2.3. Прийняття, розгляд, реєстрація кореспонденції

Прийняття всіх судових справ і кориспонденції, що надійшла до суду покладається на діловода. Діловод розкриває пакети, перевіряє наявність усіх документів, зазначених в опису, і ставить на першій сторінці обгортки справи, листа чи іншого докумета штамп, в якому зазначається дата надходження матеріалу до суду та умовне позначення підрозділу, до якого має бути передана справа.

Кореспонденція на ім'я працівника суду з поміткою "особисто" не розкривається, а передається адресату. Якщо буде встановлено, що якогось документа або додатка до нього не вистачаеє, про це негайно доповідається завідувачу канцелярією; про відсутність документа або додтка складається акт, один примірник якого надсилається відправнику, другий приєднується до справи або матеріалу.

Конверти, в яких надійшли позовні заяви, інші документи обов'язково приєднуються до справи.

Справа та інша кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому, реєструються в журналі вхідної кориспонденції.

Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом про надходження до суду:

1. Судові повістки, що повернулися до суду через відсутність адресата;

1. Розписки про одержання судових повісток, копій обвинувальних висновків, копій позовних заяв;

2. Особиста кореспонденція, яка передається адресатові;

Позовні заяви і матеріали, що прийняли сідді безпосередньо від громадян, у той же день мають бути предані до канцелярії суду для реєстраціє і оформлення.

Судові справи та інші листування, що надсилаються з розсильним, записуються в розносну книгу і здаються за призначенням під розписку у цій книзі.

Реєстрація справ та інших матеріалів забезпечує організацію належного обліку та оперативного розшуку. Основним принципом реєстрації є одноразовість. Кожен документ, справа повинні реєструватись в суді лише один раз. Судові справи, та інші матеріали, що надійшли до суду, реєєструються на обліково-статитстичних картках, в журналах і алфавітних показчиках.

Після закінчення календарного року обліково-статитстичні картки на справи, що не розглянуті по суті вилучаються і переставляються в картотеку наступного року із зазначенням на них нового поряюкового номера, наприклад:

Справа 2 — 360 /2000р..

2-2/2006р.

після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ, що надходять. У картотеку минулого року замість вилучених обліково — статистичних карток вкладаються картки

замінники, на яких ставиться номер по картотеці минулого року, робиться напис про перенесення в картотеку наступного року і зазначається новий номер.

Для реєстраціє вхідної і вихідної кориспонднції встановлено реєстраційні індекси:

"1" — кримінальна справа, перша інстанція;

"2" — цивільна справа;

"З" — справи про адміністративне правопорушення.

2.4. Прийом громадян загальною канцелярією суду. Прийняття,облік і зберігання речових доказів

Прийом громадян у суді здійснюється головою суду, його заступниками, суддями і судовими виконавцями в певні дні і години відповідно до графіка, затвердженого головою суду ( середа з 16 -18год; п'ятниця з 9 — 11год.) графік прийому громадян вивішений в приміщенні суду на видному місці. Видача довідок і документів канцелярією суду повинна проводитися протягом усього робочого дня. В суді повинно бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян зі справами та складання заяв, скарг, тощо.

Всі пропозиції заяви і скраги реєструються в обліково-статистичних картках. На кожну заяву і скаргу заводиться окреме провадження, де зазнечається номер відповідно до обліково-статистичної картки. У цьому провадженні містяться всі матеріали перевірки за скаргою або заявою, надсилаєть копія відповіді завникові. У разі надходження повторної скарги, вона приєднується до провадження за попередньою скаргою, а в обліково-статистичній картці зазначається, за яким номером об'єднано провадження.

Контроль за вирішенням пропозицій, заяв, скарг здійснюється шляхом завчасного перегляду картотеки. Після реєстрації пропозиції, заяв і скарг в той же день передаються на розгляд голови суду, який встановлює строк їх вирішення і дає конкретні вказівки виконавцям. Пропозиції, заяви і скарги їх вирішення знімаються з контролю тільки за резолюцією голови суду. Про наслідки вирішення скарги, заяви зазначається в обліково-реєстраційній картці. Закінчені в провадженні справи зберігаються в канцелярії суду до закінчення року, після чого здаються до архіву.

Прийняття, облік і зберігання речових доказів у кримінальних, цивільних справах, справах про адміністративні правопорушення, провадиться відповідно до чинного законодавста. У разі надходження речових доказів у кримінальних справах наявніст їх звіряється за довідкою про речові докази, складеною органами слідства. Речові докази реєструються в журналі обліку речових доказів. Зберігаються речові докази в спеціальному приміщенні ( камері), сейфі, шафі, тощо. Дані приміщення, сейфи, шафи повинні бути замкненими та опечатаними.

Вилучені у арештованих паспорт, військові квитки, трудові книжки та ін. особисті документи зберігаються в окремому опечетаному пакеті, який підшивається до справи нумирується черговим номером аркуша справи. У випадку закриття справи або звільнення з-під варти володільця, документи повертаються йому під розписку.

У разі засудження до позбавлення волі військовозобов'язаного військовий квиток і приписне свідоцтво призовника не пізніше сими днів після набрання вироком законної сили надсилаєтья у військкомат за місцем останьої прописки, паспорт надсилається в місця попереднього ув'язнення. Всі ін. документи зберігаються у справах до звільненя і витребування їх засудженим.

Паспотр і інші документи осіб, які перебувають під вартою, надсилається в місця попереднього ув'язненн, щодо осіб, які знаходяться на волі — органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

Додані до справи як речові докази: дорогоцінні метали, вироби з дорогоцінних металів, лом, дорогоцінне каміння, перли, монети- дорогоцінних металів, іноземна валюта, платіжні документи в іноземній валюті, банківські платіжні документи в національній валюті, сертифікати — до набуття вироком законної сили зберігаються у відповідних фінансових установах органів слідства або здаються ними на зберігання до установ НБУ.

Наркотичні засоби, що є речовими доказами, зберігаються у камері схову речових доказів органів слідства і судом на зберігання на приймаються. Копія вироку або його резолютивна частина надсилається для його виконання в органи слідства, де зберігаються речові докази. У супровідному листі пропонується повідомити суд про виконання.

Речові докази у цивільних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються секретарем до камери схову. Після набрання рішення законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази.

Про рух речових доказів по справах секретарі роблять відповідні записи у журналі. До метеріалів справи приєднуються акти про знищення речових доказів чи розписки осіб, яким повернуто речові докази. Працівникам суду категорично забороняється реалізація і придбання речових доказів.