Занятие 4. Коммуникации в организациях

1. Понятие коммуникации

Внутриорганизационные процессы, с одной сто­роны, формируются и направляются менеджментом, а с другой — являются важной и неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. К ним, несомненно, относятся процессы коммуни­кации и принятия решений.

Коммуникация - передача с по­мощью общих символов не только информации, а также знаний и смысла.

Коммуникация как процесс представляет собой передачу ин­формации от одного субъекта другому, при этом субъектами могут выступать как отдельные личности (в этом случае коммуникация носит межличностный характер), так и группы и даже целые орга­низации.

Коммуникативные сети организации — это соединения участ­вующих в коммуникативном процессе индивидов с помощью ин­формационных потоков.

Задача формальной организационной структуры в отношении коммуникативных потоков заключается в том, чтобы придать коммуникативным потокам правильное направление. Коммуникативная сеть состоит из связей: вертикальных; горизонтальных; диагональных, а также распространения слухов.

Вертикальные коммуникации — это перемещение информации внутри организации с уровня на уровень.

Горизонтальные коммуникации — это обмен информацией для координации решения задач и действий, осуществляемых в различных подразделениях. Горизонтальные коммуникации необходимы для координации и интеграции разнообразных организационных функций.

Диагональные коммуникации — это коммуникационный канал, пересекающий

функции и уровни организации и используемый, когда члены организации не могут общаться эффективно, используя другие каналы.

Неформальный канал организационной коммуникации — это канал распространения слухов.

Процесс обмена информацией включает пять базовых элемен­тов:

коммутатор - лицо, генерирующее идеи или собирающее инфор­мацию и передающее ее («кто говорит»);

сообщение — информация, закодированная с помощью символов («что говорит»);

среда или канал - средство передачи информации («каким пу­тем»);

получатель - лицо, которому предназначена информация и кото­рое интерпретирует ее («кому говорит»);

обратная связь - опорная реакция на то, что услышано, прочита­но или увидено, при которой информация «отсылается» назад от­правителю, свидетельствуя о мере понимания и согласия с сооб­щением («с каким эффектом»).

Формирование коммуникативных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Если нарушаются информационные потоки организации и связи с внешним миром, само существование этой организации под угрозой.

2. Научные подходы в исследовании коммуникативных процессов

В исследовании коммуникативных процессов су­ществуют такие научные подходы, как школа научного управле­ния, школа человеческих отношений, системный подход к коммуникациям в организациях.

Сущность школы научного управления. Представители этой школы фактически первыми исследовали коммуникативные процессы в организации. В частности, Ф. Тейлор разработал жесткую организационную структуру (позднее ее усовершенствовал А. Файоль) с четкими взаимосвязями между должностями и ролями. В этой структуре налажены только вертикальные властные связи — от руководителей к подчиненным, т.е. такая организация ба­зируется на формальных, предельно жестких, вертикальных, ие­рархических коммуникативных связях.

В целом можно сделать вывод, что данная научная школа не придавала большого значения коммуникациям в организациях.

Сущность школы человеческих отношений. Согласно основной концепции данной научной школы, человек представляет собой уникальное социальное животное, поэтому с его деятельностью несовместимы формализация организационных процессов, жест­кая иерархия подчиненности и отсутствие горизонтальных связей в организации. Наоборот, горизонтальные организационные свя­зи неформального характера между членами организации должны содействовать функционированию формальной организации, обеспечивать сплоченность коллектива и защиту целостности личности.

Однако представители школы человеческих отношений рас­сматривали в основном неформальные коммуникации между ра­ботниками организации с равным статусом, забывая об их взаимодействиях с администрацией, а также (что представляется са­мым главным) о потоках деловой информации, необходимой для выполнения работниками своих ролевых обязанностей.

Сущность системного подхода к коммуникациям в организациях.

Рассматривая организацию как открытую систему, системные теории акцентируют внимание на ее взаимообмене с внешней средой, изучении потоков информации, поступающих от других организаций и социальных институтов (властных, политических, общественных и т.д.).

Среди организационных коммуникаций выделяются командные (управленческие), информирующие (оповещающие) коммуникации, внутренние и внешние коммуникации и т.д.

В рамках системных теорий:

- анализируются информационные потоки;

- оценивается качество информации, передаваемой как по фор­мальным каналам, так и по неформальным;

- оценивается качество принимаемых решений в зависимости от действия коммуникативной системы.