5. Сущность и особенности организационных коммуникаций. Информационное обеспечение деятельности организаций.

Коммуникация – это процесс передачи информации кому-либо, осуществляемый как вербально, таки невербально. Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель. Факторы, снижающие эффективность коммуникации, называются коммуникационными барьерами. Средствами коммуникации: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры и т. д. Основные элементы коммуникационной цепи (модель К.Шеннона): источник информации – передатчик – приемник – получатель информации. Виды административных коммуникаций: I. Внешние коммуникации (между организацией и ее средой): Реклама, PR (связь с общественностью), отчеты о деятельности компании в прессе, имидж организации, участие в выставках, а также через торговые организации, связи с представителями государственных и политических структур (лобби, поддержка политических акций) и т. д. II. Внутренние коммуникации: 1. По направлению коммуникации: вертикальная коммуникация, или коммуникация по нисходящей и по восходящей, горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями. 2. По степени формализации: Формальные: стандартизируют взаимоотношения между коммуникатором и реципиентом в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, основными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчивостью и надежностью и направлены на достижение организационных целей. Неформальные: используются для информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера III. По системе кодирования послания: письменные, устные, визуальные и т.д..

Основные функции коммуникации: контроль (работника просят привести свои действия в соответствии со стратегией компании), мотивация (доведение до работников информации о том, что д. б. сделано, как улучшить работу), эмоциональное выражение (выражение отношения к происходящему) и передача информации. Типология коммуникаций: внутриличностная (разговор индивидуума самого с собой), межличностная (интервью), общественная (собрание), внутренняя оперативная (связь между отделами организации), внешняя оперативная (межорганизационная деятельность, взаимоотношения с общественностью, гос. органами), личностная (случайный обмен информацией между людьми). Требования к коммуникациям: корректность, конкретность, краткость, полнота, ясность. Основные преграды - преграды, обусловленные восприятием, семантикой, использованием невербальной информации, неэффективной обратной связью, неумением слушать. Основные составляющие коммуникационного акта: отправитель, получатель, каналы циркуляции, информация, среда, в которой происходит передача. Все коммуникации делятся на вертикальные, горизонтальные и диагональные. Вертикальная - отчётная (восходящая информация – информирование руководства о текущих проблемах или результатах работы), директивная (нисходящая информация – указания, распоряжения руководства). Горизонтальная информация - справочная. Диагональная – минуя этапы «цепочки». Этапы: отправление (информация кодируется и с помощью канала передаётся получателю), получение (раскодировка),обратная связь (ответ получателя на послание). Внутренняя коммуникация организации – процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большему количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за её пределами, процесс обмена информацией и передача сведений между отдельными людьми или их группами. Информация – это сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемая человеком или спецустройством. Особенности информации, как ресурса: 1) Информация не истощима, т.к. имеет способности бесконечно приумножаться. 2) Инф-ция, как палка с двумя концами, конкретна и абстрактна. 3) Ценность отдельных информационных ресурсов с годами увеличивается. Информационное обеспечение управления – информация, используемая в процессе реализации управленческих функций. Качественные характеристики административной информации: достоверность (информация максимально соответствующая объекту действительности), полнота ( в случае неполной информации - искажение), своевременность (в своё время для возможности исправления ситуации, актуальность (важность на текущий момент), периодичность привлечения (сведения об управляемом объекте привлекаются через заданные периоды, что позволяет увидеть динамику процесса), оптимальность (необходимая и достаточная локализация данных - не больше и не меньше, чем необходимо), соответствие компетентности должностного лица (информация полезна, если она может быть использована).