9. Статус та структура державних архівів України

Однією з проблем архівної справи є організація роботи державних архівів. Державні архіви складають установи, які збирають, ідентифікують, класифікують, описують, зберігають документи, здійснюють реставрацію їх, організовують користування ними. Державний архів – це створена державою установа, призначена для формування НАФ, обліку, зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Завданнями державних архівів є :

- здійснення державної політики в сфері архівної справи;

- робота в сфері державної реєстрації, комплектування, використання документної інформації;

-науково-методична робота.

У державному архіві зберігаються документи НАФ, що не належать державі. Державні архіви зберігають дані документи постійно.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву. Директора центрального державного архіву призначає і звільняє Держкомархів; директорів державних архівів областей - голови облдержадміністрації із погодженням з Держкомархівом; галузевих державних архівів – керівники міністерств, відомств. В державному архіві може утворюватися колегія у складі директора та його заступників. Директор відповідає за виконання покладених на архів завдань, накази щодо завдань.

структура державного архіву є:

• Відділ забезпечення, збереження та обміну фондів.

• Довідковий апарат.

• Відділ використання архівної операції.

Працівники архівної установи поділяються на:

- керівний склад

- спеціалісти

- службовці

- обслуговуючий персонал

Основні нормативні документи з організації роботи державних архівів в Україні.

10. Керівництво діяльністю архіву здійснює директор архіву. Він несе відповідальність за виконання покладених на архів завдань. Для ефективної та дієвої роботи архіву протягом року здійснюється планування роботи архіву. Це визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до діяльності архіву.

В архіві складаються такі планові документи на рік:

– план-звіт роботи архіву визначає виконувані види робіт, їх обсяги та виконавців, , фіксує розрахунок бюджету і передбачає організаційні заходи.

– план розвитку архівної справи; складається на основі плану-звіту роботи архіву.

– план науково-дослідної та методичної роботи;

– план науково-видавничої роботи;

– план впровадження наукових і методичних розробок;

План має дві частини - текстову і розрахункову. До показників плану входять: види робіт, обсяг робіт, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану описують головні напрями діяльності архіву.

Задля контролю за виконанням запланованих робіт і використанням робочого часу у формах, встановлених директором архіву здійснюється облік праці працівників архіву та звітність працівників архіву. Для ефективності роботи в архіві здійснюється організація праці в архіві. До неї входять підбір кадрів та розподіл праці в архіві, нормування часу та виробітку.

Виробничі підрозділи архіву

11.Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно має необхідне технологічне обладнання і устаткування:

- системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації;

- системи спеціального освітлення;

- транспортні візки;

- розсувні драбини;

- ліфтові підйомники;

- прилади, які вимірюють температуру і вологу.

Архівосховище обслуговує завідувач архівосховища та старший охоронець фондів. До основних підрозділів архіву належить читальний зал. До роботи в ньому допускаються особи, що в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитись з документами. З діяльністю читального залу тісно пов’язана робота довідкової групи (столу довідок). Вони здійснюють облік інформації, яку використовують відвідувачі архівів. Робота одного з основних виробничих підрозділів архівної установи реставраційно-палітурної майстерні полягає в реставрації. Ремонті, оправі документів для підтримання їх належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання. Реставрації підлягають документи, які мають механічні, фізико-хімічні, біологічні пошкодження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.

Основні архівні технології

12. Однією з найбільш поширених архівних технологій є інформаційна технологія. З метою підвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються відкриті комп’ютерні системи, що дозволяють збільшувати додаткові автоматизовані робочі місця для співробітників та користувачів у читальному залі. Їх призначення полегшити пошук даних у великих масивах інформації. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти. Внаслідок впровадження цих програм автоматизовано досить трудомісткі процеси, вдалося відмовитися від традиційних архівних технологій. З цією метою в архіві створюються автоматизовані робочі місця. Їхнє функціональне призначення – полегшити пошук потрібних даних у великих масивах інформації. Заслуговує на увагу робота реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) – одного з основних виробничих підрозділів архівної установи. Шляхом реставрації, ремонту та оправи документів вона забезпечує підтримання їхнього належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання (залежно від кількості працівників): стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник. Новинкою в системі архівних технологій стало сканування і мікрофільмування документів за допомогою спеціальних сканерів. Оцифровані документи стають доступними для більшості користувачів, на відмінно від документів, до яких потрібні дозволи, екіпіровка.

Планування та звітність у діяльності державних архівів в Україні

13. Планування – визначення видів та обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву, має дві форми: перспективну і поточну. В державному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності та впровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів та програм. Враховуються також рекомендації і доручення органів вищого рівня. Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю.

У виробничих підрозділах щомісячно, а в архівній установі – щоквартально підбивають підсумки виконання плану. Державні архіви звітують за допомогою паспорта або звіту. У паспорті вказується інформація про кількість споруд, об’єм і площа архівосховища, протяжність стелажного обладнання,кількість робочих кімнат, читальних залів, стан довідкового апарату, кадровий склад працівників. Паспорт заповнюють на 1 січня поточного року і подають до Держкомархіву до 1 лютого.

У звіті вказується забезпечення збереженості і державний облік документів, зміцнення матеріально-технічної бази, створення і розвиток довідкового апарату, формування НАФ і експертиза цінності документів.

Архіви звітують і про чисельність та склад працівників, які займають посади керівників і спеціалістів. Звіти подають до 5 січня.

Економічна діяльність архівних установ: менеджмент та маркетинг в архівах

14. Маркетинг архівної інформації - діяльність, спрямована на вивчення ринку інформації і визначення попиту на інформацію, що міститься в архівних документах, а також на послуги архівістів.

Відповідно до Основ законодавства України про НАФ і архіви установи, фінансування і матеріально-технічне забезпечення архівів здійснюється за рахунок бюджетних і позабюджетних коштів.

Принцип маркетингу - дізнатися, який товар і за якою ціною хоче придбати потенційний покупець, а потім його робити. Мета маркетингу - прогнозування попиту на архівну інформацію і послуги для оптимізації їх створення і збуту; отримання позабюджетних коштів.

Маркетингова діяльність в архіві включає:

1. Вивчення потреб користувачів архівної інформації.

2. Встановлення оптимальних цін на роботи і послуги, коригування їх відповідно до попиту на архівну інформацію.

3. Збереження і пошук нових споживачів архівної інформації.

Маркетингові дослідження проводяться за допомогою вивчення інформаційних товарів, наявних на ринку, і цін на них; вивчення споживачів інформації і виявлення їх потреб; аналіз власних інформаційних ресурсів і їх відповідність попиту на інформаційному ринку.

Ме́неджмент — це процес планування, організації, приведення в дію та контроль організації з метою ефективного виконання завдань. Загальні функції менеджменту представляють: організацію, управління архівом здійснюється директором і іншими керівними працівниками архіву. Для здійснення управління архівом розробляються основні нормативні документи по організації роботи архіву : положення про архів і його структурні підрозділи, структура і штатний розпис, кошторис надходжень і витрат, посадові інструкції працівників; прогнозування; планування - це визначення видів і об'ємів робіт працівників на певний період відповідно до призначення і мети діяльності архіву. Координація, Робота з персоналом - вивчення різних способів стимулювання діяльності, психологічних мотивацій працівників архіву. Інновацій - нововведення на підприємстві, в організації.

Організація документів Національного архівного фонду: структурні рівні та ознаки наукової класифікації.

15. З метою забезпечення інформаційної цілісності Національного фонду , підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов’язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів, має такі основні структурні рівні: між архівний – розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутрішньоархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутрішньофондовий – систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи .Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

-належність документів до документації одного утворювача;

-право власності на документи;

-строки зберігання документів;

-ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

-належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць область, округ, район, місто);

-історичні умови, час і місце створення;

-належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

-види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

-рівень доступу до документів.

Організація документів на рівні системи архівних установ.