Раздел 7. Инвентаризация

7.1 Порядок проведения инвентаризации

В торговых фирмах происходит постоянное движение товаров. Чтобы проверить их сохранность, а также сверить фактическое наличие запасов с данными бухгалтерского учета, необходимо провести инвентаризацию. Дело это хлопотное и трудоемкое. Но от того, насколько достоверными будут результаты этого мероприятия, зависит в конечном итоге стабильность работы торговой компании. Данная статья поможет избежать ошибок при проведении инвентаризации.

Общие положения:

Когда инвентаризация обязательна

Требования о проведении инвентаризации имущества и обязательств, предъявляемые бухгалтерским законодательством к организациям, в том числе и к торговым фирмам, содержатся в ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон N 129-ФЗ).

Причем инвентаризация является не только важнейшим мероприятием хозяйственной деятельности организации, но и выступает элементом ее учетной политики (п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).

Целью проведения инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации (п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

Порядок и сроки ее проведения определяются руководителем организации торговли, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ):

– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене материально ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации фирмы;

– в других случаях, предусмотренных законодательством России.

Виды инвентаризации:

Помимо обязательной инвентаризации, различают такие виды инвентаризаций как:

– плановая инвентаризация. Она проводится в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем торговой компании. Кстати, к плановым инвентаризациям относится и инвентаризация, проводимая организацией перед составлением годового отчета;

– внеплановая инвентаризация. Она проводится внезапно, вне графика. Как правило, она используется для дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества торговой фирмы.

Следует отметить, что инвентаризация может быть как полной, так и выборочной. При полной инвентаризации проверке подвергаются абсолютно все объекты инвентаризации (имущество и обязательства фирмы), при выборочной – проверяется один или несколько объектов.

Проводиться инвентаризация может как натуральным методом, так и документальным. В первом случае установление фактического наличия объектов инвентаризации производится путем подсчета, обмера, взвешивания и т.д., во втором – производится проверка документального подтверждения наличия объектов инвентаризации.

Порядок проведения:

Основные правила

Для проведения инвентаризации в торговой фирме создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты, в том числе представители службы внутреннего аудита или независимые аудиторы.

Если фирма крупная и объем работ достаточно большой, то для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель.

Если же объем работ невелик, то проведение инвентаризации может возлагаться на ревизионную комиссию торговой организации (если в компании таковая имеется).

Порядок проведения инвентаризации организацией определяется самостоятельно и утверждается руководителем торговой компании. Вместе с тем организации при проведении инвентаризации могут руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее – Методические указания по инвентаризации). Помимо этих Методических указаний при инвентаризации такого вида имущества, как товары, могут использоваться и Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее – Методические указания по учету МПЗ).

Напоминаем, что для оформления результатов инвентаризации используются типовые унифицированные формы, утвержденные:

– постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее – Постановление N 88);

– постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 “Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией”» (далее – Постановление N 26).

Итак, инвентаризация товаров в торговой компании может проводиться в обязательном, плановом порядке, а также внезапно. Рассмотрим порядок действий торговой организации при инвентаризации товаров более подробно.

Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации издает приказ о ее проведении (форма N ИНВ-22), в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина, по которой она проводится, а также в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую службу.

После того, как приказ об инвентаризации подписан, инвентаризационная комиссия осуществляет ряд подготовительных мероприятий, связанных с ее проведением. В период подготовки к инвентаризации проверяется организация складского хозяйства торговой фирмы, в том числе наличие пожарно-охранной сигнализации, а также созданы ли надлежащие условия для хранения товаров, имеются ли в наличии закрываемые складские помещения, сейфы, емкости для хранения, оснащены ли места хранения товаров необходимыми измерительными приборами, существует ли контроль над вывозом товаров с территории торговой организации и т.д.

Помимо этого инвентаризационная комиссия должна в обязательном порядке проверить, заключены ли с материально ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры о полной материальной ответственности указанных лиц.

Приходные и расходные документы:

До начала проверки материально ответственные лица должны сдать в инвентаризационную комиссию последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.

Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи «до инвентаризации на “__________” (дата)». В дальнейшем эти документы будут являться для бухгалтерской службы торговой фирмы основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Помимо отчетов о движении товаров материально ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все товары, поступившие на их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров.

Полученные сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), составляемую не менее чем в двух экземплярах.

Опечатывание помещений и проверка состава инвентаризационной комиссии:

Перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает все помещения, где хранятся товары.

По возможности на период проведения инвентаризации в торговой фирме следует остановить приемку и выдачу товаров. Если же это невозможно, то необходимо обеспечить контроль над принятием и выбытием товаров во время проведения инвентаризации.

Полноту и точность внесения в опись формы N ИНВ-3 данных о фактических остатках товаров, правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации обеспечивает инвентаризационная комиссия (п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации).

В свою очередь, руководитель торговой организации должен создать инвентаризационной комиссии все необходимые условия для работы, в том числе предоставить грузчиков для перевешивания и перемещения товаров, а также обеспечить технически исправными весовыми приборами и инструментами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Обращаем ваше внимание на то, что проверка фактического наличия товаров производится при обязательном участии материально ответственных лиц и всех членов инвентаризационной комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными! Поэтому если кто-то из утвержденных членов комиссии не может участвовать в проверке, его необходимо заменить, но сделать это можно только на основании соответствующего приказа руководителя.