Правила оформления

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

• название учреждения или подразделения;

• наименование вида документа;

• дата;

• номер документа;

• заголовок к тексту;

• подпись;

• гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Организационно-правовые документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

• положение (о чем?) об отделе кадров;

• структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

• инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

• должностная инструкция (кого?) референта.

Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответствен­ность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации поря­док согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяю­щей соответствие данного организационного документа действующему законо­дательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относят­ся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ.

20. Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия. Правила оформления

Распорядительные документы - вид письменного документа, в ко­тором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также во­просов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает следующие этапы:

1. Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания.

2. Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами.

5. Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами.

6. Подписание документа.

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого

круга организаций и лиц.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

• приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпус­ков" и т. д.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются его цели и задачи.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина изда­ния приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если за­дание (поручение) носит постоянный характер.

В последнем пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее из­данные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый еди­нолично руководителем коллегиального органа (например, Предсе­дателем законодательного (представительного) органа субъекта Фе­дерации) в целях разрешения оперативных вопросов по организации его работы. Как правило, этот вид документа имеет ограниченный срок действия и касается конкретных должностных лиц. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.

Текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Часто в тексте распоряжения эти слова опускают, указывая только действие, например:

• всем сотрудникам пройти инструктаж;

• работникам отдела кадров провести аттестацию;

• сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. п.

Указание - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" - в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например: Главам администраций городов и районов области.

Выписка из приказа (распоряжения, указания) оформляется следующим образом:

• в наименовании документа указывается: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА»;

• воспроизводится полностью констатирующая часть текста приказа (если она есть);

• из распорядительной части текста выписывается только тот пункт, который необходим;

• воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи).

Выписка — копия какой-либо части подлинного документа.

Выписка заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», который состоит из:

• слова «Верно»;

• наименования должности лица, заверяющего копию;

• его подписи;

• даты заверения.

«Верно» печатают от линии левого поля строчными буквами (первая буква прописная).

Подпись сотрудника, заверившего выписку, оформляют по полной форме с проставлением печати. Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».