61

Ответы к экзамену по дисциплине «Теоретические основы управления документацией» специальности 221413 «Управление качеством» Оглавление

1. История развития письменности и документа. Основные задачи документоведения 3

2. Законодательное регулирование документирования управленческой информации 3

3. Основные понятия документоведения 5

4. Связь информации и документа. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ 6

5. Признаки документа 9

6. Функции документа 10

7. ПОНЯТИЯ «СПОСОБ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СРЕДСТВО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ». ТРАДИЦИОННЫЕ СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ. РАЗВИТИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ 11

8. Материальные носители информации 12

9. Формуляр документа 12

10. Юридическая сила документа 13

11. Понятие «Система документации». Виды УСД. Унификация и стандартизация 14

12. Этапы и методы унификации управленческих документов. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета 15

13. Правила оформления машинописного текста. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем 20

14. Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Оформление дат, периодов времени и цифровой информации в документах 22

15. ГОСТ Р 6.30-2003 как основной документ, регламентирующий оформление управленческой документации 24

16. Требования к бланкам документов. Виды бланков 25

17. Правила оформления реквизитов документов 27

18. Особенности официально-делового стиля. Морфологические особенности языка деловой документации. Синтаксические особенности языка деловой документации 30

19. Организационно-правовые документы. Правила оформления, назначение 35

20. Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия. Правила оформления 37

21. Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами. Правила оформления 39

22. Служебное письмо. Классификация, требования к оформлению 41

23. Коммерческие письма. Классификация, требования к оформлению 43

24. Виды протоколов. Правила оформления 44

25. Виды актов. Правила оформления 46

26. Виды справок. Правила оформления 47

27. Правила оформления и назначение докладной, служебной, объяснительной записки 48

28. Аналитическая документация: сводка, заключение, отзыв, перечень, список 49

29. Документы, передаваемые средствами электросвязи 50

30. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ. ПОИСК ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ. ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 52

31. Виды доверенностей. Составление и оформление доверенностей 54

32. Правила оформления претензионных писем 55

33. Требования к оформлению исковых заявлений 56

34. Международные письма 56

35. Учредительные документы. Состав, требования к оформлению 58

36. Электронный документ 60

1. История развития письменности и документа. Основные задачи документоведения История развития письменности и документа.

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различ­ных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э.

Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления.

Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки исполь­зовали «кипу» — к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение.

Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллю­стрирующие события из жизни племени.

Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо собы­тие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Поз­же знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров — заострен­ными, угловатыми (клинопись). Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае — только во II тысячелетии до н. э.

Различные виды письменности господствовали в странах Восто­ка три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система — финикийская и восходящая к ней арамейская, затем гре­ческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удоб­ная письменность для составления коммерческих документов и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. С IX ве­ка до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во мно­гих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуко­вая система).

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческо­го алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI—XIX ве­ков. Современный русский алфавит — результат реформ и постепен­ного исключения неиспользуемых греческих букв.