5. Употребление слов в однотипных падежных формах

Употребление однотипных падежных форм при имени существи­тельном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном, реже - в творительном падеже.

Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложе­ния более прозрачной и легче воспринимаемой.

6. Употребление деепричастных оборотов

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, исходящего одновременно или в связи с другим действием.

Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие, как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, совет директоров считает...»

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать а не завершать фразу. Например: «Учитывая...», «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Неправильно:

«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты».

Правильно:

«При изучении проблем городского транспорта ученые получены интересные результаты».

Или:

«Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты».

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

Трудно представить деловую письменную речь без сложнопод­чиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудив­шие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргумента­цию в рамках единой конструкции, сложные предложения прида­ют большую убедительность просьбе и смягчают впечатление от­каза, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, приве­сти аргументы, дать подробное Обоснование основных положе­ний и т. д.

Кроме того, использование союзов и союзных слов дает воз­можность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказы­вания.

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; вследствие того что; при условии, что; где; как.

Нередко составители деловых писем неоправданно усложня­ют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненны­ми предложениями с однотипными придаточными частями, длин­нейшими перечислениями, сложно построенными вставными кон­струкциями, развернутыми цитатами (например, из предваритель­ной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимич­ными причастными и деепричастными оборотами. Этим дости­гается сжатость и лаконизм текста. Например:

«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государ­ственным комитетом...» (вместо: «которые одобрены»).