1.3.2. Технический проект арм отдела делопроизводства (армод)

Технико-экономическое обоснование АРМОД

I. Техническое обоснование

Внедрение ЭВМ в работу ОД приводит к тому, что работа с документацией стано-

вится менее трудоемкой: (1) оперативно получают стандартные формы ответов на запро-

сы. С введением ЭВМ достаточно внести в введенную в компьютер стандартную форму

изменяющиеся данные и трудоемкая работа выполнена достаточно быстро. Не стоит за-

бывать и о том, что сделав ошибку или помарку (иногда даже из-за нее приходится пере-

писывать лист на бумаге), на компьютере достаточно нажать нужную клавишу и ошибки нет; (2) получение стандартных форм справок. Повышается оперативность выдачи нуж-

ных справок и подготовки приказов.

Но при разработке автоматизированного ОД возникает несколько проблем:

1 Проблема: техническое обеспечение отдела делопроизводства.

1. Отдел имеет определенное техническое обеспечение.

Этот вариант наиболее простой, т.к. наша задача сводится лишь к определению

возможна ли установка нашей программы на компьютеры, которыми располагает отдел.

Если это невозможно необходимо порекомендовать наиболее подходящую модель. После

установки и отладки программы провести краткий курс обучения сотрудников.

2. Отдел не имеет техническое обеспечение.

Этот вариант более сложный в своем исполнении, т.к. требует ответов на множест-

во вопросов:

1) Финансовое положение.

В 1 случае все было просто, нас просили только поставить и обучить уже имеющих

работать на ЭВМ сотрудников. В этом случае нужно определить чего хочет клиент. С ми-

нимальными затратами получить нашу программу (т.е. ему нужно самое дешевое техни-

ческое обеспечение) или с нашей помощью создать хорошее техническое обеспечение

отдела делопроизводства с учетом его активного использования в дальнейшем.

Клиенту, желающему потратить как можно меньше денег стоит рекомендовать

386/ – АТ компьютер и практически любой принтер.

“Серьезным” клиентам можно рекомендовать 486 DX/2AT или Pentium в сочета-

нии с лазерным принтером.

2) Обучение сотрудников фирмы.

Эта проблема одинаково остро стоит перед любой фирмой, которая создает свою

техническую базу. Пожалуй сложнее эту проблему решить, в плане какие пакеты изучать

в первую очередь, клиентам, которые хотят 486 DX/2AT или еще более современные

компьютеры. Сотрудники таких фирм не знают точно какие компьютеры будут куплены

и какое к ним программное обеспечение, в то время как на фирмах с относительно

скромными запросами точно известно какие компьютеры покупаются и какое к ним про-

граммное обеспечение. Следовательно, сотрудники изучают в первую очередь именно

эти пакеты.__

2 Проблема: компьютерная грамотность сотрудников.

Некоторые сотрудники не только не умеют, но и не хотят работать на компьютере.

Как правило это пожилые люди и как правило специалисты своего дела. Они просто не

доверяют компьютеру (в чем-то они правы). Хотя по большому счету такая программа

безусловно нужна.

Далее рассмотрим графики, которые наглядно показывают какая из моделей ком-

пьютеров наиболее эффективна при реализации АРМОД (рис. 59, 60).

1 график: зависимость быстродействия процессора от объема вводимой информации.

Объем информации 29700000 зн.

Быстродействие процессора для: -386/-DxAT 750

-486 Dx/2AT3200

-Pentium 6500

Из графика 2 видно, что Pentium является наиболее удачной моделью компьютера

из представленных к рассмотрению.

Общее о работе отдела кадров

Любой экономический объект это совокупность задач, работ, автоматов, машин и

людей, связанных производственными отношениями в целях реализации целевой функ-

ции объекта – создания производственных и непроизводственных товаров. Как система,

экономический объект должен иметь регулирующий орган и наличие обратной связи.

Рассмотрим в качестве экономического объекта – типовое учебное заведение –

“ВУЗ”. Структурная схема учебного заведения “ВУЗ” приведена на рисунке 83. Регули-

рующий орган ВУЗа – это ректорат. Отдел кадров и отдел делопроизводства – составные

части управляющего органа. С тем чтобы определить: 1) устойчивость изучаемого объек-

та “ВУЗ” и 2) тенденции к изменению объекта, – рассмотрим целевую функцию отдела

кадров.

Целевая функция, которую выполняет отдел кадров, это выдавать для управляю-

щего органа R информацию – учетную и аналитическую, – по составу кадров и соответ-

ствию работ, которые выполняются элементами eij объекта для реализации кадровой по-

литики объекта ВУЗ. Для реализации цели Rk основными работами, которые выполняет

отдел кадров, являются:

1. Прием новых кадров (элементов eij);

2. Аттестация кадров согласно штатному расписанию;

3. Заключение договоров с кадрами (элементами eij); 4. Передвижение кадров согласно штатному расписанию по должностям;

5. Увольнение с работы;

6. Установление нерабочего времени (отдых, болезнь);

7. Определение штатного состава и учет движения кадров.

8. Определение необходимых должностей или функции должностей в соответст-

вии закону о труде для достижения цели объекта;

9. Юридическое обоснование всех вышеназванных работ.

Исходя из перечисленных функций отдела кадров, можно определять следующие

виды информации, обрабатываемые в отделе кадров:

 нормативные документы: базовое штатное, текущее штатное расписание, нормы

труда, тарифы, разряды и ставки, заработная плата;

 переменная информация: личная карточка, учетная карточка, штатная книга;

 входная информация: анкета и трудовая книжка, паспорт;

 выходная информация: ведомости учета движения товара, статистическая отчет-

ность, ответы на запросы, юридический анализ работы отдела кадров.

Для создания автоматизированной системы отдела кадров необходимо спроекти-

ровать сценарий диалога, разработать информационные модели входной, оперативной,

выходной информации и, наконец, выбрать КТС, ПО, СУБД.