанность по их выполнению.
Процесс делегирования включает следующие действия:
определение обязанностей;
определение требуемых результатов;
делегирование необходимых полномочий и возложение обязанностей по достижению необходимых результатов.
3.1.3. Мотивация
Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения целей.
Руководители всегда мотивировали работников, осознавали они это или нет. В древние времена для этого служили хлыст и угрозы, для избранных – награды.
До XX в. было распространено мнение, что люди всегда будут работать лучше, если им предоставить возможность зарабатывать больше, т.е. мотивация сводилась к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен на прилагаемые усилия. Однако последующие исследования выявили несостоятельность такого подхода и показали, что мотивация является результатом сложной совокупности потребностей. Для того чтобы мотивировать работников, руководителю необходимо определить их потребности, которые удовлетворяются через хорошую работу.
Методы управленческой мотивации можно разделить на:
методы экономической мотивации – зарплата, премия, льготы, проценты, участие в прибылях, пакет акций, доплата и др.;
методы социальной мотивации – общественное признание, благодарность, восхищение, обожествление, презрение и т.д.;
методы психологической мотивации – ощущение собственной значимости, безразличие, ущербность, ненужность и проч.;
методы властной мотивации – повышение в должности, предоставление дополнительных полномочий и проч.;
социально-психологические методы – повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая, управленческая и профессиональная этика и т.д.;
методы моральной мотивации – личное или публичное признание, похвала и критика;
целевой метод;
метод проектирования и перепроектирования (обогащения) работ;
метод вовлечения сотрудника (партисипативный метод);
методы изучения мотивации и мотивов – экспериментальные методы, методы оценки поведения и его причин со стороны, методы изучения (беседа, опрос, анкетирование) и проч.
Мотивацию целесообразно рассматривать как процесс. В связи с этим ее можно представить, с определенной степенью условности, в виде шести следующих одна за другой стадий:
возникновение потребности;
поиск путей удовлетворения, устранения потребности;
определение целей (направления) действий;
осуществление необходимых действий;
получение вознаграждения за осуществление действий;
удовлетворение, устранение потребности.
Процесс мотивации объясняют прежде всего содержательные теории мотивации. В них выявляются основные потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. При разработке концепций мотивации наибольшее значение имели работы А. Маслоу, Ф. Герцберга и Д. МакКлелланда.
По теории американского психолога А. Маслоу (1908-1970) все потребности можно расположить в виде строгой иерархической структуры (рис. 3.2). Он считал, что потребности нижних уровней влияют на поведение человека прежде, чем потребности более высоких уровней. В каждый конкретный момент человек стремится к удовлетворению той потребности, которая для него является более важной или сильной. Потребность следующего уровня станет наиболее мощным фактором в поведении человека, когда будет удовлетворена потребность более низкого уровня.
Физиологические потребности являются необходимыми для выживания. Они включают потребности в еде, воде, жилье, отдыхе.
Потребности в принадлежности и причастности включают чувство принадлежности к чему-либо или кому-либо, чувство социального взаимодействия, привязанности и поддержки.
Рис. 3.2. Иерархия потребностей по А. Маслоу
Потребности в безопасности и защищенности подразумевают защиту от физических и психологических опасностей со стороны окружающего мира и уверенность в том, что физиологические потребности будут удовлетворены в будущем.
Потребности в признании и самоутверждении – подразумевают самоуважение (личные достижения, компетентность), уважение со стороны окружающих.
Потребности самовыражения – это потребности в реализации своих потенциальных возможностей.
Практические выводы из концепции Маслоу:
потребности высших уровней не могут стать мотивами, пока не будут удовлетворены первичные потребности (первых двух уровней);
чем выше уровень потребностей, тем для меньшего числа людей они являются мотивами к активной деятельности;
неудовлетворенные потребности стимулируют работников, а удовлетворенные перестают воздействовать, поэтому их место занимают другие неудовлетворенные потребности;
удовлетворение какой-нибудь одной потребности не приводит к автоматическому задействованию потребности более высокого уровня.
Концепция Маслоу оказала большое влияние на развитие теории и практики современного управления. Однако жизнь показала, что в концепции есть ряд очень уязвимых моментов.
Во-первых, потребности по-разному проявляются в зависимости от многих ситуационных факторов (содержание работы, положение в организации, возраст и т.д.).
Во-вторых, не всегда имеет место жесткое следование одной группы потребностей за другой, как это представлено в «пирамиде» Маслоу.
В-третьих, удовлетворение вторичных потребностей не всегда приводит к ослаблению их воздействия на мотивацию. Маслоу считал, что исключением из этого правила является потребность самовыражения, которая может не ослаблять, а, напротив, усиливать свое действие на мотивацию по мере ее удовлетворения. Практика показывает, что и потребности признания и самовыражения также могут оказывать усиливающее воздействие на мотивацию в процессе их удовлетворения.
В теории МакКлелланда рассматривается три потребности, мотивирующие человека:
потребность в успехе, стремление достигать поставленных целей более эффективно, чем прежде;
потребность в причастности, которая реализуется через поиск и установление хороших отношений с окружающими, получение от них поддержки. Для ее удовлетворения обладателям ее необходимы постоянные широкие контакты, обеспеченность информацией и пр.;
потребность во власти (административной, авторитета, таланта и т.п.), состоящая в стремлении оказывать влияние на поведение людей, брать на себя ответственность за их действия.
При этом подчеркивается, что в настоящее время особенно важны эти потребности высшего уровня, поскольку потребности низших уровней, как правило, уже удовлетворены (в развитых странах).
Согласно теории Ф. Герцберга потребности подразделяются на гигиенические факторы и мотивации. Гигиенические факторы (заработная плата, условия, отношения, режим и безопасность на работе, статус) не являются мотивирующими, т.к. обеспечивают человеку лишь нормальные условия и фактически не приводят к удовлетворенности. Мотивации, которые примерно соответствуют потребностям высшего уровня по А. Маслоу и МакКлелланду, активно воздействуют на поведение человека. Для того чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель должен сам вникнуть в сущность работы.
Кроме указанных содержательных теорий мотивации существуют также процессуальные теории. В них анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения целей и выбирает вид поведения в процессе их реализации. Согласно этим теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.
Признание получили следующие основные процессуальные теории мотивации: теория ожиданий, теория справедливости и модель мотивации Портера – Лоулера, а также концепция партисипативного управления.
Согласно теории ожиданий наличие активной потребности не является единственным необходимым условием мотивации человека на достижение определенной цели. Человек должен также надеяться на то, что выбранный им тип поведения действительно приведет к удовлетворению или приобретению желаемого. В этой теории система мотивации строится на количественных взаимосвязях между входом системы – затратами труда и ее выходом – степенью удовлетворенности вознаграждением за вложенный труд. Например, исполнитель, повысив интенсивность своего труда на 20 процентов, должен быть уверен в том, что степень удовлетворения вознаграждением от повышения интенсивности труда повысится не менее чем на 20 процентов. Задача менеджмента при этом сводится к разработке количественно обоснованной системы мотивации роста производительности или качества труда исполнителя.
Теория справедливости, основателям которой является Стейси Адамс, основана на том, что люди субъективно определяют отношение полученного вознаграждения к затраченным усилиям и затем соотносят его с вознаграждением других людей, выполняющих аналогичную работу. Если сравнение показывает дисбаланс и несправедливость, то у них возникает психологическое напряжение и они начинают работать хуже. В связи с этим менеджеру необходимо мотивировать этих сотрудников, снять напряжение и для восстановления справедливости исправить дисбаланс. Это можно сделать путем изменения затрат труда или размера вознаграждения.
Модель мотивации Портера – Лоулера основана на теориях ожиданий и справедливости. Результаты, достигнутые сотрудником, зависят от трех переменных: затраченных усилий, способностей и особенностей человека, осознания им своей роли в процессе труда. Уровень затрачиваемых усилий, в свою очередь, зависит от ценности вознаграждения и от того, насколько человек верит в получение вознаграждения и удовлетворение им.
Концепция партисипативного управления основывается на следующем: если человек принимает участие в различной внутриорганизационной деятельности, то получает от этого удовлетворение и работает с большой отдачей, более качественно и производительно.
Приведенные теории показывают, что на сегодня отсутствует какое-либо канонизированное учение, однозначно объясняющее то, что лежит в основе мотивации человека и чем определяется мотивация. Каждая теория имеет определенное принципиальное отличие. Причем, в этих теориях лишь анализируются факторы, лежащие в основе мотивации, но практически остается без внимания процесс мотивации.
Очевидно, что система мотивации или стимулирования труда работника, должна учитывать элементы всех рассмотренных теорий. Действия по мотивации должны включать экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в первую очередь относятся: разнообразие работы по содержанию, рост и расширение профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности, возможности проявления инициативы и осуществления самоконтроля и т.д.
Каждому менеджеру следует знать весь спектр потребностей работника, а также знать, с помощью каких органов (субъектов) управления должны удовлетворяться те или иные его потребности.
Следует помнить, что система вознаграждения, применяемая к одному работнику, может не подойти для другого. Менеджер должен уметь применять те или иные методы стимулирования к тем или иным работникам.