Установление информационных потребностей организации

Для развития эффективного информационного плана системы организация должна иметь ясное понимание о длительных и краткосрочных информационных потребностях. Для установления необходимых информационных потребностей организации в целом используются две основные методологии - анализ предприятия и критические факторы успеха.

Анализ предприятия (системы делового планирования)

Анализ предприятия (системы делового планирования) показывает, что информационные требования фирмы могут быть поняты только при рассмотрении организации целиком в терминах организационных единиц, функций, процессов и элементов данных. Анализ предприятия может помогать опознавать ключевые сущности и атрибуты данных организации. Этот метод начинается с предположения, что информационные требования фирмы или ее отделений могут быть определены только с полным пониманием организации в целом.

Основной метод, используемый в подходе "Анализ предприятия", состоит в том, чтобы опросить большое число менеджеров, как они используют информацию, где они ее получают, на что похожа окружающая среда, каковы их цели, как они принимают решения и каковы их потребности в данных.

Результаты этого большого опроса менеджеров соединяются в матрицы данных. Элементы данных организованы в логические прикладные группы - группы элементов данных, которые поддерживают связанные наборы организационных процессов, что показывает, какая информация требуется, чтобы поддержать данный процесс, какие процессы создают данные и как их используют.

Слабость "Анализа предприятия" состоит в том, что он требует огромного количества данных, которые дорого собирать и трудно анализировать. Большинство интервью проводится со старшими или средними менеджерами. Вопросы часто сосредоточиваются не на критических целях управления, где информация необходима, а скорее на том, как существующая информация используется. Результат - тенденция автоматизировать любые существующие процессы. Но во многих случаях необходимы совершенно новые подходы к проведению бизнеса, они не выявляются.

Стратегический анализ или критические факторы успеха

Стратегический анализ - это подход, основанный на анализе критических факторов успеха. Он показывает, что информационные требования организации определяются менеджерами посредством небольшого числа критических факторов успеха (КФУ). Если эти цели могут быть достигнуты, успех фирмы или организации обеспечен.

Метод КФУ зависит от промышленности, фирмы, менеджеров и более широкой окружающей среды. Это более широкий взгляд по сравнению с предыдущим методом, поэтому эта методика называется стратегическим анализом. Важная предпосылка стратегического анализа заключается в том, что имеется небольшое число целей, которые менеджеры могут легко выделять и на которых информационные системы могут сосредоточиваться.

Основной метод, используемый в КФУ-анализе, - персональные интервью трех или четырех главных управляющих, чтобы выявить их цели и результирующий КФУ. Эти персональные КФУ соединяются, чтобы сформировать представление КФУ фирмы. Затем системы строятся так, чтобы поставлять информацию относительно этих КФУ (табл. 5.1 и рис. 5.1).

Таблица 5.1