15. Казначейская система, как инструмент контроля за денежными потоками предприятия.

Казначейская система представляет собой единую систему планирования, контроля и анализа денежных потоков, а также финансовых результатов предприятия.

Главные цели создания казначейства, как правило, оперативное управление денежными потоками, формирование дополнительной структуры в системе контроля денежных потоков компании, улучшение платежеспособности, снижение рисков кассовых разрывов, более рациональное использование денежных средств.

Создание корпоративного казначейства решает следующие проблемы:

1. Отсутствие единой политики и процедур управления финансовыми потоками (дублирование функций разными отделами, отсутствие или несоблюдение при платежах их приоритетности и т.д.).

2. Трудности при формировании платежного календаря, трудности прогнозирования движения финансовых потоков и финансового состояния компании (когда и в каком объеме поступят денежные средства от покупателей, достаточно ли будет этих средств для погашения платежей или есть необходимость привлечения дополнительного финансирования и т.д.). Поскольку информация, необходимая для формирования платежного календаря, рассредоточена по нескольким отделам компании, то спрогнозировать ее достаточно надежно на срок более недели во многих компаниях становится ощутимой проблемой.

3. Недостаточная оперативность поступления информации, необходимой для принятия решений в сфере управления денежными средствами (остатки по счетам, состояние дебиторской и кредиторской задолженностей и их структура, финансовые вложения и т.д.), вследствие «бюрократизации» системы: информация должна пройти несколько инстанций, прежде чем попадет к ответственному лицу, принимающему решение.

4. Отсутствие систематического контроля движения финансовых потоков, контроля над операционными расходами по управлению финансовыми потоками (расходы на расчетно-кассовое обслуживание банков, проценты по кредитам и т.д.)

5. Отсутствие прозрачности распределения финансовых потоков

6. Вероятность финансовых рисков.

Можно выделить следующие функции казначейства, сгруппированные по видам управления:

Операционные функции:

1. Организация взаимоотношений с банками

2. Внедрение расчетных центров

3. Планирование и оптимизация денежных потоков

4. Организация системы платежей

5. Управление рисками

Контрольные функции:

1. Контроль исполнения бюджета

2. Контроль лимитов

3. Контроль внутреннего перераспределения средств

4. Контроль за показателями оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженностей

5. Контроль кассовых разрывов

Разделение функций казначейства на две группы- операционные и контрольные - достаточно условно. Дело в том, что в основном они взаимно дополняют друг друга. Например, невозможно успешно управлять прохождением плате­жей, не имея контрольной информации об их состоянии на определенный момент времени, или исполнять сформированный бюджет движения денежных средств без наличия фактических данных о его исполнении. Обе группы функций, выполняемых казначейством, составляют неразрывный процесс управления, который в итоге подчинен це­левой задаче казначейства - эффективному управлению ликвид­ностью компании. Все контрольные функции можно свести в единый блок «финансового контроллинга» денежных потоков: контроль исполнения БДДС и утвержденных лимитов, контроль своевременности и корректности исполнения платежей и поступлений, мониторинг и контроль дебиторской и кредиторской задолженностей.

Компания может создать казначейство в структуре финансово-экономического отдела или как отдельное подразделение. И в том и в другом случаях потребуется структурировать денежные потоки, регламентировать основные процессы: прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря, а также определить место казначейства в организационной структуре компании.

На этапе структурирования денежных потоков закладывается основа для построения казначейства компании. В ходе этой работы анализируется состав платежей и поступлений, создается их классификация, определяются принципы ранжирования платежей и их приоритетность. Если упорядочить платежи и поступления по срокам, их будет проще планировать и контролировать. В частности, платежи можно разделить на прогнозируемые, текущие (на долю этих двух групп приходится более 80% всех выплат), а также оперативные и экстренные.

Для установления финансовой дисциплины необходимо четко определить приоритеты платежей, основываясь на нескольких критериях, – очередность платежей, срок задержки платежа, группа контрагентов и значимость контракта для компании.

Для обеспечения четкой работы всех подразделений компании по планированию движения денежных средств и исполнению утвержденных планов необходимо описать и регламентировать соответствующие бизнес-процессы, прежде всего, прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря. Повысить эффективность планирования позволяет систематический анализ плановых и фактических данных о поступлении денежных средств.

Формирование предварительной версии платежного календаря осуществляется путем сведения в единую таблицу всех планов поступлений и заявок на расходы, прошедших контроль. Как правило, платежный календарь формируется и утверждается каждую неделю, при этом горизонт планирования обычно составляет от двух до четырех недель. Корректировка (балансировка) календаря проводится ежедневно по результатам анализа календаря с учетом изменений в планах поступлений и выплат. В ходе анализа платежного календаря необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах компании неотрицателен. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению кассовых разрывов или рациональному использованию свободных денежных средств. В случае недостатка денежных средств можно исключить из календаря часть заявок на платежи, имеющие наиболее низкий ранг, или использовать резерв денежных средств. При наличии излишка денежных средств, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в платежный календарь включают заявки, поданные позже установленного срока. Если же величина свободных денежных средств превышает потребности компании, то принимается решение о вариантах их использования.

При формировании политики управления денежными потоками необходимо особое внимание уделить взаимодействию казначейства с контуром бюджетного управления: не только формирование платежного календаря и контроль его исполнения, но и контроль лимитов расходования денежных средств, установленных в БДДС. Поэтому важно четко регламентировать зоны ответственности каждого подразделения в организации контроля финансовых потоков, отслеживании фактического исполнения БДДС.

Как правило, БДДС формируется планово-экономическим отделом, и казначейство может не обладать информацией о соответствии платежей статьям бюджета. Поэтому используют систему кодирования статей БДДС и при предоставлении заявки на платеж в ней указывают код и наименование статьи БДДС с целью бюджетного контроля на соответствия данной заявки на платеж статье БДДС. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на платеж либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование в соответствии с установленными процедурами. При этом функцию контроля исполнения бюджета казначейством можно назвать «последним оплотом» на пути движения денежных средств, перед тем как они покидают компанию.

Во многих компаниях казначейство формирует анализ план-факт исполнения платежного календаря и БДДС на основании банковских выписок.

С целью выяснения причин несвоевременной оплаты дебиторской задолженности контрагентами казначейство осуществляет оперативную проверку задержек в планируемых поступлениях денежных средств на счета компании.

Функции казначейства по контролю сроков погашения дебиторской и кредиторской задолженности заключаются в минимизации просрочки по платежам дебиторов, выданных авансов, и возможности реструктуризации долгов кредиторам. Возможные меры – постоянный мониторинг состояния задолженностей, сотрудничество с ключевыми контрагентами по вопросам сроков и сумм платежей, своевременности погашения кредиторской задолженности и решение вопросов о возможности реструктуризации задолженностей (в том числе и в «неденежной» форме: путем реализации взаимозачетов, цессий или вексельных схем).

Таким образом корпоративное казначейство является центром консолидации информации о предстоящих движениях денежных средств, эффективным механизмом оперативного управления денежными потоками и инструментом контроля за денежными потоками компании.

Для общего понимания

Бюджет движения денежных средств - один из основных инструментов контроля за денежными потоками предприятия. Постоянное использование бюджета движения денежных средств позволяет менеджерам осуществлять анализ деятельности организации по системе "плановые величины - фактические данные" и дает действенные инструменты краткосрочного и среднесрочного управления организацией.

Благодаря механизму формирования бюджета движения денежных средств, основанному на контроле обязательств (дебиторской и кредиторской задолженности), менеджеры организации получают представление о структуре и объеме денежных поступлений в каждый момент времени, определяют кассовые разрывы и потребность в заемных средствах.

Способность бизнеса к генерации положительного денежного потока в течение длительного периода свидетельствует о возможности долгосрочного развития организации.

Говоря о механизме контроля за движением денежных средств, нужно четко определить терминологию. Существуют два принципиально разных документа:

1. отчет о движении денежных средств (cash flow statement), который является итоговым отчетным документом в финансовом (или бухгалтерском) учете;

2. бюджет (прогноз, кассовый бюджет) движения денежных средств (cash budget), который является плановым и отчетным документом в управленческом учете (или в бюджетировании).

Цель формирования бухгалтерского отчета о движении денежных средств - дать пользователям информацию об источниках притока денежных средств и направлениях их расходования, остатках денежных средств на счете, т.е. о фактически произошедших событиях, причем данные за период только суммируются на конкретную отчетную дату и какая-либо корректировка не предполагается.

Цель формирования бюджета движения денежных средств - планирование, контроль исполнения плановых показателей и анализ данных о движении денег и их эквивалентов за период. Механизм формирования информации динамичен - он предусматривает возможность корректировки данных в процессе исполнения бюджета и анализа "плановые величины - фактические данные".

Бюджет движения денежных средств - эффективный инструмент планирования и контроля за денежными потоками, который дает руководству организации представление:

- за счет какой деятельности организация получает денежные средства и способна ли она стабильно получать денежные средства от текущей деятельности;

- насколько организация зависит от заемных источников финансирования;

- когда возникают кассовые разрывы и за счет чего они могут быть покрыты, когда и на каких условиях могут быть получены кредиты и займы;

- получает ли организация достаточно ресурсов для дальнейшего роста;

- деятельности подразделения, что служит одним из критериев оценки работы их менеджеров;

- причинах расхождений финансовых результатов (зафиксированных в отчете о прибылях и убытках) и изменениях объемов денежных средств (зафиксированных в отчете о движении денежных средств).

Кроме того, бюджет движения денежных средств позволяет связать воедино денежные потоки финансово взаимосвязанных структур, поскольку отчет о движении денежных средств отражает только финансовые потоки одного юридического лица.

Стратегическим инвесторам (в случае предоставления им такой информации) бюджет движения денежных средств позволяет разрабатывать модели для оценки и сопоставления дисконтированной стоимости будущих потоков денежных средств различных компаний и реалистичность возврата средств.