5. Признаки документа

С целью создания возможности для проведения унификации и стандартизации документов проведена их классификация по определенным признакам

1. По способу изготовления документы

• Письменные

• Технические

• Фоно, аудио, акустические документы

• Кинодокументы

• Фотодокументы

• Видеодокументы

2. По ценности содержания

• Научные

• Исторические

• Оперативные и т.д.

3. По назначению

• Документы для фиксации событий (протокол)

• Документы для передачи информации (письма)

• Документы для выполнения основных задач

4. По стадиям создания

• Черновик

• Беловик

• Подлинник

• Копия

• Отпуск

• Дубликат

• Выписка

• Автограф

5. По срокам хранения

• Документы постоянного бессрочного срока хранения

• Документы длительного срока хранения

• Документы временного срока хранения до 10 лет

6. По степени гласности

• Обычные

• Секретные

7. По юридической силе

• Документы подлинные (действующие и недействующие)

• Документы подложные

8. По способу изложения материала

• Примерные

• Типовые

• Индивидуальные

9. По роду деятельности

• УС ОРД

• УС банковской документации

• УС финансовой, учетной, отчетной и бухгалтерской организации

• УС отчетно-статистической документации

• УС документации по труду

• УС внешнеторговой документации

• УС пенсионного фонда РФ

10. По форме

• Индивидуальные

• Трафаретные

• Табличные

• Текстовые

• Анкетные и т.д.

11. По происхождению

• Именные

• Служебные

12. По срокам изготовления

• Срочные

• Несрочные

13. По месту составления

• Внутренние

• Внешние

• Входящие

• Исходящие

6. Функции документа

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1. Информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

1. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

2. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.

3. Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

4. Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -передача информации во времени и пространстве.

2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

1. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

2. Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.