15. Гост р 6.30-2003 как основной документ, регламентирующий оформление управленческой документации

ГОСТ Р 6.30-2003 введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р 6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р 6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее — ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее — ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТ Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, из документа изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т. е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, она может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

В пп. 3.25, 3.26 определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

16. Требования к бланкам документов. Виды бланков

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Бланк - стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типо­графским или каким-либо другим способом постоянной информацией об органи­зации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

Применение бланков:

• придает информации официальный характер;

• ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной инфор­мации;

• сокращает трудозатраты на составление документов;

• упрощает восприятие информации;

• повышает культуру управленческого труда.

Устанавливаются два формата бланков — А-4 (210х297мм)и А-5 (148х210 мм).

К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м², а белизна — не менее 90 %).

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться.

С этой целью используются типографская краска черного тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями.

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

• 20 — левое;

• 10 — правое;

• 20 — верхнее;

• 20 — нижнее.

Бланки допускается изготавливать:

• типографским способом;

• с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);

• с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготов­лении конкретного документа.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верх­него поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру - центрированный способ.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 мм х 88 мм (28 ударов) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (цен­трированное расположение). Угловой вариант позволяет более эко­номно использовать площадь листа бумаги, так как верхний правый угол докумен­та остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также для написания резолюции. Поэтому особенно удобен угловой бланк для писем.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица:

• бланк письма;

• общий бланк;

• бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

• бланк должностного лица;

• бланк структурного подразделения.

Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме писем. На общем бланке в зависимости от учреди­тельных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 08 — наименование организации;

• 14 — место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации вклю­чает в себя реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;

• 02- герб субъекта Российской федерации;

• 03— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 04— код организации;

• 05— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• 06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• 08— наименование организации;

• 09— справочные данные об организации.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов -служебного письма.

Бланк конкретного вида документа - это разновидность общего бланка, на который заранее нанесен рекви­зит 10 «Наименование вида документа». Изготовление бланка конкретного вида документа допускается, если в организации документов данного вида издается более 200 в год.

Бланк структурного подразделения организации или бланк должностного лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименова­ние организации» наносится наименование структурного подразделения или дол­жностного лица.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовле­ния всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера стра­ниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами.

Порядок применения, изготовления, использования, учета и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен Федеральным Конституционным законом от 25 декабря 2000 г. «О Государственном гербе Российской Федерации».