1.3. Документальне оформлення обліку надходження та вибуття основних засобів

Надходження основних засобів на підприємство оформлюється первинними документами, що визначені наказом Міністерства статистики України Про затвердження типових форм первинного обліку" №352 від 29.12.1995р.

Надходження основних засобів на підприємство оформлюється:

• актом прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. ОЗ-1)(Додаток З);

• актом здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (ф. ОЗ-2)(Додаток Ж);

• актом встановлення, пуску та демонтажу будівельної машини (ф.ОЗ-5).

Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. ОЗ-1) застосовується для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об'єктів, для обліку введення їх в експлуатацію, при оформленні внутрішнього переміщення, а також для виведення із складу основних засобів, внаслідок їх передачі іншому підприємству. Він оформляється комісією в одному примірнику в момент надходження чи вибуття основних засобів. Після цього акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф.ОЗ-1) з доданою технічною документацією передається в бухгалтерію, підписується керівником та головним бухгалтером.

Акт здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (ф. ОЗ-2) підписується відповідальним працівником відділу та представником організації (відділу), що проводила ремонт чи модернізацію основних засобів, та передається в бухгалтерію. В технічну документацію об'єкта основних засобів вносяться необхідні зміни в характеристику об'єкта, що пов'язані з ремонтом, реконструкцією чи модернізацією. Документ складається в двох екземплярах: один передається організації, що здійснює ремонт; інший - в бухгалтерію.

Вибуття основних засобів оформляється такими первинними документами:

• Актом прийому-передачі основних засобів (форма ОЗ-1);

• Актом на списання основних засобів (форма ОЗ-3)(Додаток К);

• Актом на списання автотранспортних засобів (форма ОЗ-4).

Акт прийому-передачі основних засобів (форма ОЗ-1) при безоплатній передачі основних засобів іншому підприємству складається в двох екземплярах (обом сторонам). При продажу акт складається в трьох примірниках: перші два - залишаються у продавця, а третій - передається покупцеві.

Акт на списання основних засобів (форма ОЗ-3) використовується при оформленні вибуття основних засобів, при повному чи частковому їх списанні. Акт складається в двох примірниках (один - в бухгалтерії, інший - матеріально-відповідальній особі). В акті вказуються затрати на списання, а також вартість матеріальних цінностей, отриманих внаслідок ліквідації.

Акт на списання автотранспортних засобів (форма ОЗ-4) застосовується для оформлення списання легкового чи вантажного автомобіля, причепа тощо внаслідок їх повної ліквідації.

Реєстри аналітичного обліку основних засобів, що вибули, додаються до документів, якими оформлені факти вибуття основних засобів.

В бухгалтерії на кожен об'єкт основних засобів відкривається інвентарна картка обліку основних засобів (ф. ОЗ-6) на підставі акту прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. ОЗ-1), технічної та іншої документації. Аналітичний облік основних засобів та їх зносу ведеться за кожним об'єктом окремо з розподілом на: власні, отримані на умовах фінансової оренди, виробничі, невиробничі.

В інвентарній картці записуються тільки основні якісні та кількісні характеристики основного засобу (назву підприємства, місце знаходження, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, первісну вартість, норму амортизаційних відрахувань, рік випуску, суму зносу, дату введення в експлуатацію, номер техпаспорту тощо). Всі зміни, що відбуваються з основними засобами, обов'язково реєструються в інвентарній картці.

Для реєстрації інвентарних карток використовують опис інвентарних карток обліку основних засобів (ф. ОЗ-7), записи в якому ведуться в розрізі класифікаційних груп (видів) основних засобів.

Для пооб'єктного обліку основних засобів за місцями їх знаходження матеріально відповідальна особа веде інвентарний список основних засобів (ф. ОЗ-9).

Дані цього інвентарного списку повинні відповідати даним інвентарних карток, які ведуться в бухгалтерії.

Наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. № 356 затверджені Методичні рекомендації щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, у яких даються і форми 8 журналів, що замінили звичні для бухгалтера журнали-ордери.

Для узагальнення інформації про наявність і рух основних засобів, їх знос, а також капітальні інвестиції призначений Журнал 4.

Записи в Журналі 4 ведуться на підставі первинних і зведених документів (акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення основних засобів (форма № ОЗ-1)), акта списання, розрахунку амортизації та ін.).

Вибуття основних засобів відображається у графі 4 розділу І Журналу 4 у результаті їх продажу, безоплатної передачі, неможливості отримання підприємством надалі економічних вигод від їх використання або невідповідності критеріям визнання активом.

Сума нарахованої амортизації основних засобів відображається у графі 6 Журналу 4.

Капітальні інвестиції у зв'язку з уведенням у дію основних засобів активів, вибуття внаслідок продажу відображаються в розділі II Журналу 4.

Для ведення обліку по дебету рахунка 15 "Капітальні інвестиції" призначена Відомість 4.1.

У ній також відображаються аналітичний облік інвестицій у розрізі затрат капітального характеру (будівельні, монтажні, проектні роботи, собівартість придбаного обладнання, яке потребує і яке не потребує монтажу, тощо) та операції, пов'язані з розподілом інвестицій у капітальне будівництво, виконане підрядним і господарським способом.

У цій Відомості відображаються затрати на проведення модернізації, модифікації, дообладнання (субрахунок 152), реконструкції, добудування (субрахунок 151) об'єкта, які приводять до збільшення первісно очікуваних від його використання майбутніх економічних вигод. Для визначення фактичної вартості кожного об'єкта капітального будівництва, реконструкції, добудування, модернізації, модифікації, здійснюваної в декількох звітних періодах, застосовується вкладний листок із зазначенням назви об'єкта.

У Відомості 4.1 відокремлюється сума податкового кредиту, що визнається законодавством у зв'язку з попередньою оплатою (авансом) вартості необоротних активів, обладнання і будівельно-монтажних робіт. Після отримання (приймання) необоротних активів, обладнання, що потребує монтажу, і будівельно-монтажних робіт сума податкового кредиту методом "сторно" відображається (у Відомості 4.1 і Журналі 3) по дебету рахунка 15 і кредиту субрахунка 644 "Податковий кредит" і не включається до первісної вартості побудованих (змонтованих, уведених в експлуатацію) основних засобів.

У тих випадках, коли необхідну аналітичну деталізацію показників за об'єктами обліку на окремих рахунках безпосередньо в журналах забезпечити неможливо, то заздалегідь дані первинних документів в необхідному аналітичному розрізі групуються (накопичуються) у допоміжних відомостях (листах-розшифровках), з яких підсумки записуються до журналів.

Згідно Податкового Кодексу України [2] амортизації підлягають витрати на: придбання основних засобів, нематеріальних активів та довгострокових біологічних активів для використання в господарській діяльності; самостійне виготовлення основних засобів вирощування довгострокових біологічних активів для використання в господарській діяльності, в тому числі витрати на оплату заробітної плати працівникам, які були зайняті на виготовленні таких основних засобів; проведення ремонту, реконструкції, модернізації та інших видів поліпшення основних засобів, що перевищують 10 відсотків сукупної балансової вартості всіх груп основних засобів, що підлягають амортизації, на почток звітного року; капітальні поліпшення земні, не пов'язані з будівництвом, а саме: іригація, осушення, збагачення та інші подібні капітальні поліпшення землі; капітальні інвестиції, отримані платником податку з бюджету, у вигляді цільового фінансування на придбання об’єкта інвестування (основного засобу, нематеріального активу) за умови визнання доходів пропорційно сумі нарахованої амортизації по таком об’єкту відповідно до положень підпункту 137.2.1 пункту 137.2 статті 137 ПКУ [2]; сума переоцінки вартості основних засобів, проведеної відповідно до статті 146 ПКУ[2]; вартості безоплатно отриманих об’єктів енергопостачання, газо- і тепло забезпечення, водопостачання, каналізаційних мереж, побудованих споживачами на вимогу спеціалізованих експлуатуючих підприємств згідно з технічнимиу умовами на приєднання до вказаних мереж або об’єктів. [2]

Основні фонди підлягають розподілу за такими групами:

група 1 - земельні ділянки

група 2 - капітальні витрати на поліпшення земель, не пов'язані з будівництвом

група 3 - будівлі,

споруди,

передавальні пристрої

група 4 - машини та обладнання, з них:

електронно-обчислювальні машини, інші машини для автоматичного оброблення інформації, пов'язані з ними засоби зчитування або друку інформації, пов'язані з ними комп'ютерні програми (крім програм, витрати на придбання яких визнаються роялті, та/або програм, які визнаються нематеріальним активом), інші інформаційні системи, комутатори, маршрутизатори, модулі, модеми, джерела безперебійного живлення та засоби їх підключення до телекомунікаційних мереж, телефони (в тому числі стільникові), мікрофони і рації, вартість яких перевищує 2500 гривень

група 5 - транспортні засоби

група 6 - інструменти, прилади, інвентар (меблі)

група 7 - тварини

група 8 - багаторічні насадження

група 9 - інші основні засоби

група 10 - бібліотечні фонди

група 11 - малоцінні необоротні матеріальні активи

група 12 - тимчасові (нетитульні) споруди

група 13 - природні ресурси

група 14 - інвентарна тара

група 15 - предмети прокату

група 16 - довгострокові біологічні активи

Сума амортизаційних відрахувань звітного періоду визначається як сума амортизаційних відрахувань, нарахованих для кожного із календарних кварталів, що входять до такого звітного періоду (далі - розрахункові квартали). Сума амортизаційних відрахувань кварталу, щодо якого проводяться розрахунки (розрахунковий квартал), визначаються шляхом застосування норм амортизації, до балансової вартості груп основних фондів на початок такого розрахункового кварталу. Суми амортизаційних відрахувань вилученню до бюджету не підлягають, а також не можуть бути базою для нарахування будь-яких податків, зборів (обов'язкових платежів).