5.5. Структура торговой фирмы

При организации ИС в торговле нужно иметь представление о торговой фирме. Структура торговой фирмы состоит из следующих подразделений: административные подразделения, торговые отделы, центральный склад, бухгалтерия, технические службы. Каждое из подразделений выполняет свои функции.

Административные подразделения – это подразделения ведущие управление всей торговой фирмой. Они стоять над всеми подразделениями.

Торговые отделы – относительно независимые с точки зрения торговой политики подразделения. Основные функции торговых отделов однородны. К основным видам документов с которыми работают торговые отделы относятся договора на поставку, накладные, акты (учета, списания), счет-фактуры, счет на поставку, товарный отчет. Товарный отчет содержит данные о номерах документов строгой отчетности (накладные, акты, счета) за отчетный период и итоговые суммы по каждому документу с разбивкой на типы поступлений и затрат. В рамках управленческого учета подготавливаются необходимые отчеты: о текущем балансе, о заказанном товаре и условиях поставки, об остатках товара на складе и финансовом положении отдела. Особой тщательности требует анализ документооборота администрации т.к. он менее всего унифицирован и имеет отличия, которые связаны с пристрастием администрации к различным схемам управления.

Центральный склад – подразделение, используемое для учета и хранения товаров. Основные функции центрального склада – принимать, хранить и отпускать товар, вести учет товара на складе. К основным видам документов относятся накладные и счета – фактуры. К отчетным документам относятся отчеты о поступлении и выбытии товара, об остатках товара на складах.

Бухгалтерия – ведет бухгалтерский учет операций по движению товара. Бухгалтерия является независимым от торговли подразделением. Она собирает все документы по движению товары, формирует все необходимые бухгалтерские отчеты.

Технические службы – подразделения, занимающиеся обслуживанием торговой формы.

Схема взаимодействия этих подразделений показана на рис. 3.

Рис. 3. Схема взаимодействия подразделений торговой фирмы

Торговые отделы связаны с центральным складом, т.к. это основное место хранения и отпуска товара на реализации, бухгалтерия связана с центральным складом, т.к на основании операций по учету товара выполняемых на складе в бухгалтерии формируются проводки. Торговые отделы передают в бухгалтерию все операции по поступлению и реализации товара, списанию товара. На основании этих операций формируются проводки, которые используются в бухгалтерском учете торговых операций. Данные из бухгалтерии, торговых отделов и центрального склада поступают в административные отделы. Технические службы связаны со всеми подразделениями для обслуживания торговой фирмы.

5.6. Основные рабочие места (арм) торговой фирмы

1. Рабочее место директора (администратора) магазина

• Контролирует  движение всех финансовых и товарных потоков;

• Своевременно получает разнообразные отчеты о деятельности предприятия;

• Прогнозирует спрос, управляет товарной номенклатурой, розничными ценами и системой скидок.