Факторы эффективной организации.

Исследования Ренсиса Лайкерта в Мичиганском университете показали, что эффективная организации значительно отличается от неэффективных по ряду структурных измерений. Согласно Лайкерту эффективна та организация, которая побуждает руководителя сосредоточить главное внимание на стремлении создать эффективную рабочую группу с высокопроизводительными целями. Разработанная Лайкертом «система четыре», предполагает, что организация строится на человеческих мотивациях, которые должны проявляться через: 1. Процесс выдвижения целей, 2. Принятие решений, 3. Контроль, 4. Децентрализация.

Менее эффективная организация побуждает руководителей:

1) разбить общие действия на простые составные части или задания,

2) разработать наилучший способ выполнения каждой из этих составных частей,

3) нанять людей с соответствующими способностями и квалификацией для выполнения каждого их этих заданий,

4) обучать этих людей выполнению задания особым наилучшим способом,

5) осуществлять руководство, контроль выполнения заданий, хронометрирование работ,

6) использовать поощрение в форме индивидуальной или групповой сдельной оплаты труда.

Лайкерт утверждал, что организации, построенные на основе положений классической теории, являются неэффективными, т.к. они склонны к консерватизму и не учитывают изменяющийся характер внешней среды.

2. Теория административного поведения

Автор теории – Герберт Саймон. В своих работах он исследовал процессы влияния установленных целей на рациональное поведение в организациях. Саймон критически относился к теоретическим обобщениям Тейлора и принципам управления Файоля, и считал что поведение человека в организации мотивировано личным интересом. Саймон предложил концепцию административного работника, который преследует собственные интересы, но не всегда знает каковы они. Работник осознает только несколько из всех возможных вариантов действий и склонен принять адекватное решение, а не оптимальное. Саймон считал, что организации могут упростить процесс принятия решений, т.е. ограничить цели, на которые направлена деятельность. Цели влияют на поведение, только если они являются частью решения о том каким должно быть поведение и определяются на основе ценностных предпосылок решений. Чем точнее обозначены ценностные предпосылки, тем рациональнее принимаемые решения. Четко установленные цели позволяют различать приемлемые и неприемлемые варианты решений.

3. Теория Гласиер

Универсальная теория формирования организаций, которая появилась в результате осуществления долгосрочного исследовательского проекта в конце 1940-х годов Гласиеровской металлической компаний в Лондоне. Суть этой теории сводится к определению организации, как системы состоящей из четырех подсистем:

1.исполнительская

2.апелляционная

3.представительская

4.законодательная

Исполнительская подсистема это структура, состоящая из функций, исполнители которых должны следовать определенным требованиям. Апелляционная система имеет следующие черты: каждый член организации имеет право обжаловать любое решение руководителя на более высоком уровне управления вплоть до уровня главного управляющего; в отдельных случаях он может обратиться в апелляционный суд, состоящий из представителей рабочего совета, правления и председателя суда; задача работника (рассматривающего жалобу) состоит в принятии решения исходя из политики организации, установленного порядка и прецедента. Любая сторона может обратиться к адвокату за консультацией.

Представительская подсистема формируется путем избрания представителей, входящих в рабочий совет вместе с руководителями для разбора жалоб. Функции законодательной подсистемы: разработка политики организации с участием избранных представителей рабочего совета.

Законодательная подсистема принимает решения о найме, распределения работ во времени, правил работы и другое.

4. Теория организационного потенциала

В начале 1970-х годов американский ученый Игорь Ансофф выдвинул идею к пониманию и развитию организационных структур управления. Промышленную организацию он рассматривает как систему, осуществляющую взаимосвязи с источниками ресурсов и внешней средой. Поэтому он выделяет два сложившихся подходов к формированию организационных структур:

1. Используемых до Второй Мировой войны, ориентирован на внутреннее строение фирмы, разделение функций и рационализацию управления.

2. Динамический

Сосредоточивается на анализе связей фирмы со средой, в которой она действует с источниками ресурсов.

29.03

Закон синергии заключается в том, что сумма свойств организованного целого превышает арифметическую сумму свойств, имеющихся у каждого из вошедшего в состав целого элементов в отдельности. При этом под свойством элементов понимается характеризующий его состав параметров, их взаимозависимость, изменения во времени, получаемый суммарный эффект носит название синергетического. Закон синергии часто называют основополагающим законом организации.

Закон наименьших – этот закон определяет, что структурная устойчивость целого определяется наименьшей его частичной устойчивостью.

Закон самосохранения гласит, что любая реальная физическая, т.е. организованная система стремится сохранить себя как целостное образование и, следовательно, экономнее расходовать свой ресурс. Ключевыми понятиями для раскрытия законы самосохранения являются жизнь, выживание, равновесие, устойчивость. Функционирующая организация может стремиться к достижению равновесия и допустимо применять понятие равновесия, если система стабильно развивается по известному закону. Пример: Если предприятие увеличивает свое присутствие на рынке, объем производства, численность работающих и повышает их квалификацию, то можно считать, что оно находиться в состояние равновесия.

С ростом и развитием организации связана проблема динамического равновесия. Определение статического или динамического равновесия зависит от рассматриваемых связей и уровня анализа. Если структура предприятия со временем не меняется, то оно находится в статическом равновесие. При динамическом равновесии структура организации меняется. Важным аспектом равновесия, связанным с выживанием является устойчивость.

Устойчивость это способность системы функционировать в состояниях близких к равновесию в условиях постоянных внешних и внутренних возмущающих воздействий. Понятие устойчивости относится и к структуре и к функциям системы. При этом устойчивость структуры первична по отношению к устойчивости функционирования.

Существует два рода устойчивости.

Устойчивостью перового рода называют свойства системы вновь возвращаться в исходное состояние после выхода из состояния равновесия. Такой вид устойчивости соответствует статическому равновесию.

Устойчивость второго рода отмечается тогда, когда после выхода системы из состояния равновесия она приходит в колебание вблизи нового равновесного состояния. Такой вид устойчивости соответствует динамическому или морфогенетическому равновесию. При динамическом равновесии возмущающие воздействия подавляются с помощью внутренней перестройки структуры и нового роста.

Способность любой системы сохранять устойчивость структуры и функций при внешних возмущениях небезгранична. Возможность компенсаций, предусмотренных возмущений зависит от их интенсивности. Следовательно, для любой системы существует область устойчивости. Границы этой области меняются в процессе эволюции системы.

Способность системы оставаться в области устойчивости называют живучестью системы.

Закон самосохранения носит общий характер и особенно актуален для социальных организаций. Все системы стремятся сохранить себя как единое целое. Одним из главных условий самосохранения организации в рыночной среде является экономное расходование всех ресурсов. Другим условием самосохранения организаций является успешная приспособляемость, т.е. адаптация к изменениям во внешней среде. Способность к адаптации является одним из критериев самосохранения.

Адаптация это такая реакция на изменения условий внешней и внутренней среды организации, которая противодействует длительному или возможному снижению эффективности организации.

Различают следующие виды адаптации: кратковременную и долговременную, структурную и функциональную, активную и пассивную. Кратковременная адаптация протекает достаточно быстро, долговременная через длительные эволюционные процессы развития. Структурная адаптация связана с изменениями в структуре, функциональная с изменениями видов деятельности. При пассивной адаптации организация изменяет свое поведение под воздействием внешней среды. При активной сама воздействует на ее состояние.

Конкретными формами приспособления организации к изменениям условий ее функционирования являются организационный рост и развитие. Самосохранение, рост и развитие это взаимосвязанные понятия. Рост и развитие могут быть необходимым и достаточным условием самосохранения организации.

Рост может происходить вместе с развитием или при его отсутствии. Рост без развития имеет ограниченный характер. Ограничение роста организаций заложено в их окружение, т.е. главные пределы роста организации экзогенны, а именно лежат вне организации. Основные препятствия развитию организации создаются ими самими, т.е. пределы развития эндогенны.

Выделяют два вида препятствий: расхождения и противоречия (конфликт).

Расхождения это разрыв между тем, какой видит себя сама организация и тем, что она представляет собой в действительности. Конфликт определяется тем, что сознательное поведение одной из сторон (личность, группа, организация) вступает в противоречие с интересами другой стороны. Механизм действия закона самосохранения состоит в следующем: во-первых, самосохранение есть выживание системы через поддержание ее целостности, состояния подвижного равновесия и устойчивости, экономного использования ресурсного потенциала. Во-вторых, самосохранение непосредственно связано с адаптацией системы, как к внутренним, так и внешним изменениям. В-третьих, необходимыми условиями самосохранения выступают рост и развитие организации.

05.04

Закон информированности - упорядоченности утверждает, что в организованном целом не может быть больше порядка, чем информации. Упорядоченность – это характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных взаимосвязей.

Достигнутый порядок можно охарактеризовать с помощью как качественных, так и количественных методов.

Порядок можно в принципе признать полным, если в нем нашли практическое воплощение три аспекта упорядоченности, вытекающие из того, что определены:

А) границы системы, т.е. установлено, сколько и каких образующих единиц она включает;

Б) переменные, которые характеризуют элементы, образующие системы;

В) образ действия каждого элемента и системы их взаимодействия. Таким образом, наше знание о системе связано с порядком в ней.

Как бы не варьировалось слово «информация», главное в нем то, что оно несет сведения, сообщает, рассказывает, знакомит, т.е. снимает, уничтожает незнание о чем-либо и неопределенность.

С появлением кибернетики информация стала унифицирующим понятием, определяющим действие организационных систем, т.е. систем, поведение которых контролируется (управляется) достижением заранее поставленных целей.

С точки зрения кибернетики не всякие сведения несут информацию, а лишь те, которые уменьшают неопределенность системы для ее наблюдателя. Основой способности человека мыслить, рассуждать и определять свое отношение к действительности является информация.

Кибернетическая система всегда информационная. Одним из родоначальников современной теории информации К. Шенноном введено такое понятие, как количество разнообразия или мера неопределенности – энтропия. Энтропия тем больше, чем больше число различных возможных состояний объекта.

Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия есть мера дезорганизованности системы.

Энтропию можно рассматривать как меру недостатка информации, а информацию – как отрицательное слагаемое энтропии, ее «негатив» или как негэнтропию. Положение любой системы с точки зрения ее упорядоченности можно определить на отрезке между его двумя крайними точками. Одна из них как бы соответствует полному хаосу в системе, т.е. максимальной энтропии, другая – абсолютному порядку, т.е. максимальной негэнтропии в системе.

Энтропия максимальна именно при равенстве всех вероятностей возможных состояний системы.

Средством передачи этой информации, как считает Хайек, будет рыночная цена. Цена – эффективное средство передачи нужной информации, поскольку она позволит каждому субъекту рыночных отношений принять деловое решение в нужном русле. Исследования, проведенные в различных фирмах, выявили следующие аспекты информационных взаимодействий:

1. Большинство работ, осуществляется в рамках организации: 93% всех взаимодействий остаются внутренними и лишь 7% приходится на контакты с поставщиками и потребителями.

2. Основная часть информации добывается из внутренних источников – до 86%

3. Только около 10% информации можно считать новой.

Закон единства анализа и синтеза состоит в том, что процессы разделения, специализации, дифференциации и т.п., с одной стороны, дополняются противоположными процессами – соединения, кооперации, интеграции и т.п., с другой.

Цель анализа систем – возможно более полное познание закономерностей их функционирования при существующей, заданной структуре. В основе анализа как способа познания лежит такой признак систем, как делимость.

Делимость систем, или их декомпозиция на элементы – простейшие части.

Использование аналитического метода связано с таким понятием, как «структура организации». Система – это такое целое, которое нельзя разделить на независимые части, так как когда система расчленена, она теряет свои существенные свойства. По данной причине, система есть целое, которое нельзя понять посредством анализа. Чтобы понять это поведение и свойство системы, требуется не анализ, а синтез. Синтез – процесс объединения в единое целое частей, свойств, отношений, выделенных посредством анализа. Задача синтеза – спроектировать, построить такую структуру системы, при которой наилучшим образом будут реализованы заданные ею функции. Изучение отдельных методологических и методических аспектов анализа и синтеза как самостоятельных способов познания приводит к мысли об ограниченном характере каждого из них по отдельности. Анализ устремлен внутрь вещей, синтез – из них.

Закон отногенеза предопределяет, что каждая организация проходит в своем развитии следующие фазы жизненного цикла: становление, расцвет, угасание.

Отногенез – термин, введенный немецкий биологом Э.Геккелем и характеризующий совокупность преобразований, претерпеваемых организмом от зарождения до конца жизни. Ароморфозом называется такой путь эволюции, при котором приспособленность организмов к условиям среды достигается и расширяется путем резкого повышения уровня их организации.

Закон композиции отражает необходимость согласования целей организации: они должны быть направлены на поддержание основной цели более общего характера.

При всех различиях в характере целей технических, биологических и социальных систем с полной уверенность можно говорить о законе композиции как об общем законе для организованных систем любой природы.

Действие закона композиции распространяется на системы, которые можно назвать целенаправленными. Иерархия целей в организации играет очень важную роль, так как она устанавливает структуру организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом.

Закон пропорциональности отражает необходимость определенного соотношения между частями целого, а также их соразмерность, соответствие или зависимость. При использовании слова «пропорциональность» в значении «соотношение» имеются в виду определенные количественные соотношения между частями целого. Соблюдение определенных соотношений позволяет говорить о соразмерности правильных пропорциях и соответствии между ними.

Достижение необходимых пропорций, соразмерности, соответствии, соотношений в границах организации любой природы равнозначно повышению жизнеспособности системы и эффективности ее функционирования. Несоответствие между частями, элементами целого называется диспропорцией. Диспропорции снижают эффективность организации, способствуют ее разрушению.

Уровень соответствия субъекта управления объекту управления может быть определен системой количественных показателей. В частности, используются такие показатели, как: соотношение численности руководителей, ИТР, служащих и рабочих; изменение удельного веса работников управленческого аппарата в общей численности промышленно-производственного персонала; относительное опережение темпов роста выработки продукции на одного работника аппарата управления по отношению к темпам роста выработки на одного работника промышленно-производственного персонала; удельный вес заработной платы работников управленческого персонала в себестоимости персонала в себестоимости продукции; удельный вес затрат на содержание управленческого аппарата на 1 рубль стоимости реализованной продукции; изменение суммы прибыли, приходящейся на одного работника управленческого персонала, и др.

Законы организации действуют не изолированно, а во взаимосвязи с друг другом, образуя систему. В качестве основного закона организации выступает закон синергии, отражающий главное организационной отношение в природе и обществе; связь между организованностью и синергетическим эффектом. Все организационные процессы, в конечном счете сводятся к образованию и развитию организационных комплексов, обеспечению их устойчивости и неустойчивости, слияния и разъединения, перехода из одного состояния в другое. При этом обобщающим критерием организованности является синергетический эффект. Его прирост характеризует повышение уровня организованности целого (системы), прогрессивное влияние внутренней упорядоченности на выживаемость, устойчивость жизнедеятельности системы, а его снижение, отрицательное значение характеризует дезорганизованность, вызывающую разрушение и гибель целостных образований.

12.04.13