6.1. Склад, класифікація, оцінювання та завдання обліку запасів

У процесі діяльності бюджетних установ у складі інших їхніх оборотних активів у кругообігу беруть участь запаси — комплексна категорія, певна частина об’єктів якої з очікуваним терміном використання, що становить один рік, забезпечує функціонування зазначених суб’єктів господарювання протягом року, а решта виступає результатом специфічних для бюджетних установ видів діяльності з виготовлення продукції. Різноманітність складу запасів зумовлює потребу в класифікації, головною ознакою якої вважають функціональну належність. Так, запаси бюджетних установ поділяються на такі основні шість груп:

1) виробничі запаси;

2) тварини на вирощуванні та відгодівлі;

3) малоцінні та швидкозношувані предмети;

4) матеріали та продукти харчування;

5) готова продукція;

6) продукція сільськогосподарського виробництва.

Кожна з груп має відповідну кількість загальних підгруп. Зокрема, до складу першої групи входять:

=сировина й матеріали короткотермінового використання

=збірні елементи; обладнання для опалювальної, вентиляційної, санітарно-технічної систем

=спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами

=будівельні матеріали

Друга група — тварини на вирощуванні та відгодівлі поділяєть­ся на такі підгрупи:

=Третю групу становлять малоцінні і швидкозношувані предмети, які поділяються на малоцінні та швидкозношувані предмети, що перебувають на складі й в експлуатації

=Найвагомішою зі складових запасів є група матеріалів і продук­тів харчування

Групи готової продукції та продукції сільськогосподарського виробництва не підлягають поділу з огляду на значний асортимент зазначених виробів.

Щодо запасів у бухгалтерському обліку ідентифіковано такі види вартості:

=первісна вартість — вартість придбання, одержання, виготов­лення запасів;

=справедлива вартість — первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно;

=відновлювальна вартість — це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінювання.

6.2. Документація та оперативний облік надходження запасів

Запаси надходять до бюджетних установ унаслідок закупівлі за результатами проведених торгів, тендерних торгів, централізованого постачання, отримання гуманітарної допомоги, надходження у вигляді готової продукції виробництва, а також отримуються в результаті демонтажу необоротних активів. Факт отримання матеріалів супроводжується документуванням інформації щодо зазначеної операції.

За результатами проведених торгів бюджетна установа визначає переможця, який набуває статусу фактичного постачальника (виконавця). Із зазначеним суб’єктом господарювання замовник (бюджетна установа, що проводила тендерні торги) укладає угоду про закупівлю впродовж 14 днів від дня закінчення торгів. Відповідно до зазначеної угоди здійснюється постачання матеріальних цінностей.

У разі, якщо запаси отримуються на складі постачальника, а їх доставку доручено автопідприємству, на зазначені предмети виписується товарно-транспортна накладна (ф. № 1-ТН) про факт їх відпуску в чотирьох примірниках: виконавцеві — для списання матеріальних цінностей; замовникові — для оприбуткування зазначених предметів; водію-експедиторові — для нарахування заробітної плати; автопідприємству — для подання до оплати транспортних послуг. Товарно-транспортна накладна надходить до відділу постачання установи-отримувача, де на її підставі здійснюються записи в Журналі обліку отриманих вантажів (ф. № М-1), після чого зазначений первинний документ передається до бухгалтерії для перевірки щодо достовірності інформаційних даних.

Якщо доставку здійснює експедитор замовника (покупця), зазначена особа має пред’явити постачальнику оформлену за встановленими правилами довіреність (ф. № М-2б, № М-2), яка дає право відповідній посадовій особі діяти за дорученням установи-замовника. Якщо експедитором під час отримання зазначених матеріальних цінностей на залізничній станції, в аеропорті тощо виявлено розбіжності між фактичною кількістю та даними документів, ознаки злому, пошкодження вантажу чи його псування, останній має вимагати перевірки вантажу. Результати перевірки оформлюються складанням комерційного акта, який є підставою для настання матеріальної відповідальності транспортної організації чи вантажовідправника в особі постачальника. На підставі зазначеного акта замовник — бюджетна установа — висуває претензії щодо відшкодування збитків зазначеним суб’єктам.

У разі виявлення невідповідності за кількісними і якіс- ними характеристиками матеріальних цінностей їх подаль- ше приймання здійснює утворена наказом керівника прий­мальна комісія за Актом про приймання матеріалів, ф. № З-1 (табл. 6.1).

Акт складається у двох примірниках у присутності завідувача складу та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов’язковим, — представника незацікавленої організації.

Після приймання матеріальних запасів акти з доданими до них документами (рахунки-фактури, накладні тощо) передаються зі складу до бухгалтерії. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для висунення претензії постачальнику.