
- •080100«Экономика», 080200 «Менеджмент», 081100 «Государственное и муниципальное управление», 080400 «Управление персоналом»
- •Раздел 1. Информационные технологии в управлении глава 1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности
- •1.1. Информационные системы в управлении экономическими объектами
- •1.2. Управление экономическим объектом
- •1.3. Состав и структура информационных систем
- •Глава 2. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности
- •2.1. Информация – ресурс науки и производства
- •2.2. Новые информационные технологии
- •Классы информационных технологий
- •2.3. Информация, данные, сообщения
- •2.4. Информационные каналы
- •Глава 3. Информационные технологии и их классификация
- •3.1. Понятие информационных технологий и их классификация
- •3.1.1. Обеспечивающие и функциональные информационные технологии
- •3.1.2. Классификация ит по типу пользовательского интерфейса
- •3.1.3. Классификация ит по степени их взаимодействия
- •3.2. Сетевые информационные технологии
- •3.3. Гипертекстовая технология
- •3.4. Технология мультимедиа
- •3.5. Тенденции развития ит
- •Глава 4. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
- •4.1 Общая структура документационного обеспечения управления
- •4.2 Нормативная база делопроизводства
- •4.3 Автоматизация документооборота
- •4.4 Юридическая сила электронного документа
- •4.5 Дублирующий обмен юридическими документами
- •4.6 Документооборот на предприятиях разного масштаба
- •4.6.1 Документооборот на базе электронной почты
- •4.6.2 Системы автоматизированного документооборота
- •4.7.3 Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота
- •"Босс-Референт", "АйТи" (www.It.Ru)
- •"Дело", "Электронные Офисные Системы" (www.Eos.Ru)
- •"Золушка", нтц ирм (www.Mdi.Ru)
- •Глава 5. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов
- •Глава 6. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров
- •Глава 7. Компьютерные технологии использования систем управления базами данных (субд)
- •7. 1 Общие сведения о базах данных
- •7.2. Назначение кнопок и макросов в Microsoft Access
- •Макросы
- •7.3. Добавление кнопки в форму
- •7.3.1. Использование Мастера создания кнопок
- •7.3.2. Кнопка открытия формы для отобранных записей
- •7.3.3. Кнопка для распечатки текущей формы
- •7.3.4. Кнопка для открытия диалогового окна Поиск и замена
- •7.3.5. Кнопка для запуска приложения Microsoft Word
- •7.3.6. Самостоятельное создание кнопки
- •7.3.7. Настройка кнопки
- •7.4 Применение субд в экономике
- •Глава 8. Компьютерные технологии интегрированных программных пакетов
- •8.1 Понятие интегрированных информационных технологий
- •8.2 Сущность интегрированных программных пакетов
- •8.3 Основные виды приложений интегрированных пакетов и прикладных программ Текстовый процессор (редактор)
- •Графический редактор
- •Системы деловой и научной графики
- •Табличный процессор
- •Системы управления базами данных
- •Библиотеки стандартных подпрограмм
- •Пакеты прикладных программ (ппп)
- •8.4 Классификация основных программ Microsoft Office
- •8.5 Интеграция приложений ms Office
- •8.6 Альтернативные интегрированные прикладные программы
- •8.7 Программа microsoft outlook – универсальная система управления информацией
- •8.7.1 Общие сведения о программе
- •8.7.2. Электронная почта
- •8.7.3 Планирование мероприятий
- •8.7.4 Контакты, задачи, дневники, заметки
- •Глава 9. Сетевые информационные технологии.
- •Шинная топология
- •Топология типа “звезда”
- •Топология “кольцо”
- •Топология Token Ring
- •Глава 10. Интернет технологии
- •10.1. Службы Интернет
- •10.2. Перспективные технологии на основе Интернет
- •10.3. Электронная коммерция
- •10.3.1. Общие сведения об электронной коммерции
- •10.3.2. Электронный рынок и роль информации в электронном бизнесе
- •10.3.3. Системы электронных платежей
- •10.3.4. Электронные платежные средства
- •10.3.5. Интернет как новая глобальная индустрия
- •Тенденции развития Интернет
- •10.3.6. Электронный магазин (эм)
- •Представление товаров
- •Раскрывающие окна
- •10.4.1. Принципы защиты информации
- •10.4.2. Криптография
- •10.4.3. Электронная цифровая подпись
- •10.4.4. Аутентификация
- •10.4.5. Защита сетей
- •Глава 11. Информационные технологии РаспределеннОй обработки данных
- •Глава 12. Информационные технологии поддержки принятия решений
- •Назначение систем поддержки принятия решений
- •12.2 Схема процесса принятия решений
- •12.3 Компоненты системы поддержки принятия решений
- •12.4 Использование систем поддержки принятия решений
- •Глава 13. Информационные технологии экспертных систем
- •13.1 Понятие экспертной системы, ее состав, принцип функционирования
- •13.2 Применение интеллектуальных технологий в экономических системах
- •Глава 14. УправленИе проектами
- •14.1. Основные понятия
- •14.2. Основные элементы управления проектами
- •14.3. Общие проблемы теории управления проектами
- •14.4. Программное обеспечение ms Project
- •Глава 15. Microsoft project – универсальная система управления проектами
- •15.1. Проекты, задачи, вехи, ресурсы
- •15.2. Составление календарного плана проекта
- •15.2.1. Вид окна Microsoft Project
- •15.2.2. Определение задач
- •15.2.3. Определение основных вех проекта
- •15.2.4. Назначение задачам ресурсов
- •15.3. Отслеживание хода проекта
- •15.4. Консолидация проектов
- •15.5. Взаимодействие Microsoft Project с Microsoft Outlook
- •15.6. Дополнительные возможности ms Project
- •15.6.1. Печать отчетов
- •15.6.2. Задание программных расширений
- •15.6.3. Работа с шаблонами и настройками
- •15.6.4. Поддержка технологий совместной работы
- •15.7. Управление циклом реализации и ресурсами проекта
- •15.7.1. Критический путь и методы управления им
- •Визуальное выделение операций критического пути
- •Применение фильтров для выделения операций критического пути
- •Определение параметров критического пути
- •15.7.2. Базовый план и контроль его выполнения
- •Базовый и промежуточный планы
- •Сохранение данных о ходе работ
- •15.7.3. Управление ресурсами проекта
- •15.8. Финансовое управление проектом
- •15.8.1. Технология управления финансами проекта в ms Project
- •15.8.2. Формирование информационной базы для финансовых расчетов
- •Формирование таблиц тарифных ставок операций
- •Ввод показателей прямых затрат
- •15.8.3. Основные методы решения задач финансового управления проектом
- •Глава 16. Основы проектирования информационных систем
- •16.1. Два подхода к проектированию
- •16.2. Применение процессного подхода
- •16.2.1. Цели проекта
- •16.2.2. Базовые, общие и перспективные технологии
- •16.3. Состав прикладных задач
- •16.4. Концептуальная модель иис
- •16.5. Состав и модели процедур документооборота
- •16.6. Преимущество процессного подхода
- •Глава 17. Информационные технологии в муниципальном управлении
- •17.1 Роль современной информационно-аналитической деятельности в муниципальном управлении
- •17.2 Информационно-аналитическая служба муниципального управления
- •17.3 Информационные технологии, используемые и внедряемые в органах муниципального управления
- •Раздел 3. Информационные технологии в менеджменте глава 18. Автоматизированное рабочее место менеджера
- •Раздел 4. Информационные технологии в экономике глава 19. Финансово-экономические программы
- •19.1 Российский рынок финансово-экономических программ
- •19.2 Классификация бухгалтерских финансово-экономических программ и систем
- •19.3. Использование информационных технологий в экономической деятельности
- •19.3.1. Информационные технологии создания бюджета
- •19.3.2 Информационные технологии стратегического планирования
- •19.3.3 Информационные технологии прогнозирования деятельности предприятия
- •19.3.4 Информационные технологии автоматизации управления в масштабах всего предприятия
- •Глава 20. Информационные технологии ведения бухгалтерского учета
- •20.1 1С Бухгалтерия 8. Назначение программы
- •20.2 Версии 1с Бухгалтерия 8 и совместимость с другими прикладными решениями
- •20.3 Особенности методик учета в 1с Бухгалтерия 8
- •Раздел 4. Информационные технологии в управлении персоналом глава 21. Роль и значение информационных технологий в управлении персоналом (человеческими ресурсами)
- •Глава 22. Программный комплекс поддержки управления персоналом
- •Глава 23. Рынок программных продуктов, применяемых в управлении персоналом
- •23.1 Классификация отечественных программных продуктов
- •23.2 Корпоративная информационная система «Галактика»
- •Контур «Управление персоналом»
- •23.3 Система управления человеческими ресурсами босс-кадровик
- •Ключевые особенности системы босс-Кадровик
- •23.4 Система программ «1с: Зарплата и Управление Персоналом»
- •Глава 24. Перспективы автоматизации управления персоналом
- •Раздел 5. Организация защиты информационных систем глава 25. Информационная безопасность
- •25.1 Понятие информационной безопасности
- •25.2. Управление доступом
- •25.3 Шифрование и дешифрование данных
- •25.4 Защищенность информационных сетей
- •25.5. Биометрические средства защиты информации
- •Системы биометрической защиты
- •Заключение
- •3.1.1. Обеспечивающие и функциональные информационные технологии 16
- •3.1.2. Классификация ит по типу пользовательского интерфейса 16
- •3.1.3. Классификация ит по степени их взаимодействия 17
- •4.6.1 Документооборот на базе электронной почты 28
- •4.6.2 Системы автоматизированного документооборота 29
- •4.7.3 Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота 30
- •Глава 23. Рынок программных продуктов, применяемых в управлении персоналом 195
- •Глава 24. Перспективы автоматизации управления персоналом 203
- •Раздел 5. Организация защиты информационных систем 217
- •Глава 25. Информационная безопасность 217
- •Источники литературы
15.4. Консолидация проектов
Microsoft Project позволяет консолидировать в рамках одного файла несколько разных проектов, если эти проекты как-то связаны между собой или имеют общего руководителя. Например, план проекта, описанный выше, является достаточно обобщенным, на самом деле этот проект состоит из нескольких разных проектов, каждый из которых посвящен отдельному произведению комплекта. Эти проекты связаны единым авторским коллективом и некоторыми общими задачами и сроками. В каждом проекте присутствуют все работы, описанные в обобщенном проекте, но они должны быть более детализированы, т.к. требуется распределить главы книги между различными исполнителями и для каждой главы назначить писателя, редактора и корректора (идеологи и технологи обычно отвечают за всю книгу комплекта).
Чтобы научится создавать такие консолидированные планы проектов, необходимо уметь делать следующее:
Создавать общий пул ресурсов для всех связанных проектов
Вставлять один проект в другой проект
Устанавливать зависимости между задачами, входящими в разные проекты
Использовать ресурсы одного проекта в другом проекте
Между задачами, входящими в разные подпроекты консолидированного проекта, можно установить связь так же, как и между задачами одного проекта, только вместо номера задачи в окне Task Information будет указываться полный путь и имя файла связанного проекта.
15.5. Взаимодействие Microsoft Project с Microsoft Outlook
При выполнении проекта руководитель должен взаимодействовать со всеми его участниками. И Microsoft Project, как инструмент управления проектами, был бы не достаточно функционален, если бы не имел средств, обеспечивающих это взаимодействие.
Microsoft Project обеспечивает:
Отправление по электронной почте файлов проектов и графических изображений части проекта (копии экрана);
Оповещение участников проекта о задачах, которые они должны выполнить;
Сообщение участникам проекта о тех изменениях, которые происходят в проекте, а также получение уведомления об их согласии (или несогласии) с этими изменениями;
Запрашивание и получение информации о степени выполнения каждой задачи проекта;
Перенесение информации о задачах проекта в папку Outlook.
Спланировав проект, руководитель в первую очередь должен оповестить всех его участников, которые фигурируют в качестве ресурсов проекта, о том, какие задачи и когда они должны будут выполнить. Традиционный способ решения этого вопроса – собрать совещание, на котором поставить всем задачи, объяснить цели и заручиться согласием выполнить все в срок и с высоким качеством. Project позволяет выполнить эти операции автоматически: разослать всем участникам проекта сообщение по электронной почте со списком конкретных задач, назначенных каждому исполнителю, получить от них ответы и предложения по изменению плана и консолидировать все предложения в плане-графике.
Прежде чем отправлять сообщение участникам проекта, необходимо убедиться, что для каждого ресурса введен электронный адрес (e-mail). Этот адрес вводится в диалоговое окно Resource Information.
Для каждой задачи в списке указаны даты начала и окончания, продолжительность и комментарий, если он был введен в задачу. Введите текст сообщения и нажмите кнопку Send (Отправить).
Сообщение попадает в почтовый ящик каждого участника проекта. Он должен открыть это сообщение и отправить ответ руководителю проекта. В списке задач исполнитель может корректировать только два поля: Accept (Принять) и Comment (Комментарий) в конце таблицы.
Чтобы принять все задачи, следует нажать кнопку Reply (Ответ) и затем Send – и подтверждение будет оправлено руководителю проекта. При этом задачи автоматически попадают в папку «Задачи Outlook» на ПК исполнителя.
Разумеется, исполнитель может и не принять какую-то задачу или несколько задач. В этом случае он должен в поле Accept соответствующей задачи ввести No, внести комментарии и нажать кнопку Send, чтобы послать ответ. Руководитель получает сообщение с комментариями исполнителя, согласует с ним изменения и далее может нажать кнопку Update Project. Комментарии исполнителя к задаче автоматически вносятся в поле Note. Этот факт отражается в индикаторном столбце диаграммы. Задачи, по которым были высланы сообщения, но ответы еще не получены, также отмечаются специальным значком (конверт с вопросительным знаком).
После того как все участники проекта «расписались» в получении заданий, необходимо их выполнять. Теперь руководитель проекта будет требовать отчеты о состоянии задач. Чтобы было легче отчитываться, можно воспользоваться папкой «Outlook /Дневник», в которой есть возможность фиксировать время работы над документами, в том числе и над самим файлом проекта.
Project позволяет автоматизировать процесс сбора отчетов от исполнителей, регулярно (например, по понедельникам или пятницам) рассылая всем исполнителям запрос о состоянии проекта.
Когда запрос по задаче отправлен исполнителю, на календаре проекта задача снова помечается: к значку письма добавляются еще часы.
Каждый исполнитель получает сообщение со списком задач, относящимся лично к нему. От него требуется проставить для каждой задачи количество отработанных часов и сколько еще часов осталось отработать. В этом случае ему пригодится Дневник. Если исполнитель аккуратно отмечал степень выполнения каждой задачи, то при ответе на полученный запрос TeamStatus (Состояние группы) ему будет достаточно отправить этот запрос обратно руководителю проекта. При этом информация о выполнении заданий будет автоматически считана из Outlook и занесена в форму ответа. Если же степень выполнения заданий не отмечалась, то можно внести эти данные вручную прямо в форму ответа. При вводе данных кнопка Reply на форме сообщения автоматически заменяется кнопкой Send, которую и нужно нажать.
Сообщение, полученное руководителем проекта имеет следующий вид: для каждой работы отмечено, сколько времени еще осталось, чтобы ее выполнить, а дальше для каждого дня недели указываются проработанные часы.
Получая ответы от исполнителей, руководитель проекта может автоматически обновить проект полученной информацией. Для этого необходимо просто нажать кнопку Update Project на форме сообщения. Результат обновления отразится на диаграмме Ганта.
Руководитель проекта выполняет еще одну задачу, связанную с взаимодействием с исполнителями, а именно, внося изменения в проект, доводит их до сведения всех, кого они касаются. Для этого можно воспользоваться командой Tools > Workgroup > TeamUpdate…
Эта команда аналогична команде TeamAssign, только в список отправляемых задач попадают не все задачи проекта, а только те, которые были изменены. Сообщение посылается всем исполнителям, которые являются ресурсами для этих задач. Смоделируем такое сообщение для ситуации, когда руководитель проекта меняет дату начала работы. В этом случае сообщение TeamUpdate (Изменение группы) выглядит следующим образом: измененная задача опять помечается в столбце индикации, только теперь конверт снабжен восклицательным знаком. После отправки уведомления исполнителю пометка исчезает.
Получив такое уведомление, исполнитель действует так же, как и в случае получения сообщения TeamAssign, т.е. либо принимает их, и эти изменения отражаются в списке задач в Outlook, либо отклоняет, о чем посылается сообщение руководителю проекта.
Все замечания исполнителей, полученные в ходе переписки, могут быть зафиксированы в поле Notes соответствующих задач и использованы при анализе выполнения проекта.
Необходимо помнить, что сообщения TeamStatus и TeamUpdate невозможно послать тем исполнителям, от которых не получен положительный ответ на запрос TeamAssign, тем самым соблюдается логическая последовательность действий руководитель проекта.
Все приведенные почтовые сообщения имеют заданный по умолчанию набор полей. Однако Project позволяет руководителю проекта самому определять набор проектных данных, пересылаемых исполнителям, а также устанавливать ограничения на коррекцию пересылаемой информации.
Кроме того, предусмотрена возможность автоматически заносить в личное расписание руководителя проекта задачи из Project и автоматически устанавливать напоминания о начале выполнения этих задач.