2.3. Организация контроля готовой продукции и ее продаж в ооо «Новые технологии»

На этапе получения заказов на поставку продукции проводятся процедуры контроля заказов потребителей на поставку продукции. Осуществлялось выборочное наблюдение за работниками, проводившими контроль заказов. Производилось сканирование заказов на предмет недостающих номеров заказов, сверка их номеров с соответствующими номерами, отраженными в книге регистрации заказов. Результаты процедуры контроля заказов потребителей на поставку готовой продукции показаны в таблице 24.

Таблица 24. Результаты процедуры контроля заказов потребителей на поставку готовой продукции в ООО «Новые технологии»

№ п/п	Критерии контроля	Результаты контроля
1.	Регистрация заказов в книге учета заказов	Все заказы зарегистрированы в книге учета заказов
2.	Наличие разборчивой подписи и указания должности	Заявки на выполнение заказов содержат разборчивую подпись представителя заказчика
3.	Наличие печати и реквизитов заказчика	Печать и реквизиты заказчика в наличии, за исключением – 4 заказа не имеют КПП
4.	Конкретность намерений заказчика	Указан предмет, ассортимент, количество, качество следки. Не указаны: цена и сроки заказов
5.	Обращение к исполнителю выполнения заказа	В заказе указано полное наименование организации, которой он адресован.

Выявленные отклонения от параметров учитываются при первичной оценке возможности выполнения заказа. Неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством связи. Заказ направляется для рассмотрения при отсутствии отклонений. Все заказы нумеруются с занесением их номеров в книгу регистрации и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов. Копии заказов передаются лицам, принимающим решения по поводу выполнения заказов с предоставлением коммерческого кредита.

На этапе анализа возможности предоставления коммерческого кредита проводятся процедуры контроля финансовой устойчивости, кредитоспособности и деловой надежности заказчиков. С целью реализации данной процедуры осуществлялся выбор для примера нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и анализ материалов, на основе которых была установлена финансовая устойчивость, кредитоспособность и деловая надёжность заказчиков. Проводилась оценка: необходимости, достаточности и истинности данных материалов; финансовой устойчивости с целью подтверждения качества анализа, выполненного экономистами организации.

Результаты процедуры контроля финансовой устойчивости, кредитоспособности и деловой надежности заказчиков показаны в таблице 25.

Таблица 25. Результаты процедуры контроля финансовой устойчивости, кредитоспособности и деловой надежности заказчиков в ООО «Новые технологии»

№ п/п	Критерии контроля	Результаты контроля
1.	Запрос документов для проведения анализа финансового состояния	Получались финансовые отчеты, банковские справки и аудиторские заключения. Не требовались: отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги информационных агентств, данные из неформальных источников.
2.	Виды запрашиваемых документов	Запрашивались годовые и квартальные финансовые отчеты за последние 2 - 3 года.
3.	Запрос документов о регистрации заказчиков	Запрашивались нотариально удостоверенные копии устава и свидетельства о регистрации заказчика.
4.	Критерии оценки финансовой устойчивости	а) запасы и НДС ≤ собственных и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость); б) денежные средства, краткосрочных финансовых вложения, дебиторская задолженность и прочие оборотные активы≥ кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов, не погашенных в срок (текущая устойчивость) или ≥ предыдущей величины и краткосрочных кредитов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или ≥ предыдущей величины и долгосрочных кредитов (устойчивость в долгосрочной перспективе); в) коэффициент текущей ликвидности ≥ 2; г) коэффициент автономии ≥ 0,5; д) коэффициент обеспеченности СС≥ 0,1.
5.	Критерии оценки кредитоспособности	а) общий показатель ликвидности баланса ≥ 1; б) коэффициент абсолютной ликвидности от 0,2 до 0,7; в) коэффициент срочной ликвидности ≥ 1.

Исследуемой организацией принимались меры по подтверждению банковскими справками и аудиторскими заключениями деловая надежность как контрагента по договору. Однако не использовались отзывы других поставщиков заказчика и иные материалы (данные из неформальных источников).

На этапе подготовки договоров поставки готовой продукции проводятся процедуры контроля проектов договоров. Осуществлялся выбор нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и проводился анализ договоров поставки на предмет их соответствия. При этом уточнялись причины выявленных отклонений. Результаты процедуры контроля проектов договоров поставки готовой продукции потребителям показаны в таблице 26.

Таблица 26. Результаты процедуры контроля проектов договоров поставки готовой продукции потребителям в ООО «Новые технологии»

№ п/п	Критерии Контроля	Результаты контроля
1.	Описание ассортимента	Четкое описание ассортимента, количества, качества и комплектности.
2.	Описание требований к таре	Четкое описание требований к таре, упаковке и к маркировке
3.	Описание форм и порядка расчетов за поставленную продукцию	Описание безналичных форм и порядка расчета за поставку продукции
4.	Указание условий применения санкций за ненадлежащее исполнение договора	Отсутствие в 5 договорах условий применений санкций
5.	Описание способов обеспечения платежных обязательств покупателя	Отсутствует описание платёжных обязательств покупателя
6.	Описание условий изменения цены и предоставления скидок	Указаны условия изменения цены и предоставление скидок
7.	указание срока исполнения обязательств по договору (не более 3 месяцев с момента фактической отгрузки продукции)	Срок исполнения обязательств по 2 договорам превышал 3 месяца с момента отгрузки продукции
8.	Описание возможности переуступки прав и обязательств третьему лицу	Отсутствует указание на документальное оформление согласия сторон
9.	Указание сумм и сроков коммерческого кредитования заказчиков	Указано на не превышение кредита лимита дебиторской задолженности
10.	Указание момента перехода прав собственности на продукцию	Переход права собственности указан в момент отгрузки продукции
11.	Соответствие цен на продукцию прейскуранту	В 2 договорах не правильно определена сумма НДС по ставке 18%
12.	Определение оснований изменения или расторжения договора в одностороннем порядке	Не указывалось.

В договорах указан порядок согласования разногласий между сторонами и пути снижения риска, связанного со случайной гибелью товара. Раскрыт механизм сверки взаимных обязательств в процессе исполнения договора. В договорах обеспечивались: взаимосвязь календарных графиков отгрузок и оплаты; требования конфиденциальности информации по договорам; и порядок поддержания связи между сторонами.

На этапе заключения договоров поставки проводятся процедуры контроля: представителей организаций – покупателей, предъявляющих свои полномочия на подписание договоров поставки. Осуществлялся выбор нескольких заказов на существенную сумму и анализ документов, удостоверяющих полномочия данных представителей, подписавших договоры поставки, на предмет их достаточности и истинности. Результаты процедуры контроля представителей организаций – покупателей, предъявляющих полномочия на подписание договоров; подписей и оттисков печатей показаны в таблице 27.

Таблица 27. Результаты процедуры контроля представителей организаций – покупателей, предъявляющих полномочия на подписание договоров поставки; подписей и оттисков печатей на договорах поставки в ООО «Новые технологии»

№ п/п	Критерии контроля	Результаты контроля
1.	Наличие полномочий представителей организаций – заказчиков	Подтверждалось: выпиской из приказа о назначении на должность и паспортом; нотариальной доверенностью и паспортом
2.	Наличие подписей на договорах поставки продукции	Подписи на договорах поставлены уполномоченным лицом
3.	Наличие оттисков печатей на договорах поставки продукции	Печати на договорах соответствуют печатям, указанным в доверенности представителя
4.	Соответствие подписи образцу, указанному в доверенности	Подписи соответствую образцу, указанному в доверенности представителя

В исследуемой организации проект договора поставки готовится на основе образцов примерных договоров поставки, составленных в установленной законодательством форме с учетом условий конкретного заказа. После подписания договора документы, удостоверяющие полномочия представителя организации – покупателя, подшиваются в специальном журнале, также являющемся частью досье на данного покупателя. Заключение договора возможно при отсутствии отклонений от указанных параметров контроля полномочий. Должностным лицом, подписывающим договор поставки от исследуемой организации, осуществляется контроль: подписи представителя организации – покупателя на предмет ее разборчивости, полноты и соответствия образцу подписи в доверенности; оттиска печати организации на предмет его четкости и действительного соответствия. Если текст договора занимает нескольких страниц, то они прошиты, заклеены и удостоверены подписями и печатями сторон. 1-й экземпляр заключенного договора поставки отдается представителю организации – покупателя, 2-й – хранится в организации. Копия договора поставки передается в юрисконсульту и в отдел сбыта, где регистрируется и подшивается в журнале, являющемся частью досье на покупателя.

На этапе подготовке к поставке готовой продукции проводятся процедуры контроля: выписанных товарно-транспортных накладных (ТТН); формирования партий отправки и их погрузки. Результаты процедуры контроля: выписанных товарно-транспортных накладных (ТТН); формирования партий отправки и их погрузки в транспортное средство показаны в таблице 28.

Таблица 28. Результаты процедуры контроля: выписанных Товарно-транспортных накладных; формирования партий отправки и их погрузки в транспортное средство в ООО «Новые технологии»

№ п/п	Критерии контроля	Результаты контроля
1.	Выписка Товарно-транспортная накладная и санкционирование отгрузки	Производится разными должностными лицами организации
2.	Регистрация выписанных Товарно-транспортных накладных	Регистрируются в журнале регистрации Товарно-транспортная накладная
3.	Контроль выписанных Товарно-транспортных накладных	Реквизиты правильны; подсчет данных точен; цены соответствуют условиям договора
4.	Контроль свойств продукции	Соответствуют условиям договора поставки
5.	Контрольное сличение суммы в Товарно-транспортной накладной с суммой дебиторской задолженности покупателя	Если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности из-за долгов покупатель незамедлительно ставится об этом в известность

Проверялось наличие параметров контроля: все 4-е экземпляра Товарно-транспортных накладных имеют одинаковую учетную серию и номер; реквизиты заполнены правильно и верно; свойства продукции соответствуют условиям договора; цены соответствуют прейскуранту; лимит дебиторской задолженности покупателю не превышен; на товарно-транспортную накладную имеется санкция на отгрузку начальника отдела сбыта.

Все экземпляры товарно-транспортной накладной передаются на склад готовой продукции. Заведующий складом при наличии санкции начальника отдела сбыта организует ее отборку из мест хранения, комплектацию партий, укладывает продукцию в тару и наносит маркировку. По прибытии автомобиля заведующий складом, сверяя реквизиты путевого листа и транспортного раздела товарно-транспортной накладной , осуществляет контроль соответствия автомобиля параметрам поставки. Проверяется соблюдение правил затаривания, соответствие партии количеству, качеству и комплектности, наличие маркировки груза и состояния тары и упаковки. При отсутствии отклонений организуется процесс погрузки в автомобиль.

В процессе погрузки методом фактического контроля осуществляется контроль на предмет исправности работы погрузочных механизмов и соблюдения персоналом техники безопасности. После осуществления погрузки заведующий складом в товарно-транспортной накладной проставляет номер путевого листа, указывает наименования документов, следующих с грузом, вид упаковки, количество мест и скрепляет экземпляры товарно-транспортной накладной штампом склада и своей подписью с указанием ФИО и должности. Принявший груз водитель – экспедитор указывает свои данные и расписывается о приемке груза. 1-й экземпляр товарно-транспортной накладной остается на складе и служит основанием для списания продукции из подотчета.

На этапе учета и фактурирования поставок проводятся процедуры контроля реализации готовой продукции. Осуществляется наблюдение за подготовкой первичной отчетности по сбыту ответственными за это работниками; опрос руководства отдела сбыта на предмет наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и принятых по отклонениям управленческих решений. Результаты процедуры контроля реализации готовой продукции показаны в таблице 29.

Таблица 29. Результаты процедуры контроля реализации готовой продукции в ООО «Новые технологии»

№ п/п	Критерии контроля	Результаты контроля
	Контроль учета поставок
1.	Составление отчетов за день об отгрузке готовой продукции	Составляются отделом сбыта и ежедневно передаются в экономический отдел
2.	Составление отчетов о выполнении плана продажи за день	Составляются экономическим отделом и передаются в начальнику отдела продаж
3.	Оценка выполнения плана продажи за день	Определяются причины отклонений, виновников, принимает меры по управлению сбытом
	Контроль фактурирования поставок
4.	Контроль верного указания реквизитов в счете-фактуре	Проводятся логическая, формальна, арифметическая и встречная проверки
5.	Сверка данных в счете-фактуре	Данные счета-фактуры сверяются условиями договора
6.	Ведение аналитического учета реализации готовой продукции	Данный учет обеспечивает получение данных по объемам продаж в разрезе видов продукции, регионов сбыта, группам покупателей
7.	Регистрация дебиторской задолженности покупателей	Ведется книга продаж, в которой он в хронологическом порядке регистрирует счета - фактуры

На основании полученного от водителя – экспедитора экземпляра товарно-транспортная накладная с отметками покупателя о приемке продукции бухгалтером по учету расчетов с дебиторами и кредиторами выписывается счет-фактуру в 2-х экземплярах. 1-й экземпляр не позднее 5 дней с даты отгрузки представляется покупателю. 2-й - хранится в журнале учета выдаваемых счетов-фактур. Осуществляется наблюдение за подготовкой счета-фактуры, выбор заказов и сканирование счета-фактуры; контроль счета-фактуры на предмет их заполнения; проверка проводок в Главной книге и точности счетов покупателей; согласование данных книги аналитического учета с синтетическими счетами в Главной книге; проверка правильности ведения книги продаж.

На этапе контроля погашения дебиторской задолженности проводятся процедуры контроля оплаты продукции покупателями. Осуществляется проверка ежедневного отчета о поступлении денежных средств от покупателей. Сравниваются данные банковских извещений и подтверждающих их документов с итоговыми данными в регистрах учета, проверяются проводки по счетам Главной книги. Результаты процедуры контроля оплаты отгрузки готовой продукции показаны в таблице 30.

Таблица 30. Результаты процедуры контроля оплаты отгрузки готовой продукции покупателями в ООО «Новые технологии»

№ п/п	Критерии контроля	Результаты контроля
1.	Получение выписки с расчетного счета	Ежедневно распечатываются бухгалтером по учету денежных средств с клиент-банка
2.	Контроль полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм	Сверяются поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах
3.	Выверка дебиторской задолженности	Ежемесячно акты сверки направляются покупателям для сверки расчетов
4.	Принятие мер по просроченной задолженности	Существует невостребованная дебиторская задолженность по которой не приняты меры взыскания

Таким образом, в исследуемой организации сформирована определенная система контроля за готовой продукцией и ее продаж, построенная на процедурах контроля: заказов поставки готовой продукции; финансовой устойчивости, кредитоспособности и деловой надежности заказчиков; проектов договоров; представителей организаций – покупателей, предъявляющих свои полномочия на подписание договоров поставки; выписанных товарно-транспортных накладных; формирования партий отправки и их погрузки; реализации готовой продукции; контроля погашения дебиторской задолженности и оплаты отгрузки готовой продукции покупателями. В результате процедур контроля выявлены недостатки, позволяющие сделать вывод о необходимости принятия мер для их устранения.