6.4. Облік запасів на складах та його зв’язок з обліком у бухгалтерії

Попредметний облік запасів здійснюється на складі (у коморі) установи. Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Матеріальна відповідальність робітників та служ­бовців настає згідно з чинним трудовим законодавством. З мате- ріально відповідальними особами укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність на основі однойменного типового договору. У бюджетних установах письмові договори про повну матеріальну відповідальність мають укладатися з завідувачами господарства, працівниками, що виконують роботи з приймання (видачі) матеріальних цінностей.

Запаси мають зберігатися у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальним приладдям, що забезпечує точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі є кілька сховищ (у відділеннях, філіалах), то за кожним із них закріплюється певна група матеріальних цінностей. Сховищу присвоюють номер (шифр), який проставляється на всіх прибуткових та видаткових документах. Надходження матеріалів оформлюється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника чи акті (рахунки, накладні, товарно-транспортній накладних) тощо. У ра­зі централізованої доставки матеріальних цінностей приймання їх підтверджується не тільки розпискою матеріально відповідальної особи в супровідному документі постачальника, а й штампом (печаткою) бюджетної установи.

Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи. Видаткові документи, що описані раніше, за складом та призначенням можна об’єднати у дві групи — разові та накопичувальні.

Такий облік називається складським чи кількісно-сортовим. Він може здійснюватись двома методами:

=кількісно-сумовим;

=оперативно-бухгалтерським.

Прибутково-видаткові документи комплектує в міру їх надходження комірник і відповідно до графіка документообігу передає разом з оформленим реєстром приймання-здачі документів (ф. № М-13) до бухгалтерії. У бухгалтерії на підставі первинних документів ведуться книга кількісно-сумового обліку (ф. № З-6) чи картка кількіс­но-сумового обліку (ф. № З-7) (табл. 6.5), книга обліку тварин (ф. № З-8) (рис. 6.1).

6.5. Синтетичний облік запасів

Для обліку наявності та руху запасів призначені активні рахунки класу 2:

=№ 20 «Виробничі запаси»;

=№ 21 «Тварини на вирощуванні і відгодівлі»;

=№ 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;

=№ 23 «Матеріали і продукти харчування»;

=№ 24 «Готова продукція»;

№ 25 «Продукція сільськогосподарського виробництва».

Для відображення узагальненої інформації щодо обліку над­ходження запасів використовується меморіальні ордери № 4 — накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами (ф. № 408 (бюджет)), № 6 — накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами (ф. № 409 (бюджет)), № 7 — накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів (ф. 410 (бюджет)), № 8 — накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (ф. № 380 (бюджет)).

Синтетичні показники обліку витрачання матеріалів фіксуються в меморіальному ордері № 13 — накопичувальні відомості витрачання матеріалів ф. № 39 (бюджет) (табл. 6.7). Вартість витрачених запасів списується на видатки чи витрати установи відповідно до сфери застосування запасів. Списання запасів здійснюється за балансовою вартістю або за методом серед­ньозваженої собівартості. Середньозважена собівартість (Сз) визначається за формулою:

, (6.1)

де ВЗп, ВЗо — сумарна вартість запасів відповідно на початок місяця та отриманих упродовж місяця;

КЗп, КЗо — сумарна кількість запасів відповідно на початок місяця та отриманих упродовж місяця.

Середньозважена собівартість визначається за кожним видом споріднених запасів. У разі застосування в обліку твердих облікових цін запаси протягом певного періоду (місяця, кварталу) списуються за цими цінами. Наприкінці зазначеного періоду виводиться середній процент і сума відхилень від твердих облікових цін за субрахунками, яка, у свою чергу, списується в розподілі за тими рахунками, на які було віднесено видатки відповідних матеріалів.