Прием и учет служебных документов

Прием поступающей служебной корреспонденции производится делопроизводством воинской части (учреждения).

Поступившие служебные документы (в том числе приказы, директивы, приказания и указания) регистрируются в журнале учета служебных документов, а поступившие для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих документов.

До регистрации служебные документы на доклад и исполнение передавать запрещается.

Командир воинской части (начальник учреждения) в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам служебные документы докладываются непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство.

Остальной личный состав документы на исполнение получает в несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несекретных делопроизводств в управлениях, отделах и службах воинской части (учреждения).

3.2. Хранение служебных документов, оформление и ведение дел, книг и журналов

Все исполненные документы подшиваются в дела, которые заводятся, в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.

На все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел, книг и журналов с учетом важности, однотипности поступающих документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы учета несекретного делопроизводства, а также не законченные ведением в прошлом году.

Подшивка документов в дела должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не разрешается подшивать в дела неисполненные документы.

Законченные ведением дела, книги, журналы хранятся в делопроизводстве или (в части касающейся) или сдаются на хранение в архив.

В каждой воинской части (учреждении) ведется журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам.

3.3. Рассмотрение и исполнение служебных документов

Наставлением определен порядок рассмотрения и организации исполнения служебных документов.

Поступившие служебные документы докладываются командиру воинской части (начальнику учреждения) и рассматриваются, как правило, в день поступления, а документы с отметкой "СРОЧНО" и телеграммы - немедленно.

Решение и поручение по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника). В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (исполнителей), содержание действий, срок исполнения, личная подпись должностного лица, дата резолюции.

Писать поручения на тексте служебных документов запрещается.

В необходимых случаях для написания поручения, а также для ознакомления с документами прилагаются специальные листы.

Поручение по исполнению служебного документа дается, как правило, одному должностному лицу.

Если поручение дается нескольким должностным лицам, то указывается должностное лицо, ответственное за своевременное и качественное исполнение документа, в целом.

Если в поручении ответственное лицо не указано, то за исполнение документа в целом ответственным является должностное лицо, указанное в поручении первым, которое обязано организовать исполнение документа в установленный срок. Соисполнители должны представить все необходимые материалы и несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения.

Если командир (начальник), которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет его по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

Служебные документы передаются исполнителю в день их рассмотрения командиром (начальником), но не позднее следующего дня, через несекретное делопроизводство.

Все служебные документы должны исполняться в установленный срок, который указывается в самом служебном документе либо в поручении (в резолюции) о его исполнении. При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

Если срок исполнения служебного документа не указан ни в самом служебном документе, ни в поручении, то служебный документ должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок, а служебный документ с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок. (п. 144)

Служебный документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. На исполненном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в которое документ должен быть подшит. Эта отметка делается на обороте последнего листа документа и свидетельствуется подписью исполнителя.

При необходимости продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее, чем за три дня (по срочному документу - за один день) до истечения срока исполнения представляется доклад с указанием: причин задержки, принимаемых мерах и срока, необходимого для исполнения (доработки) служебного документа.

Служебные документы после их подписи командиром (начальником) регистрируются в журнале учета служебных документов и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителей.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно.

Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.