Діловодство

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні низки документів. Робота з документами займає від 45 до 70 % робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт по оформленню, виготовленню документів, опрацювання вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.

Ці правила визначають порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп'ютерні (автоматизовані) технології опрацювання документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів.

Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без підтвердження їх відповідними документами. Це робиться, щоб забезпечити:

1. повну схоронність грошей та інших цінностей;

2. точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

3. своєчасне відображення виробничих операцій;

4. запобігання фінансових порушень і зловживань;

5. можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

6. складання бухгалтерської та іншої звітності;

7. право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.

Фінансово-розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації.

До фінансово-облікових документів належать: - акти (обстеження, ревізії, інвентаризації); - платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи, договори; - заяви про закриття-відкриття рахунку в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні, доручення; - трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод, на отримання власних грошей, список, розписка.

Акт - це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і скла-дається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціаль-но уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють. (додаток 1) Акт складається кількома особами з метою об'єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини: - вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні під час його складання); - констатуючу (викладаються мета й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки). Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної, ваги певного акта. Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

Реквізити:

• назва установи;

• гриф затвердження;

• назва виду документа;

• номер та дата складання;

• місце складання;

• заголовок;

• текст;

• підписи.

Лист-відмова доцільний тоді, коли покупець і постачальник знаходяться в одному населеному пункті й обслуговуються однією банківською установою, а також коли поштовий пробіг між банками покупця й постачальника не перевищує трьох днів.

Відомість – це різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, у системі банку та ін.

Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Гарантійний лист укладають з метою підтвердження фінансово-розрахунковий зобов’язань. (додаток 2)

Як правило, гарантуватися може оплата праці за виконану роботу, за проживання співробітників протягом навчання (роботи) в іншому місці, погашення кредиту тощо.

Заява-зобов’язання – документ, що є різновидом термінового зобов’язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками. Такі позики (кредити) банку підприємствам, організаціям використовуються для оплати вартості товарів, відвантажених на адресу споживачів, сезонні витрати, за надані послуги тощо.

Заявка – документ, що використовується для організації операцій купівлі-продажу). Зокрема, заявка використовується при купівлі валюти на міжбанківській валютній біржі.

Квитанція – документ, що видається установам, організаціям, підприємствам на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів .

Накладна – обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей).

Додаток1

Д О Г О В І Р № ___/10- 10

на виконання роботи

“Інформаційні послуги на тему