Заключение

Рассмотренные в ходе занятия учебные вопросы по основам организации и ведения служебного делопроизводства и служебной переписки в воинских частях и учреждениях имеют большое практическое значение в процессе формирования штабной культуры офицера, способствуют формированию целостного представления о служебном делопроизводстве, главной задачей которого является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы органов управления воинских частей и учреждений.

Офицеру в процессе всей своей служебной деятельности приходится иметь дело как с документооборотом, так и с документированием и знание всех аспектов работы со служебными документами позволит уверенно выполнять служебные обязанности.

II. Разработка служебных документов.

1. Требования к составлению и оформлению служебных документов.

Составление служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующему по данному вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала. Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях и на отдельных листах.

При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие законность и наибольшую целесообразность документов и способствующие оперативному их исполнению.

Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

1. соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);

2. основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

3. не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости - иметь ссылки на них;

4. составляться кратко, четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования;

5. составляться по следующей форме:

- наименование документа (приказ, директива),

- заголовок документа (за исключением служебных писем),

- изложение содержания,

- удостоверение документа (подпись, проставление печати),

- дата,

- адресование документа.

Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем при соблюдении всех общепринятых грамматических правил, кратко и четко.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах Республики Беларусь и употребляться в одном и том же значении.

При составлении служебных документов рекомендуется:

- пользоваться простыми предложениями;

- применять устойчивые словосочетания и термины;

- применять прямой порядок слов в предложении (подлежащие предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом), а вводные слова и выражения "ввиду того", "в связи с тем", "как правило" в начале предложения;

- не применять устаревшие слова и выражения, отжившие канцелярские обороты, слова и выражения местного диалекта;

- не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

В служебных документах разрешается употребление общепринятых сокращенных форм слова (обл., р-н, пос., тов., м-ц) и сложносокращенных слов (МИД, Госплан, ГОСТ).

При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий, но 3 км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложения (двадцать пять изделий, но воинская часть получила 25 изделий). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).

Если к служебным документам кроме приказов, директив, приказаний прилагаются материалы, то о них указывается в коне текста, после слова "Приложение", перечислением наименований, номеров прилагаемых материалов и количества листов. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: Приложение: согласно описи на __ листах".

В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей (учреждений) пишутся без указания почетных наименований (кроме наименований "гвардейский" или "гвардейская") и государственных наград.

Сокращенное обозначение воинских частей (учреждений) применяются в соответствии с Наставлением по службе оперативных штабов.

Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей (учреждений), которым присвоены условные наименования.

Служебные документы, разрабатываемые на основании приказов, директив, приказаний и указаний должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: "Основание: .... с указанием наименования, даты и номера документа".

При необходимости ссылки в несекретных служебных документах на секретные и совершенно секретные документы могут указываться только их даты и номера, раскрывать содержащиеся в них сведения запрещается!

Для оформления служебных документов применяется бумага форматов А-4 (210х297 мм) или А-5 (148х210 мм).

Служебный документ формата А-4 независимо от количества страниц должен иметь заголовок, который формулируется предельно кратко, стилистически точно и отражает основное существо излагаемого вопроса.

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "о чем?": "О выделении ...", "Об утверждении ...", " О командировании ...".

Если в служебном документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно или в соответствующих разделах документа могут составляться подзаголовки, отражающие содержание частей документа.

Заголовок не пишется на телеграммах, актах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А-5.

Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов "утра", "дня", "вечера", "ночи".

В том случае, если служебный документ должен быть утвержден соответствующим должностным лицом, надпись УТВЕРЖДАЮ располагается перед текстом документа в правом верхнем углу.