
- •Ответы к экзамену по дисциплине «Теоретические основы управления документацией» специальности 221413 «Управление качеством» Оглавление
- •История развития письменности и документа. Основные задачи документоведения История развития письменности и документа.
- •Основные задачи документоведения
- •Законодательное регулирование документирования управленческой информации
- •Основные понятия документоведения
- •Связь информации и документа. Свойства документированной информации Понятия «информация» и «документ»
- •Признаки документа
- •Функции документа
- •Информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
- •Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
- •Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)
- •Понятия «способ документирования», «средство документирования», «система документирования». Традиционные способы документирования. Развитие технических средств письменного документирования
- •Материальные носители информации
- •Формуляр документа
- •Юридическая сила документа
- •Понятие «Система документации». Виды усд. Унификация и стандартизация
- •Этапы и методы унификации управленческих документов. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета
- •Типовые тексты.
- •Трафаретные тексты
- •Правила оформления машинописного текста. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем
- •Правила письма текстового материала
- •Приемы выделения отдельных частей текста
- •Оформление диаграмм
- •Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Оформление дат, периодов времени и цифровой информации в документах
- •Написание дат и периодов времени
- •Оформление в документах цифровой информации
- •Гост р 6.30-2003 как основной документ, регламентирующий оформление управленческой документации
- •Требования к бланкам документов. Виды бланков
- •Правила оформления реквизитов документов
- •Особенности официально-делового стиля. Морфологические особенности языка деловой документации. Синтаксические особенности языка деловой документации
- •Трудности в употреблении имен существительных
- •Трудности в употреблении прилагательных
- •Употребление количественных имен числительных
- •Построение предложений
- •Употребление слов в однотипных падежных формах
- •Употребление деепричастных оборотов
- •Использование предлогов
- •Словосочетания
- •Организационно-правовые документы. Правила оформления, назначение Назначение
- •Правила оформления
- •Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия. Правила оформления
- •Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами. Правила оформления
- •Служебное письмо. Классификация, требования к оформлению
- •Коммерческие письма. Классификация, требования к оформлению
- •Коммерческий запрос
- •Ответ на запрос
- •Предложение- оферта
- •Ответ на предложение
- •Рекламация
- •Виды протоколов. Правила оформления Виды протоколов
- •Правила оформления
- •Виды актов. Правила оформления Виды актов
- •Правила оформления
- •Виды справок. Правила оформления Виды справок
- •Правила составления
- •Правила оформления и назначение докладной, служебной, объяснительной записки Докладная записка
- •Служебная записка
- •Объяснительная записка
- •Аналитическая документация: сводка, заключение, отзыв, перечень, список
- •Документы, передаваемые средствами электросвязи
- •Хранение документированной информации. Поиск документированной информации. Табель форм документов. Номенклатура дел
- •Виды доверенностей. Составление и оформление доверенностей
- •Правила оформления претензионных писем
- •Требования к оформлению исковых заявлений
- •Международные письма
- •Постскриптум
- •Оформление второго и последующих листов письма
- •Учредительные документы. Состав, требования к оформлению
- •Электронный документ
Материальные носители информации
Первоначально носители документов в различных странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем развития современных технологий и доступностью тех или иных материалов.
В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус — прообраз современной бумаги. Его изобретение относят к 30 веку до н. э. Листы изготовляли из стеблей растения папирус.
Примерно в III веке до н. э. был изобретен пергамент — особо обработанная кожа молодых животных (в основном телячья).
Стоимость пергамента была очень велика из-за трудоемкости работ по специальной выделке кожи. Пергаментные листы были плотными и жесткими, в основном стягивались переплетом с металлическими застежками. Благодаря своей прочности этот материал использовался для письма в течение почти 18 веков.
Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и др.) появляется во II веке н. э. в Китае. Растертые в воде растения затем пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались.
В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья и называлась она тряпичной бумагой. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века.
С середины XIX века в Европе начали использовать более дешевую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). С этого периода и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными.
С появлением новых технических возможностей, технологий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помощью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.
Новейшими материальными носителями условно считаются такие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информации новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные документы (аудио- и видеокассета, магнитный диск), оптические документы (СD-диск, DVD-диск, магнитооптический диск).
Формуляр документа
Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.
Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003.
Всего реквизитов 30.
Перечень реквизитов:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.
Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.
Схема расположения реквизитов закреплена в формуляре-образце документа.
Формуляр - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.