Оформление диаграмм

Значительно улучшает восприятие информации, и прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление – то есть в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятии в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (так называемые презентации), используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах определен ГОСТ Р 1.5-92.

Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) - графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos, здесь столб и ...грамма), то есть столбчатая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой: площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен весь данный прямоугольник.

Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями. Таблица может быть создана непосредственно в MS Word, но, если требуется расчет значений таблицы и пересчет данных при изменении того или иного показателя, используется MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независимое графическое изображение либо с сохранением связей с исходной таблицей в Excel.

14. Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Оформление дат, периодов времени и цифровой информации в документах

В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нор­мативными документами.

Наиболее распространенные случаи употребления сокра­щений следующие:

• в географических названиях: город — г., село — с, поселок — п., поселок городского типа — пгт. Перед на­званиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Вол­гоград, Зерноград и др.);

• в словах при фамилиях: товарищ — т. (в начале пред­ложения — Тов.), господин — г-н, госпожа — г-жа, про­фессор — проф., доцент — доц., начальник — нач., и т. д.;

• слова, употребляемые при цифрах; пункт 2 — п. 2., подпункт 1.1. — подл. 1.1., пункты — пп., рисунок 5 — рис.5., раздел 2 — разд. 2;

• слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн р., миллиард рублей — млрд р.;

• слова, сокращения которых пишутся через дефис: министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр-во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол-во, человеко-час —чел.-час, и т. п.

Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Российская Федерация, ГОСТ Р — государственный (нацио­нальный) стандарт Российской Федерации, ПК — персо­нальный компьютер, ЭВТ — электронно-вычислительная техника, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ООО — общество с ограничен­ной ответственностью и др.

Допускается использование сокращений, принятых в данном документе. При этом в скобках указывают приня­тый вариант сокращения или аббревиатуры непосредствен­но после первого упоминания полного написания сокращен­ного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно — не допускается.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.

Не допускаются следующие сокращения: ед. изм. — еди­ница измерения, напр. — например, п/упр. — под управле­нием, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.