Правила составления

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь:

• наименование вида документа;

• дату;

• номер (при необходимости);

• текст;

• подпись;

• печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например: "отделение мили­ции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором да­ются сведения, его должности, зарплаты.

Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляют­ся на общем бланке организации.

Справка должна иметь:

• наименование вида документа;

• адресат;

• дату;

• номер (при необходимости);

• заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указы­вающий дату или период времени, к которому относятся све­дения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2003 г.");

• текст;

• подпись руководителя организации;

• печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие по­водом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверя­ется печатью.

Справки по производственным вопросам (внутренние):

• составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4;

• имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати;

• подписываются составителем.

27. Правила оформления и назначение докладной, служебной, объяснительной записки Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руко­водством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязатель­ными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразде­ления, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в треть­ей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.