2. Рабочее место бухгалтера

• Ведет бухгалтерский учет в соответствии с текущим законодательством и с учетом специфики розничной торговли (например, план счетов, дополненный для ведения розничного учета);

• В наличии справочники, содержащие информацию, специфичную для розничной торговли, набор документов, позволяющих вести учет поступления товаров, осуществлять внутреннее перемещение, производить переоценку и списание товара (тары);

• Оформляет накладные на мелкооптовую торговлю, ведет расчеты с поставщиками в разрезе первичных документов, выполняет расчет реализованных налогов (НДС, налог на продажу) и валового дохода;

• Рассчитывает нормируемые затраты, приходящиеся на остаток товаров, ведет книгу покупок.

3. Рабочее место товароведа

• Оформляет приход товара;

• В режиме реального времени получает данные о продажах в торговом зале;

• Ведет документооборот на поставку и реализацию товаров;

• Формирует и анализирует оперативную отчетность; 

• В кратчайшие сроки проводит инвентаризацию с использованием терминала сбора данных.

4. Рабочее место кассира

• Продажи на POS-терминале, используя различные виды регистрации товара: по коду товара, по штрих-коду товара (как сканером штрих-кода, так и вручную), регистрация при помощи "горячих" клавиш, регистрация с помощью визуального выбора из списка товаров, регистрация по свободной цене, регистрация возврата (в том числе по номеру чека продажи);

• Использует ручные, фиксированные, автоматические, накопительные скидки/надбавки как на позицию, так и на сумму чека;

• Проводит операции с открытым и закрытым чеками:

  • повтор указанной позиции в чеке;

  • сторнирование товара до закрытия чека;

  • отмена любого чека до его закрытия;

  • объединение позиций чека с одинаковым товаром;

  • просмотр закрытого чека;

  • изменение цены зарегистрированного товара;

  • отмена скидки/надбавки на позицию и на сумму чека;

  • механизм отложенных чеков;

  • Печать отчетов по кассе с гашением и без гашения.

5.7. Принципы построения торговой информационной системы

Так как основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую прозрачную схему складского учета, многокассовый и многобанковский учет денежных средств. В основу ряда комплексов положены общие схемы документооборота и основные принципы организации информационных потоков при реализации товаров. Условная схема документооборота показана на рис. 4.

При автоматизации управления складской деятельности необходимо учитывать следующие факторы:

• Товар может иметь несколько независимых единиц измерения (количество товара, количество упаковок, вес, стоимость);

• Товар может оцениваться в различных валютах;

• Товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов, группы покупателей и поставщиков, состояния товара и др.;

• Товар может иметь различный статус (например, статус резервирования).

Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций, бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой отчетности. Например, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием отчетных документов в разрезах:

• поставок с аналитикой по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров;

• продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам;

• загрузок складов товаров на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;

• переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю.

В процессе проектирования информационной системы необходимо учитывать необходимость использования новых технологий, например, аппаратов считывающих и печатающих штрих -коды в качестве стандарта деятельности ТФ. Для использования штрих - кодов необходимо специальное оборудование: сканеры и принтеры штрих - кодов, устройства связи с электронными кассовыми аппаратами и сами аппараты. Уже повсеместно используются ИС со встроенным интеллектуальным оборудованием.

бухгалтерия

Финансовое положение

центральный

склад

Р ис. 4. Схема документооборота торговой фирмы.

Основными характеристиками такого рода систем являются:

• обслуживание общим центральным компьютером нескольких электронных кассовых аппаратов;

• работа со сканерами и принтерами штрих - кодов и электронными весами;

• специально оборудованные рабочие места для персонала магазина, занимающегося учетом;

• автоматический поиск названия и стоимости товара по его коду, введенному с использованием сканера штрих - кода или кассового аппарата;

• возможность просмотра и обновления ассортимента без остановки работы кассира;

• автоматический учет всех кассовых операций и возможность оперативного просмотра учетной информации без остановки работы кассы;

• автоматическое формирование кассовых отчетов в финансовом, количественном разрезах и по материально ответственным лицам;

• настройка и управление кассовым аппаратом с любого рабочего места (пробивка чека, продажа/возврат товара и т.д.).

Интеллектуальные кассовые аппараты могут быть снабжены внешним устройством, подключаемым к аппарату с использованием последовательного или параллельного порта для обслуживания пластиковых карт.

В рамках единой технологии такая система дает возможность: вести внутрисекционыый расчет, осуществлять обмен данными со складом и бухгалтерией, вести оперативный внутрифирменный менеджмент. При этом автоматически обеспечивается:

• получение товарных отчетов;

• возможность редактирования и ввода дополнительной информации;

• проведение групповой обработки операций, отраженных в товарном отчете, в процессе бухгалтерского учета;

• Представление справок в различных разрезах в пределах внутрисекционного учета.