- •Ответы к экзамену по дисциплине «Теоретические основы управления документацией» специальности 221413 «Управление качеством» Оглавление
- •История развития письменности и документа. Основные задачи документоведения История развития письменности и документа.
- •Основные задачи документоведения
- •Законодательное регулирование документирования управленческой информации
- •Основные понятия документоведения
- •Связь информации и документа. Свойства документированной информации Понятия «информация» и «документ»
- •Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
- •Признаки документа
- •Функции документа
- •Информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
- •Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)
- •Понятия «способ документирования», «средство документирования», «система документирования». Традиционные способы документирования. Развитие технических средств письменного документирования
- •Материальные носители информации
- •Формуляр документа
- •Юридическая сила документа
- •Понятие «Система документации». Виды усд. Унификация и стандартизация
- •Этапы и методы унификации управленческих документов. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета
- •Типовые тексты.
- •Трафаретные тексты
- •Правила оформления машинописного текста. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем
- •Правила письма текстового материала
- •Приемы выделения отдельных частей текста
- •Оформление диаграмм
- •Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Оформление дат, периодов времени и цифровой информации в документах
- •Написание дат и периодов времени
- •Оформление в документах цифровой информации
- •Гост р 6.30-2003 как основной документ, регламентирующий оформление управленческой документации
- •Требования к бланкам документов. Виды бланков
- •Правила оформления реквизитов документов
- •Особенности официально-делового стиля. Морфологические особенности языка деловой документации. Синтаксические особенности языка деловой документации
- •Трудности в употреблении имен существительных
- •Трудности в употреблении прилагательных
- •Употребление количественных имен числительных
- •Построение предложений
- •Употребление слов в однотипных падежных формах
- •Употребление деепричастных оборотов
- •Использование предлогов
- •Словосочетания
- •Организационно-правовые документы. Правила оформления, назначение Назначение
- •Правила оформления
- •Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия. Правила оформления
- •Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами. Правила оформления
- •Служебное письмо. Классификация, требования к оформлению
- •Коммерческие письма. Классификация, требования к оформлению
- •Коммерческий запрос
- •Ответ на запрос
- •Предложение- оферта
- •Ответ на предложение
- •Рекламация
- •Виды протоколов. Правила оформления Виды протоколов
- •Правила оформления
- •Виды актов. Правила оформления Виды актов
- •Правила оформления
- •Виды справок. Правила оформления Виды справок
- •Правила составления
- •Правила оформления и назначение докладной, служебной, объяснительной записки Докладная записка
- •Служебная записка
- •Объяснительная записка
- •Аналитическая документация: сводка, заключение, отзыв, перечень, список
- •Документы, передаваемые средствами электросвязи
- •Хранение документированной информации. Поиск документированной информации. Табель форм документов. Номенклатура дел
- •Виды доверенностей. Составление и оформление доверенностей
- •Правила оформления претензионных писем
- •Требования к оформлению исковых заявлений
- •Международные письма
- •Постскриптум
- •Оформление второго и последующих листов письма
- •Учредительные документы. Состав, требования к оформлению
- •Электронный документ
Правила письма текстового материала
Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способам, печатают через два межстрочных интервала. Машинописная страница состоит из 28-30 строк.
Допускается письмо через один интервал. В этом случае между абзацами делается два интервала. При печатании через один интервал машинописная страница состоит из 53 - 58 строк.
При печатании через полтора интервала машинописная страница состоит из 38 строк.
Рабочая строка стандартной машинописной страницы состоит из 64 ударов.
Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять ударов от границы левого поля.
Нумерация страниц начинается со второй. Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа. От верхнего среза бумаги до номера страницы два интервала, от номера страницы до текста - тоже два интервала.
Номер страницы ставится только одной цифрой без каких-либо дополнительных знаков.
При переходе на следующую страницу не рекомендуется:
отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;
начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице;
начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.
Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.
Приемы выделения отдельных частей текста
В некоторых машинописных работах необходимо: обратить внимание на термины, впервые упоминаемые в тексте, сделать логическое, смысловое ударение, выделить правило, теорему, определение, выделить словарно-грамматические объект в учебниках по языку и словарях.
Для выделения в тексте отдельных слов или мест в машинописной технике существуют три способа.
ПИСЬМО ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ рекомендуется применять в тексте, написанном через полтора или два интервала, преимущественно для выделения отдельных слов, а не целых предложений. В тексте, написанном через один интервал, слова, выделенные прописными буквами, будут почти сливаться с вышестоящей строкой и окажутся неудобными для чтения.
Для выделения отдельных слов или коротких фраз рекомендуется применять один из трех способов: п и с ь м о в р а з р я д к у, курсив или подчеркивание. Подчеркивающую линию начинают под первой буквой подчеркиваемого слова, а заканчивают - под последней его буквой; знак препинания, стоящий после слова, не подчеркивают. Подчеркивают только кавычки и скобки. Подчеркивать целое предложение рекомендуется сплошной линией, начиная ее под первой буквой или знаком и кончая последней буквой, которой заканчивается предложение. Подчеркиванием можно пользоваться только при письме через полтора или два интервала. Нельзя подчеркивать текст, написанный прописным шрифтом или вразрядку, так как одно выделение уничтожает другое.
Всякое выделение слов или фраз в тексте может быть сделано в машинописной работе только в тех случаях, когда об этом имеется указание составителя документа.