7.2 Отражение результатов инвентаризации в учете

В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные ведомостей отвесов сличаются и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Товары заносятся в опись N ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Количество товаров указывают в описи в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационную опись можно заполнять как от руки, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Заполнение описи вручную производится либо чернилами, либо шариковой ручкой, причем четко и ясно, помарки и подчистки в описи не допускаются.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров товаров и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти товары показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым текстом правильных данных. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица. В описи не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Инвентаризационная опись N ИНВ-3 подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи проверяемое материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией товаров в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи товаров на ответственное хранение.

Если инвентаризация товаров производится в связи со сменой материально ответственного лица, то лицо, принявшее товары, расписывается в описи в их получении, а сдавшее – в том, что они сданы.

На товары, находящиеся на ответственном хранении, составляется отдельная ведомость. В случае если инвентаризация товаров проводится в течение нескольких дней, то складские помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) инвентаризационная опись должна храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственное лицо после инвентаризации обнаружило ошибку в описи, то об этом следует поставить в известность председателя инвентаризационной комиссии, причем сделать это необходимо до открытия помещения, где хранятся товары.

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные факты и в случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Расхождения с данными бухгалтерского учета:

После окончания проверки опись (N ИНВ-3) передается в бухгалтерскую службу торговой организации. Работники бухгалтерии производят проверку правильности всех подсчетов, произведенных в инвентаризационной описи товаров, и сравнивают данные бухгалтерского учета с фактическими сведениями. В случае выявления расхождений составляется сличительная ведомость формы N ИНВ-19, утвержденная Постановлением N 88.

Фактически в форме N ИНВ-19 отражаются все результаты проведенной инвентаризации, так как в ней указываются все выявленные расхождения между показателями данных бухгалтерского учета товаров с данными инвентаризационной описи N ИНВ-3. Обратите внимание, что в п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации сказано, что суммы излишков и недостач товаров в сличительной ведомости N ИНВ-19 указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете организации.

Вместе с тем, в п. 29 Методических указаний по учету МПЗ сказано, что выявленные при инвентаризации излишки товаров должны приниматься на учет по рыночным ценам с одновременным отнесением их стоимости на финансовые результаты торговой организации. Так как эти Методические указания приняты в более поздние сроки, чем Методические указания по инвентаризации, организация торговли при выявлении излишков товаров должна руководствоваться более поздним нормативным документом Минфина России.

Сличительные ведомости могут составляться как вручную, так и с использованием компьютерной техники. В конце года результаты всех проведенных инвентаризаций товаров обобщаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, унифицированная форма N ИНВ-26 которой утверждена Постановлением N 26.

Выявленные расхождения по товарам вносятся в проект акта инвентаризации, подготавливаемый инвентаризационной комиссией, которая должна по выявленным отклонениям товаров получить от материально ответственных лиц подробные объяснения, а также подготовить предложения о возможных направлениях списания недостающих товаров.

Предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации товаров отклонений представляются на рассмотрение руководителю торговой организации. Источник покрытия инвентаризационных разниц в соответствии с п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации определяется руководителем организации торговли и закрепляется приказом по организации.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Результаты проведенной инвентаризации товаров отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена. Выявленные по результатам инвентаризации отклонения товаров отражаются в учете торговой фирмы в соответствии с действующими нормами бухгалтерского законодательства.

В п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ предусмотрен следующий порядок отражения инвентаризационных разниц:

– излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на увеличение финансирования (фондов);

– недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на уменьшение финансирования (фондов).