10. Юридическая сила документа

Юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформ­ления.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

• наименование организации (должностного лица) - автора до­кумента;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер;

• гриф утверждения (для некоторых документов);

• текст;

• подпись;

• печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность:

• за достоверность документа;

• за все возможные последствия исполнения (введения в дейст­вие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:

• в уставе предприятия;

• в положении о предприятии (о структурном подразделении);

• в инструкции по делопроизводству;

• в должностной инструкции работника;

• в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его замес­тители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие ра­ботники, например, главный бухгалтер предприятия.

Дата документа — один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать — юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важ­ных или финансовых документах.

Печать свидетельствует:

• о подлинности документа;

• о принадлежности документа к указанной на печати организации.

Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

• какие-либо правовые последствия, например, создание, реор­ганизацию предприятия;

• материальные последствия, например, передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.

Гриф утверждения — некоторые документы приобретают юри­дическую силу только с момента их утверждения руководите­лем или вышестоящим органом.

Обязательному утверждению подлежат:

• уставы, положения о предприятиях (филиалах);

• штатные расписания;

• акты проверок, акты приема-передачи;

• должностные инструкции;

• сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что доку­мент прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем са­мым является официальным документом предприятия.

11. Понятие «Система документации». Виды усд. Унификация и стандартизация

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по при­знакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требова­ниям к их оформлению.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия инфор­мационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию уни­фицированных систем документации (УСД).

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообра­зие состава и формы управленческих документов:

• унифицированная система организационно-распорядительной докумен­тации;

• унифицированная система банковской документации;

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• унифицированная система отчетно-статистической документации;

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

• унифицированная система документации по труду;

• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой документации.

Основным направлением совершенствования документов является их унифика­ция и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия инфор­мационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию уни­фицированных систем документации (УСД).

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообра­зие состава и формы управленческих документов:

• унифицированная система организационно-распорядительной докумен­тации;

• унифицированная система банковской документации;

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• унифицированная система отчетно-статистической документации;

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

• унифицированная система документации по труду;

• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих иден­тичную и повторяющуюся информацию.