3.2. Стандартизация процессов договорной работы

Системная алгоритмизация и стандартизация всех процессов договорной работы позволяют многократно усилить их эффект.

Разработка алгоритмов и стандартов (иногда их называют бизнес-процессами договорной работы) - очень сложный и трудоемкий процесс, в котором широко используются специальные организационные инструменты.

Основным организационным инструментом алгоритмизации процессов договорной работы являются сетевые матрицы, которые представляют собой более высокий уровень разработки "сетевых графиков". Сетевые матрицы дают возможность представить все процессы договорной работы в весьма наглядной форме, определить состав и структуру конкретных действий исполнителей, приемлемые средства и методы их выполнения, проанализировать взаимосвязи между исполнителями и за счет этого подготовить оптимальную схему совместных действий в целях рационального использования имеющихся ресурсов и сокращения сроков.

Сетевая матрица договорной работы - это графическое изображение процессов ведения договорной работы, где все действия (управленческие, правовые и др.) показаны в определенной технологической последовательности и необходимой взаимосвязи и зависимости.

Сетевая матрица совмещается с календарно-масштабной сеткой времени, которая имеет горизонтальные и вертикальные "коридоры". Горизонтальные "коридоры" характеризуют структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее действие; вертикальные - этап и отдельные операции договорной работы, протекающие во времени.

При построении сетевых матриц договорной работы используются три основных понятия: "работа" (включая ожидание и зависимость), "событие" и "путь".

Под понятием "работа" понимается трудовой процесс, требующий затрат времени и ресурсов. Он изображается в виде сплошной стрелки (рис. 5).

┌───┐ 3 ┌───┐

│ 1 │─────────────────────────> │ 2 │

└───┘ └───┘

Рис. 5

В понятие "работа" также включается процесс ожидания, т.е. процесс, требующий затрат времени. Обычно он изображается пунктирной стрелкой с обозначением продолжительности ожидания.

Зависимость между двумя или несколькими событиями свидетельствует об отсутствии необходимости в затратах времени и ресурсов, но указывает на наличие связи между работами (начало одной или нескольких работ зависит от выполнения других), изображается пунктирной стрелкой без обозначения времени.

Событие - результат выполнения всех работ, входящих в данное событие, позволяющий начинать все выходящие из него работы. На сетевой матрице событие изображается, как правило, в виде кружка (рис. 6).

┌────┐

│ 1 │

└────┘

Рис. 6

Путь - непрерывная последовательность работ, начиная от исходного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую продолжительность, называется критическим и в матрице, как правило, обозначается утолщенной или сдвоенной стрелкой (рис. 7).

┌────┐

│ 2 │

/\└────┘\

/ \3

2 / \

/ \/

┌─────┐ 1 ┌─────┐

│ 1 │───────────> │ 3 │

└─────┘ └─────┘

Рис. 7

Общие правила сетевого моделирования:

1. Правило обозначения работ. В практике договорной работы зачастую случаются случаи, когда две и более работы выходят из одного и того же события, выполняются параллельно и заканчиваются одним и тем же событием. Например, проект договора согласовывается одновременно в производственном и транспортном отделах (работы "а" и "б"), а результат такого согласования используется в юридическом отделе (работа "в"). При таком изображении получаются две работы с одним и тем же кодом, т.е. 1 - 2, а это недопустимо, ибо при расчете модели невозможно определить параметры этих работ. В сетевой модели между двумя смежными событиями может проходить только одна стрелка (рис. 8).

а

┌────┬───────────────>┌────┐ в ┌─────┐

│ 1 │ │ 2 │───────────────────>│ 3 │

└────┴───────────────>└────┘ └─────┘

б а)

┌───┐

/\ │ 2 │

/ └───┘ \

а / \

/ \

/ \

┌───┐ \/ ┌─────┐ в ┌─────┐

│ 1 │──────────────> │ 3 │────────────────> │ 4 │

└───┘ б └─────┘ └─────┘

б)

Рис. 8

2. Правило запрещения тупиков. В сетевой матрице договорной работы не должно быть "тупиков", т.е. событий, из которых не выходит какая-либо работа, за исключением завершающего события (событий). Например, событие 3 - тупиковое (рис. 9). Наличие такого события означает, что в процесс договорной работы введены лишние действия или имеется ошибка в технологии их выполнения.

┌────┐

┌─> │ 2 │────────────────┐

│ └────┘ │

│ │

│ │

│ V

┌────┐ ┌────┐ ┌────┐

│ 1 │ │ 3 │<───────┤ 5 │

└────┘ └────┘ └────┘

\ / \

\ │

\ │

V │

┌────┐ │

│ 4 │────────────────┘

└────┘

Рис. 9

3. Правило запрещения необеспеченных событий. В сетевой матрице процесса договорной работы не должно быть событий, в которые не входит ни одной работы, конечно, если это событие не является начальным. Например, событие 3 - необеспеченное (рис. 10). Работа 3 - 5 не будет выполнена, так как событию 3 не предшествует ни одной работы (не заданы исходные условия для ее начала).

┌────┐

┌─> │ 2 │────────────────┐

│ └────┘ │

│ │

│ │

│ V

┌────┐ ┌────┐ ┌────┐

│ 1 │ │ 3 │───────>│ 5 │

└────┘ └────┘ └────┘

\ / \

\ │

\ │

V │

┌────┐ │

│ 4 │────────────────┘

└────┘

Рис. 10

4. Правило изображения поставки. Поставка - это результат, который получен за пределами системы, т.е. не является результатом работы персонала фирмы. Поставка изображается кружком, внутри которого поставлен крестик (рис. 11). Из модели видно, что поставка необходима для выполнения работы 2 - 3.

┌───┐ ┌───┐

│ X ├──────────────> │ 2 ├───────┐

└───┘ ┌─────────> └───┘ │

│ │

│ V

┌──┴─┐ ┌────┐

│ 1 ├────────────────> │ 3 │

└────┘ └────┘

Рис. 11

5. Правило организационно-технологических связей между работами. В сетевой модели учитывается только непосредственная связь через зависимость. На рис. 12 показаны работы "а", "б", "в" и "г". Работе "г" предшествует только работа "в".

┌───┐ а ┌────┐ б ┌────┐ в ┌─────┐ г ┌────┐

│ 1 ├────>│ 2 ├────>│ 3 ├───>│ 4 ├───>│ 5 │

└───┘ └────┘ └────┘ └─────┘ └────┘

Рис. 12

Но если необходимо, например, показать, что работе "г" предшествует не только работа "в", но и работа "а", то модель должна быть изображена по-другому (рис. 13).

┌─ -- -- -- -- -- -- ┐

│

│ V

┌───┐ а ┌────┐ б ┌────┐ в ┌─────┐ г ┌────┐

│ 1 ├────>│ 2 ├────>│ 3 ├───>│ 4 ├───>│ 5 │

└───┘ └────┘ └────┘ └─────┘ └────┘

Рис. 13

6. Технологическое правило построения сетевых моделей. Для построения сетевой матрицы договорной работы необходимо в технологической последовательности установить, какие работы должны быть завершены до начала данной работы, какие начаты после завершения данной работы, какие необходимо выполнить одновременно с выполнением данной работы.

Все события должны иметь самостоятельные номера, кодироваться числами натурального ряда (без пропусков), номер последующего события присваивается после присвоения номеров предшествующим ему событиям; стрелка (работа) должна быть всегда направлена от события с меньшим номером к событию с большим номером.

Принадлежность конкретной работы к тому или иному горизонтальному "коридору" должна определяться ее горизонтальным положением, а к вертикальному "коридору" - вертикальными линиями, определяющими масштаб времени матрицы.

На рис. 14 приведен пример фрагмента сетевой матрицы договорной работы. Видно, что работы 1 - 2 и 2 - 4 будут выполняться директором фирмы, работы 1 - 3 и 3 - 4 - юристом, работа 1 - 4 - главным экономистом.

I этап II этап

┌─┐ ┌─┐

┌──────────────┘ └─────────────────┬────────┘ └──────────┐

├──────────┬────┬────┬─────────┬───┴───┬────┬────┬───────┤

│ 0 │ │ │ │ ┌────┐│ │ │ │

│ Директор┌┼────┼────┼────────>│ │ 2 ├┼────┼────┼────┐ │

│ ┌────┘│ │ │ │ └────┘│ │ │ V │

├────┼─────┼────┼────┼─────────┼───────┼────┼────┼────┬──┤

│ ┌─┴─┐ │ │ │ │ ┌────┐│ │ │ ┌──┴──┤

│ │ 1 ├───┼────┼────┼────────>│ │ 3 ├┼────┼────┼>│ 4 │

│ └───┤ │ │ │ │ └────┘│ │ │ │ │

│Юрист └──┐│ │ │ │ │ │ │ └──┬──┤

├─────────┼┼────┼────┼─────────┼───────┼────┼────┼────┴──┤

│Главный ││ │ │ │ │ │ │ /│\ │

│экономист└┼────┼────┼─────────┼───────┼────┼────┼────┘ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │

└──────────┴────┴────┴─────────┴───────┴────┴────┴───────┘

Рис. 14. Фрагмент сетевой матрицы стадии договорной работы

Работы 1 - 2 и 1 - 3 будут выполняться на этапе 1; работы 2 - 4 и 3 - 4 - на этапе 2, а работа 1 - 4 - в течение этапов 1 и 2.

Продолжительность каждой работы на сетевой матрице будет определяться расстоянием между центрами двух событий, заключающих эту работу (стрелку) в проекцию на горизонтальную ось времени.

Работы 1 - 2 и 1 - 3 имеют продолжительность, равную четырем единицам времени. Местонахождение каждого события на сетевой матрице будет определяться окончанием наиболее удаленной вправо (на сетке времени) входящей в него стрелки. Все остальные стрелки, менее удаленные вправо от оси координат, входящие в это же событие, будут соединяться с ним прерывистой линией со стрелкой на конце.

Зависимость, идущая на матрице с наклоном вправо от оси ординат, будет изображаться в виде разорванной прерывистой линии со стрелкой на конце. Зависимость, идущая по вертикали (ее проекция на горизонтальную ось времени - точка, а следовательно, продолжительность равна 0), будет изображаться, как обычно, пунктирной стрелкой. Отклонение стрелок влево от оси ординат на сетевой матрице не допускается. Длина волнистой линии показывает величину частного резерва времени.

Для каждой стадии договорной работы необходимо разработать свои сетевые матрицы. Для разработки соответствующих матриц следует:

- определить исчерпывающий перечень действий (работ), входящих в содержание этой стадии договорной работы применительно к реальным условиям хозяйственной деятельности организации;

- определить (рассчитать) время, объективно необходимое для выполнения каждого действия (работы). Такой расчет должен основываться на анализе правовых норм, регулирующих выполняемые мероприятия договорной работы.

Продолжительность выполнения конкретных работ рекомендуется определять методом экспертных оценок.

Полученные данные о наборе действий (работ) и их продолжительности на соответствующей стадии договорной работы целесообразно отражать в таблице по следующей форме (см. рис. 15).

Перечень работ при...

(например, корректировке договоров)

Номер предше- ствующей работы	Номер данной работы	Содержание данной работы	Ориентиро- вочные сроки и продол- жительность выполнения (дни)	Исполнитель
-	1	Инициирование корректировки договора		Начальник производ- ственного отдела
1 1	2 3	Оценка экономической целесообраз- ности корректировки договора Оценка право- вых послед- ствий корректировки договора	2 2	Начальник финансово- экономичес- кого отдела Начальник юридичес- кого отдела
. . . . .	. . . . .	. . . . .	. . . . .	. . . . .
22	23	Принятие решения о корректировке договора	1	Директор

Рис. 15

Это позволяет оптимизировать работу по составлению сетевых матриц, так как обозначенные в Перечне работы будут поочередно наноситься на соответствующую матрицу. Горизонтальные участки работ будут располагаться в соответствующих "коридорах", у которых будут указаны их исполнители.

Для качественной алгоритмизации и стандартизации процессов договорной работы необходимо разработать следующие сетевые матрицы:

1) матрица разделения административных задач управления договорной работой (матрица РАЗУ);

2) информационно-технологическая модель ведения договорной работы (ИТМ);

3) классификатор работ по исполнителям;

4) алгоритм практических действий исполнителей.

Матрица разделения административных задач управления договорной работой (матрица РАЗУ).

Эта матрица позволяет обоснованно разделить функции управления договорной работой по подразделениям и службам фирмы, а также обеспечить их комплексную реализацию.

Матрица РАЗУ выглядит как таблица. В подлежащем этой таблицы располагаются наименования должностей и структурных подразделений фирмы, а в сказуемом перечисляются мероприятия договорной работы, в выполнении которых они принимают участие. Условным знаком обозначается роль каждого подразделения или должностного лица к выполнению этих мероприятий (рис. 16).

┌───┬────────────────┬────┬────┬────┬─────┬──────┬──────┬─────┬────┐

│ N │Должностные лица│ │Ди- │Зам.│Пла- │Произ-│Финан-│ │Юри-│

│п/п│и структурные │ Кт │рек-│ди- │новый│вод- │сово- │ │ди- │

│ │ подразделения │ │тор │рек-│отдел│ствен-│эконо-│ . │чес-│

│ ├────────────────┤ │ │тора│ │ный │мичес-│ . │кий │

│ │Мероприятия │ │ │ │ │отдел │кий │ . │от- │

│ │договорной │ │ │ │ │ │отдел │ . │дел │

│ │работы │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼────────────────┼────┼────┼────┼─────┼──────┼──────┼─────┼────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │

├───┼────────────────┼────┼────┼────┼─────┼──────┼──────┼─────┼────┤

│ 1 │ Заключение │ │ ! │РОК │ ТП │ П │ П │ ... │ П │

│ │ договоров │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼────────────────┼────┼────┼────┼─────┼──────┼──────┼─────┼────┤

│ 2 │Проверка │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │полномочий │ │ │ ЯО │ П │ Т │ П │ ... │ П │

│ │представителя │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │контрагента на │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │заключение │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │договоров │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼────────────────┼────┼────┼────┼─────┼──────┼──────┼─────┼────┤

│...│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼────────────────┼────┼────┼────┼─────┼──────┼──────┼─────┼────┤

│ │Передача │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │заключенного │ │ │ │ │ │ │ │ │

│...│договора в │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │договорной отдел│ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼────────────────┼────┼────┼────┼─────┼──────┼──────┼─────┼────┤

│ │Загруженность │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │должностных лиц │ │ │ │ │ │ │ │ │

│...│и структурных │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │подразделений │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │(Сз) │ │ │ │ │ │ │ │ │

└───┴────────────────┴────┴────┴────┴─────┴──────┴──────┴─────┴────┘

Рис. 16. Фрагмент матрицы РАЗУ договорной работы

В сущности, матрица РАЗУ представляет собой своеобразное средство согласования входов и выходов системы управления соответствующими мероприятиями договорной работы. В поле матрицы условными знаками будут обозначаться функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.

Составляемые для каждой стадии договорной работы матрицы РАЗУ позволяют:

- правильно распределить ответственность за решение той или иной управленческой задачи между подразделениями и должностными лицами;

- определить содержание управленческой деятельности конкретного исполнителя по реализации мероприятий договорной работы;

- определить содержание управленческой деятельности конкретного исполнителя по подготовке к реализации запланированных мероприятий договорной работы.

Для обозначения в матрице РАЗУ тех или иных аспектов управленческой деятельности конкретного исполнителя применяются различные условные обозначения.

Например: Я - единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью); ! - персональная ответственность за решение той или иной задачи при коллегиальной форме принятия решений (с подписью); Р - участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи; П - планирование; О - организация; К - контроль; Х - координация совместных усилий участников ДР; А - активизация; С - согласование, визирование; Т - исполнительство; М - подготовка предложений и т.д.

В столбце Кт обычно указывают коэффициент трудоемкости решаемых задач, в строке Сз - загруженность должностных лиц и структурных подразделений.

Техника заполнения матрицы РАЗУ такова: сначала заполняются 1-я строка и 1-й столбец, затем - 2-я строка и 2-й столбец и т.д.

Информационно-технологическая модель ведения договорной работы (ИТМ).

ИТМ является основным документом, иллюстрирующим процесс ведения договорной работы фирмы. ИТМ фиксирует последовательность и взаимосвязь всех действий, совершаемых в ходе данной работы.

Процедура разработки ИТМ такова:

1) разрабатываются специальные информационные таблицы (рис. 17);

┌────────────┬───────────┬───────────┬────────────┬───────────┬───────────┬───────────┐

│Наименование│Содержание │ Источники │ Документ, │Исполнители│ Срок │Потребители│

│ задачи, │информации,│информации,│ получаемый │ задачи │исполнения │ │

│ решаемой │необходимой│необходимые│в результате│(документа)│ задачи │ │

│ в процессе │для решения│для решения│ решения │ │(документа)│ │

│ управления │задачи │ задачи │ │ │ │ │

│ договорной │ │ │ │ │ │ │

│ работой │ │ │ │ │ │ │

├────────────┼───────────┼───────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │

└────────────┴───────────┴───────────┴────────────┴───────────┴───────────┴───────────┘

Рис. 17

2) затем на базе этих информационных таблиц составляется информационно-технологическая модель договорной работы.

При разработке ИТМ договорной работы необходимо:

- отразить взаимосвязь задач в процессе принятия решений;

- обеспечить четкое распределение должностных обязанностей и ответственности (матрица РАЗУ);

- определить виды и формы документов, отражающих результаты решения задач.

Для решения данных задач необходима исходная информация. Носителями информации являются документы, поэтому исходная информация представляет собой совокупность документов различного характера.

Формализация процесса ведения договорной работы требует четкого определения результата решения каждой управленческой задачи, поэтому ИТМ должна содержать конкретные формы результирующих документов и их потребителей.

ИТМ содержит ось времени, на которой отмечаются сроки решения управленческих задач. Как правило, это конечный срок представления результирующего документа. Каждой задаче со всеми ее элементами (исполнителями, исходной информацией, потребителями и временными характеристиками) на схеме будет соответствовать вертикальная полоса.

Все элементы схемы обычно изображаются следующими символами:

-----------

\ / - процедура задачи (З);

\ /

-------

/\

/ \ - документ (Д);

/ \

\ /

\__/

┌────────┐ - исполнители, входная информация,

│ │ потребители, источники входной информации.

│ │ Допускаются любые удобные для разработчика

│ │ обозначения, например:

└────────┘ ОР - входная информация,

И - исполнители,

П - потребители и т.д.;

│ - информационная связь с обозначением точки

│ ее пересечения с исполнителем,

│ потребителем, входной информацией;

┌─────┐ - обозначение основного исполнителя, потребителя;

│ - │

└─────┘

┌─── > - связь между задачами и документами (логическая).

───┘

Последовательность отражения задач диктуется сроками решения и логикой информационных связей мероприятий договорной работы. Все элементы модели (кроме связей) должны иметь код. Для входной информации, ее источника, исполнителей и потребителей в качестве кода используется их порядковый номер. Код задачи состоит из трех элементов: З - задача, ее номер и затем порядковый номер ИТМ. Такой же порядок кодирования должен применяться и для разрабатываемых документов;

3) на заключительном этапе формируется сводная модель договорной работы. Для ее построения необходимо:

- выделить целевые функции управления конкретными мероприятиями договорной работы;

- определить обеспечивающие подсистемы;

- установить место каждой задачи (с помощью информационных таблиц) в модели.

Для этого потребуется проверить соответствие задачи целевой функции управления договорной работой обеспечивающей подсистеме и записать ее в соответствующий квадрат матричной модели.

┌─────────────┬─────────────────────────────────────────────┐

│ Целевая │ Обеспечивающая подсистема │

│ функция ├─────────────┬───────────┬──────┬────────────┤

│ │ планово- │правовое │ │информацион-│

│ │экономическое│обеспечение│ ... │ное обеспе- │

│ │ обеспечение │ │ │ чение │

├─────────────┼─────────────┼───────────┼──────┼────────────┤

│1. Разработка│ │ │ │ │

│проекта │ │ │ │ │

│договора. │ │ │ │ │

│2. Согласо- │ │ │ │ │

│вание проекта│ │ │ │ │

│договора. │ │ │ │ │

│3. Переговоры│ │ │ │ │

│по │ │ │ │ │

│подготовлен- │ │ │ │ │

│ному проекту │ │ │ │ │

│договоров с │ │ │ │ │

│контрагентом.│ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

│ ... │ ... │ ... │ ... │ ... │

│ │ │ │ │ │

└─────────────┴─────────────┴───────────┴──────┴────────────┘

Рис. 18

В результате получается сводная модель договорной работы, которая позволяет построить классификатор работ по исполнителям.

Классификатор работ по исполнителям.

Данный классификатор фактически представляет собой должностную инструкцию исполнителя, по которой удобно работать специалисту и которую легко контролировать руководству.

N п/п	Наименование задачи	Входящая информация		Результи- рующий документ	Срок испол- нения	Потреби- тели результи- рующего доку- мента	Примечания
		какая	откуда
1	2	3	4	5	6	7	8

Рис. 19

Описание состава классификатора аналогично описанию информационной таблицы.

Для составления классификатора необходимо совместить матрицу РАЗУ с ИТМ. В результате совмещения можно достаточно уверенно определить степень участия (по символам матрицы) каждого должностного лица и/или структурного подразделения фирмы в решении каждой задачи, включенной в ИТМ.

Алгоритм практических действий.

Поскольку договорная работа - это процесс, постоянно осуществляемый по определенной технологии с использованием различных технических средств, то, используя ИТМ, можно разработать алгоритм практических действий исполнителей по выполнению конкретных мероприятий договорной работы.

Этот алгоритм будет представлять собой совокупность следующих друг за другом в определенной временной и логической последовательности этапов, между которыми существуют сложные прямые и обратные связи. Каждому этапу будут соответствовать конкретные действия исполнителей по выполнению входящих в содержание договорной работы фирмы мероприятий.